Overview

DMS Global is seeking a highly skilled and experienced Project Manager - Event Management to oversee and execute high-profile events. The ideal candidate will have a proven track record in managing international events, handling complex logistics, and ensuring seamless coordination among various stakeholders. This role requires a strategic thinker with excellent organizational skills, attention to detail, and the ability to thrive under pressure.

---

Project Manager - Event Management

Manama
Full-time
Senior Conference Producer - Bahrain

Key Purpose

• The Senior Conference Producer is responsible for effectively and efficiently managing a portfolio of DMS events; overseeing the research, planning, organisation, and on-site speaker management and program flow coordination of industry-leading physical events and webinars. Exhibiting an eye for detail, business research acumen and project management skills; this role requires forming key relationships with clients and stakeholders as well as within the organisation to ensure the smooth execution of each event.

Key Accountabilities

• Produce a targeted number of business events, including conferences and webinars.

• Wide-ranging research to establish key industry talking points and to understand the event landscape.

• Oversee research to identify and invite participation from industry experts best suited to the topic of interest determined by management in consultation with clients and stakeholders.

• Identify and schedule meetings with C- and V-level executives to invite as keynote speakers or part of committees for events.

• Manage conference team handling onsite operations and logistics for live events (potentially on an international basis), ensuring the smooth execution of events as well as networking with senior business leaders for future engagement and business.

• Oversee conference timelines including program flows, technical checks and rehearsals, video recording sessions where applicable and creating media content for webinars.

• Oversee multiple events managed by conference production team, implementing solutions where needed, and evaluating each completed event for areas of improvement.

• Manage development of content for mailshots that are timely and relevant to target audience.

• Implement delegate campaign plans.

• Involvement in hiring (final interviews with candidates, evaluation of applicants) and training of new producers.

• Accommodate occasional travel and work outside of normal business hours.

Qualifications, Experience & Languages

• Qualifications: Bachelor’s degree in business, marketing, communications or related fields.

• Experience: 3-5 years of experience in commercial conference or event productions. 3+ years of experience in executing well-attended webinars or online workshops. Significant experience in hospitality and/or logistics is a bonus.

• Languages: High fluency in English, both oral and written. Arabic is a definite plus but not required. Fluency in additional languages will be beneficial.

Skills & Competencies

• Enthusiastic self-starter with excellent initiative, strong work ethic, and ‘can do’ attitude.

• Confident and effective communicator, with an ability to quickly create rapport and build relationships.

• Strong project management and organisational skills.

• Advanced level of verbal and written communication skills, with the ability to create professional copy and content.

• Calm under pressure and able to think quickly and rationally when confronted with any type of challenge.

• Ability to meet tight deadlines and balance multiple tasks.

• High computer proficiency for learning event management software (DMS Events portals and webinar platforms) as well as an in-depth literacy in MS Office and Google Suite.

↚

---

Project Manager - Event Management

Location: Bahrain

Job Description:

Overview:
DMS Global is seeking a highly skilled and experienced Project Manager - Event Management to oversee and execute high-profile events. The ideal candidate will have a proven track record in managing international events, handling complex logistics, and ensuring seamless coordination among various stakeholders. This role requires a strategic thinker with excellent organizational skills, attention to detail, and the ability to thrive under pressure.

Key Responsibilities:

Event Planning and Execution:

• Lead the planning, development, and execution of events from inception to completion.

• Develop comprehensive project plans, timelines, and budgets for events.

• Coordinate with internal teams and external partners to ensure all event components are executed flawlessly.

Stakeholder Management:

• Serve as the primary point of contact for clients, exhibitors, sponsors, and vendors.

• Work closely with account managers to understand client needs and ensure their requirements are met.

• Foster strong relationships with key stakeholders to enhance collaboration and event success.

Logistics and Operations:

• Oversee all logistical aspects of events, including venue selection, setup, catering, transportation, and accommodation.

• Manage on-site operations to ensure smooth execution, including build up, registration, scheduling, and troubleshooting.

• Ensure compliance with all safety and regulatory requirements.

Marketing and Promotion:

• Collaborate with the marketing team to develop and implement effective event marketing strategies.

• Assist in creating promotional materials and campaigns to drive attendance and engagement.

• Monitor and analyze event performance metrics to inform future strategies.

Financial Management:

• Prepare and manage event budgets, ensuring all expenses are within allocated limits.

• Negotiate contracts with vendors and suppliers to secure the best terms and rates.

• Track event expenses and provide regular financial reports to senior management.

Post-Event Analysis:

• Conduct post-event evaluations to assess success and areas for improvement.

• Compile feedback from attendees, clients, and stakeholders to inform future event planning.

• Prepare detailed post-event reports and presentations for internal and client review.

Qualifications:

• Experience: Minimum of 5 years of experience in event management, with a focus on large-scale international events.

• Skills: Strong project management skills, with the ability to handle multiple tasks simultaneously.

• Excellent communication and interpersonal skills, with the ability to build and maintain relationships.

• High attention to detail and problem-solving abilities.

• Proficiency in event management software and tools.

---

Other Available Positions

• Senior Conference Producer

• Event Manager

• Marketing Specialist

• Conference Coordinator

---

How to apply:
To apply, please click here for available vacancies.

نظرة عامة

تبحث شركة DMS Global عن مدير مشروع ذو مهارات وخبرة عالية لإدارة وتنفيذ الأحداث البارزة. يجب أن يمتلك المرشح المثالي سجلًا حافلًا في إدارة الأحداث الدولية، والتعامل مع اللوجستيات المعقدة، وضمان التنسيق السلس بين جميع الأطراف المعنية. يتطلب هذا الدور مفكرًا استراتيجيًا يمتلك مهارات تنظيم ممتازة، وانتباهًا شديدًا للتفاصيل، والقدرة على الازدهار تحت الضغط.

