Americana Restaurants International PLC is the largest integrated food company in the Middle East and North Africa (MENA) region, operating over 2,400 restaurants across 12 countries, including the UAE, Saudi Arabia, Egypt, Kuwait, and Kazakhstan. Headquartered in Sharjah, UAE, the company was founded in 1964 and has since become a leading player in the quick-service restaurant (QSR) and casual dining sectors
↚
Human Resources Administrator – UAE National
Job Purpose
The Human Resources Administrator for Localization is responsible for overseeing HR activities related to the localization of staffing across all restaurants. This role includes coordinating with the relevant stakeholders to manage onboarding, training, and retention processes for local employees, all while ensuring compliance with local labor laws and cultural norms. The position also involves providing administrative support to the People & Culture (P&C) team, maintaining employee records, and ensuring adherence to applicable regulations.
Key Responsibilities
-
Recruitment and Onboarding: Coordinate recruitment and onboarding processes for local staff across all restaurants, ensuring compliance with local labor laws and regulations.
-
Localized Training Programs: Work with the P&C team to implement localized training programs for employees, focusing on cultural awareness and best practices in customer service.
-
Employee Records Management: Maintain accurate employee records, ensuring all documentation requirements are met and compliance with relevant regulations.
-
HR Administrative Support: Process employee requests and handle various HR administrative tasks such as preparing contracts, tracking attendance, and managing benefits.
-
HR Policies and Procedures: Assist in developing and implementing HR policies and procedures tailored to the local market.
-
Point of Contact for Employees: Serve as the point of contact for local employees regarding any HR-related inquiries or concerns.
غرض الوظيفة
يكون موظف إدارة الموارد البشرية لتوطين العمالة مسؤولًا عن الإشراف على الأنشطة المتعلقة بتوطين التوظيف في جميع المطاعم. يشمل هذا التنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين لإدارة عمليات الانضمام، التدريب، واحتفاظ الموظفين المحليين بما يتوافق مع قوانين العمل المحلية والعادات الثقافية. كما تشمل الوظيفة توفير الدعم الإداري لفريق الناس والثقافة (P&C)، والحفاظ على سجلات الموظفين، وضمان الامتثال للوائح المعمول بها.
المسؤوليات الرئيسية
-
التوظيف والانضمام: تنسيق عمليات التوظيف والانضمام للموظفين المحليين في جميع المطاعم، وضمان الامتثال لقوانين العمل المحلية واللوائح ذات الصلة.
-
برامج التدريب المحلية: التعاون مع فريق P&C لتنفيذ برامج تدريب محلية للموظفين، تشمل الوعي الثقافي وأفضل ممارسات خدمة العملاء.
-
إدارة سجلات الموظفين: الحفاظ على سجلات الموظفين بدقة، وضمان الامتثال لجميع متطلبات الوثائق واللوائح ذات الصلة.
-
الدعم الإداري للموارد البشرية: معالجة طلبات الموظفين والتعامل مع المهام الإدارية الخاصة بالموارد البشرية مثل إعداد العقود، تتبع الحضور، وإدارة الامتيازات.
-
سياسات وإجراءات الموارد البشرية: المساعدة في تطوير وتنفيذ سياسات وإجراءات الموارد البشرية الخاصة بالسوق المحلي.
-
نقطة الاتصال للموظفين المحليين: العمل كنقطة اتصال للموظفين المحليين بشأن الاستفسارات والمخاوف المتعلقة بالموارد البشرية.
Assistant Manager Lease Administration
وصف الوظيفة
-
إتمام توقيع عقود الإيجار وفقًا للأهداف التنظيمية.
-
مراقبة متطلبات التدقيق والامتثال وضمان الحفاظ عليها دائمًا.
-
إدارة ومتابعة الأنشطة اليومية في منطقتك الجغرافية لدعم عمليات العقارات في المحفظة الحالية والجديدة.
-
الإشراف على محفظة عقود إيجار متاجر التجزئة الخاصة بالشركة والإشراف على التقارير المباشرة في السوق الخاصة بك (إذا كان ذلك مناسبًا).
-
تقليل المخاطر على الشركة من خلال المراجعة الفعالة لشروط العقود، وعند الحاجة، دعم فريق العقارات في الاتفاق على بنود تكون مواتية لشركة Americana مع المالك.
-
فهم مفصل لإجراءات الحكومة المحلية وضمان الامتثال دائمًا لمتطلبات السلطات.
-
مراجعة وتوقيع جميع عقود المتاجر الجديدة وتجديد العقود وكذلك أي إجراءات تتعلق بالإيجار.
-
المساعدة في إعداد العقود والمراجعة ضد سياسة Americana وشروط الإيجار الرئيسية.
-
مراقبة وتتبع وتقديم الدعم في القضايا القانونية.
-
الحفاظ على سجل تدقيق دقيق ومفصل لكل صفقة، وتتبع وتوثيق القرارات المتعلقة بها.
-
إدارة إجراءات الدفع بشكل فعال لتجنب الخرق.
-
مراقبة وتتبع حالة توقيع العقود المتوقعة شهريًا.
-
إظهار المبادرة وإظهار إحساس بالإلحاح في المهام اليومية من خلال الالتزام بالمواعيد النهائية أو تحسينها.
-
متابعة وتقديم التحديثات بشأن خطة تأمين NSOs.
-
مراقبة التواريخ الحرجة (خيارات التجديد، والتسريح، وحقوق الإنهاء، والانتهاء) للمتاجر الحالية وتوليد وصيانة العديد من التقارير والتحديثات الأسبوعية بشأنها.
-
ضمان معالجة جميع المتاجر التي لديها تواريخ حرجة قادمة مع الإدارة في الوقت المناسب ومتابعة القرارات مع الوفاء بالمواعيد النهائية الحرجة.
-
إعداد ومراجعة التعديلات على عقود الإيجار واتفاقيات إنهاء العقود بالنسبة للمتاجر الحالية.
Job Description
-
Process lease signing in accordance with organizational objectives.
-
Monitor audit & compliance requirements and ensure they are always maintained.
-
Manage and monitor day-to-day activities within your geographical area that support real estate operations in existing and new portfolios.
-
Oversee the company portfolio of retail store leases and supervise direct reports in your market (where applicable).
-
Mitigate risks to the business through effective review of contract conditions, and where required, support the real estate team to agree on clauses favorable to Americana with the landlord.
-
Detailed understanding of local governmental procedures and always ensure compliance with authority requirements.
-
Review and sign all new store and renewal contracts as well as any lease actions.
-
Assist in lease preparation and review against Americana policy & key lease conditions.
-
Monitor, track, and provide support with legal cases.
-
Maintain an accurate, detailed audit trail for each deal, and track and document decisions related to the same.
-
Manage payment procedures effectively to avoid breach.
-
Monitor and track the status of lease signing forecasted monthly.
-
Demonstrate initiative and reflect a sense of urgency in daily duties by meeting or improving upon deadlines.
-
Closely track and provide updates to the plan for securing NSOs.
-
Track critical dates (renewal options, kickouts, rights to terminate, and expirations) for existing stores and generate and maintain several reports and weekly updates with respect to the same.
-
Ensure that all stores with upcoming critical dates are addressed with management in a timely manner and follow through with decisions while meeting critical deadlines.
-
Draft and/or review lease amendments and termination agreements with respect to existing stores.
Job Purpose
The role involves overseeing real estate KPIs, including negotiating lease contracts, offering risk advice, resolving disputes, and managing litigation. The position supports the Chief Development Officer, Senior Director of Real Estate, and other key stakeholders in the creation of development strategies by providing legal protection and ensuring clear processes for compliance with relevant legislation in NSO.
Additionally, the role supports business decisions with legal insights, proactively seeks ways to add value to the business, and ensures consistent support for the real estate team in contract approval processes. The position anticipates issues, strategically estimates risk, and identifies proactive, risk-weighted solutions.
Key responsibilities include drafting legal documents in both Arabic and English, such as lease agreements, fit-out agreements, real estate agreements, settlement and release agreements, and waivers. The role also involves researching legal issues and presenting findings in a timely, digestible, and solution-oriented manner.
Compliance: Setting real estate processes and risk/litigation mitigation strategies, while role modeling compliance with Americana’s internal policies, processes, and core values.
Litigation: Managing all phases of disputes and litigation, with support from the central litigation function, and overseeing general case management.
In-House Team: Supervising the legal work of in-house attorneys and staff, coaching, and mentoring the team to achieve KPIs in line with Americana’s culture. The role also includes teaching the team to follow Americana’s people practices throughout their lifecycle, from hiring and onboarding to training, development, and exit. Mentorship for cross-functional teams is also a critical part of supporting Americana’s growth.
غرض الوظيفة
يشمل الدور الإشراف على مؤشرات الأداء الرئيسية للعقارات، بما في ذلك التفاوض على عقود الإيجار، وتقديم النصائح بشأن المخاطر، وحل النزاعات، وإدارة القضايا القانونية. كما يدعم الدور رئيس قسم التطوير، المدير الأول للعقارات، وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين في صياغة استراتيجيات التطوير من خلال توفير الحماية القانونية وضمان وجود عمليات واضحة للامتثال للتشريعات ذات الصلة في NSO.
علاوة على ذلك، يدعم الدور قرارات الأعمال من خلال تقديم رؤى قانونية، ويسعى بشكل استباقي لإيجاد طرق لإضافة قيمة للأعمال، ويضمن دعمًا مستمرًا لفريق العقارات في عمليات الموافقة على العقود. كما يتوقع الدور القضايا المستقبلية، ويقدر المخاطر بشكل استراتيجي، ويحدد حلولًا استباقية مدروسة للمخاطر.
تشمل المسؤوليات الرئيسية أيضًا إعداد المستندات القانونية باللغتين العربية والإنجليزية، مثل عقود الإيجار، اتفاقيات التجهيز، اتفاقيات العقارات، اتفاقيات التسوية والإفراج، والتنازلات. يتضمن الدور أيضًا بحث القضايا القانونية وتقديم النتائج في شكل يسهل استيعابه ويقدم حلولًا في الوقت المناسب.
الامتثال: تحديد عمليات العقارات واستراتيجيات التخفيف من المخاطر/التقاضي، مع القدوة في الامتثال لسياسات أمريكانا الداخلية، والعمليات، والقيم الأساسية.
التقاضي: إدارة جميع مراحل النزاعات والتقاضي، مع الدعم من وظيفة التقاضي المركزية، والإشراف على إدارة القضايا بشكل عام.
الفريق الداخلي: الإشراف على الأعمال القانونية للمحامين الداخليين وموظفي الإدارة القانونية، وتوجيه الفريق ومساعدته على تحقيق مؤشرات الأداء الرئيسية بما يتماشى مع ثقافة أمريكانا. يشمل الدور أيضًا تعليم الفريق اتباع ممارسات أمريكانا طوال دورة حياتهم من التوظيف والانضمام إلى التدريب والتطوير، وعند الحاجة، مغادرة الشركة. التوجيه أيضًا جزء أساسي من دعم الفرق المتعددة الوظائف من أجل نمو أمريكانا.
المهام الوظيفية:
-
مصادر المواهب:
-
البحث الاستباقي عن المرشحين من خلال قنوات متعددة، بما في ذلك مواقع الوظائف، منصات وسائل التواصل الاجتماعي، إحالات الموظفين، ووكالات التوظيف.
-
بناء وصيانة قناة مواهب للوظائف الرئيسية في المطاعم، لضمان تدفق مستمر للمرشحين المؤهلين.
-
-
فلترة المرشحين وإجراء المقابلات:
-
إجراء الفرز الأولي للمرشحين لتقييم مؤهلاتهم، وخبراتهم، وملاءمتهم مع متطلبات الوظيفة.
-
تنظيم وإجراء المقابلات، سواء كانت افتراضية أو حضورية، لتقييم المهارات، والانسجام الثقافي، والإمكانات.
-
-
اختيار المرشحين:
-
التعاون مع مديري التوظيف لتحديد معايير الاختيار وتقديم التوصيات بشأن التوظيف.
-
تسهيل عملية اتخاذ القرارات لضمان اختيار أفضل المرشحين لكل وظيفة.
-
-
فعاليات وحملات التوظيف:
-
السفر بشكل مكثف لتنظيم حملات التوظيف، ومعارض الوظائف، وفعاليات التوظيف في الموقع.
-
التعاون مع الوكالات والمؤسسات المحلية لجذب أفضل المواهب.
-
Job Responsibilities:
-
Talent Sourcing:
-
Proactively source candidates through various channels, including job boards, social media platforms, employee referrals, and recruitment agencies.
-
Build and maintain a talent pipeline for key restaurant roles, ensuring a steady flow of qualified candidates.
-
-
Candidate Screening and Interviewing:
-
Conduct initial screening of candidates to evaluate their qualifications, experience, and alignment with job requirements.
-
Organize and conduct interviews, both virtual and in-person, to assess skills, cultural fit, and potential.
-
-
Candidate Selection:
-
Collaborate with hiring managers to define selection criteria and make hiring recommendations.
-
Facilitate the decision-making process to ensure the best candidates are selected for each role.
-
-
Recruitment Events and Campaigns:
-
Travel extensively to conduct recruitment campaigns, job fairs, and on-site hiring events.
-
Partner with local agencies and institutions to attract top talent.
-
Purpose of the Role
The purpose of this role is to ensure the efficient and accurate management of petty cash and manual expense claims. This supports the financial operations of the company by ensuring adherence to company policies, facilitating timely payments, and contributing to overall financial control and transparency. The role directly impacts the company's ability to manage expenses and maintain compliance with internal financial guidelines.
Key Accountabilities
Petty Cash Financial Controlling
-
Receive daily petty cash documents from various departments.
-
Review all attached documentation to ensure compliance with company policies.
-
Reject any documents that do not align with company policies.
-
Prepare invoices for each department and ensure approval before initiating payments.
Expense Claims Management
-
Receive daily expense claims for various business activities (e.g., business trips, meetings, entertainment).
-
Review all attached documentation in the expense claims.
-
Ensure all spending complies with company policies, such as maximum spending limits and exclusions (e.g., no alcohol, no smoking).
-
Prepare invoices for each claim, and after approval, initiate the corresponding payments.
غرض الوظيفة
الغرض من هذه الوظيفة هو ضمان الإدارة الفعالة والدقيقة للنقدية الصغيرة والمطالبات اليدوية للمصروفات. يدعم هذا العمليات المالية للشركة من خلال ضمان الامتثال لسياسات الشركة، وتسهيل المدفوعات في الوقت المحدد، والمساهمة في التحكم المالي الشامل والشفافية. تؤثر هذه الوظيفة مباشرة على قدرة الشركة في إدارة المصروفات والحفاظ على الامتثال للإرشادات المالية الداخلية.
المسؤوليات الرئيسية
التحكم المالي في النقدية الصغيرة
-
استلام مستندات النقدية الصغيرة اليومية من الأقسام المختلفة.
-
مراجعة جميع الوثائق المرفقة للتأكد من الامتثال لسياسات الشركة.
-
رفض أي مستندات لا تتماشى مع سياسات الشركة.
-
إعداد الفواتير لكل قسم وضمان الموافقة قبل بدء المدفوعات.
إدارة مطالبات المصروفات
-
استلام مطالبات المصروفات اليومية لأنشطة الأعمال المختلفة (مثل الرحلات التجارية، الاجتماعات، الترفيه).
-
مراجعة جميع الوثائق المرفقة في مطالبات المصروفات.
-
التأكد من أن جميع المصروفات تتوافق مع سياسات الشركة، مثل حدود الإنفاق القصوى والاستثناءات (على سبيل المثال: لا للكحول، لا للتدخين).
-
إعداد الفواتير لكل مطالب
.png)