---

مدير مشروع - إدارة الفعاليات

المنامة
دوام كامل
منتج مؤتمرات أول - البحرين

الغرض الرئيسي

• منتج المؤتمرات الأول مسؤول عن إدارة محفظة من أحداث DMS بشكل فعال وفعّال؛ الإشراف على البحث، والتخطيط، والتنظيم، وإدارة المتحدثين في الموقع، وتنسيق تدفق البرنامج للأحداث الفعلية والندوات عبر الإنترنت. يتطلب هذا الدور القدرة على تشكيل علاقات رئيسية مع العملاء والأطراف المعنية وكذلك داخل المنظمة لضمان تنفيذ كل حدث بسلاسة.

المسؤوليات الرئيسية

• إنتاج عدد مستهدف من الفعاليات التجارية، بما في ذلك المؤتمرات والندوات عبر الإنترنت.

• إجراء أبحاث واسعة النطاق لتحديد النقاط الرئيسية في الصناعة وفهم مشهد الفعاليات.

• الإشراف على البحث لتحديد ودعوة الخبراء في الصناعة الأنسب لموضوع الحدث بناءً على الإدارة بالتشاور مع العملاء والأطراف المعنية.

• تحديد وجدولة الاجتماعات مع المسؤولين التنفيذيين من المستوى C والمستوى V لدعوتهم كمتحدثين رئيسيين أو جزء من اللجان للفعاليات.

• إدارة فريق المؤتمرات الذي يتعامل مع العمليات اللوجستية في الفعاليات الحية (ربما على مستوى دولي)، وضمان التنفيذ السلس للفعاليات والتواصل مع قادة الأعمال الكبار للانخراط المستقبلي.

• الإشراف على جداول المؤتمرات بما في ذلك تدفقات البرامج والفحوصات الفنية والبروفات، وجلسات تسجيل الفيديو حيثما كان ذلك مناسبًا، وإنشاء المحتوى الإعلامي للندوات عبر الإنترنت.

• الإشراف على العديد من الفعاليات التي يديرها فريق إنتاج المؤتمرات، وتنفيذ الحلول عند الحاجة، وتقييم كل حدث مكتمل للبحث عن مجالات التحسين.

• إدارة تطوير المحتوى للنشرات البريدية التي تكون ذات صلة وملائمة للجمهور المستهدف.

• تنفيذ خطط حملات الحضور.

• المشاركة في عملية التوظيف (المقابلات النهائية مع المرشحين، تقييم المتقدمين) وتدريب المنتجين الجدد.

• التكيف مع السفر العرضي والعمل خارج ساعات العمل العادية.

المؤهلات والخبرة واللغات

• المؤهلات: درجة البكالوريوس في الأعمال، التسويق، الاتصالات أو المجالات ذات الصلة.

• الخبرة: 3-5 سنوات من الخبرة في إنتاج المؤتمرات أو الفعاليات التجارية. 3+ سنوات من الخبرة في تنفيذ ندوات عبر الإنترنت أو ورش عمل عبر الإنترنت بمشاركة كبيرة. خبرة كبيرة في الضيافة و/أو اللوجستيات تعتبر ميزة.

• اللغات: إجادة اللغة الإنجليزية بشكل عالي، تحدثًا وكتابة. اللغة العربية تعتبر ميزة لكنها ليست ضرورية. إجادة لغات إضافية ستكون مفيدة.

المهارات والكفاءات

• حافز ذاتي وحماسي مع مبادرة قوية، وأخلاقيات عمل عالية، وروح "القدرة على التنفيذ".

• متحدث واثق وفعّال، قادر على بناء العلاقات بسرعة وإنشاء الروابط مع الآخرين.

• مهارات تنظيمية وإدارية قوية.

• مستوى متقدم من مهارات التواصل الشفهي والكتابي، مع القدرة على إنشاء نسخ ومحتوى احترافي.

• هادئ تحت الضغط وقادر على التفكير بسرعة وبشكل منطقي عند مواجهة أي نوع من التحديات.

• القدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية الضيقة والتوازن بين المهام المتعددة.

• إجادة عالية لاستخدام برامج الكمبيوتر لتعلم برمجيات إدارة الفعاليات (بوابات DMS والأنظمة الخاصة بالندوات عبر الإنترنت) بالإضافة إلى إجادة عميقة في MS Office وGoogle Suite.

↚

---

مدير مشروع - إدارة الفعاليات

الموقع: البحرين

وصف الوظيفة:

نظرة عامة:
تبحث شركة DMS Global عن مدير مشروع ذو مهارات وخبرة عالية لإدارة وتنفيذ الأحداث البارزة. يجب أن يمتلك المرشح المثالي سجلًا حافلًا في إدارة الأحداث الدولية، والتعامل مع اللوجستيات المعقدة، وضمان التنسيق السلس بين جميع الأطراف المعنية. يتطلب هذا الدور مفكرًا استراتيجيًا يمتلك مهارات تنظيم ممتازة، وانتباهًا شديدًا للتفاصيل، والقدرة على الازدهار تحت الضغط.

المسؤوليات الرئيسية:

التخطيط والتنفيذ:

• قيادة التخطيط والتطوير والتنفيذ للأحداث من البداية حتى النهاية.

• تطوير خطط مشاريع شاملة، مع جداول زمنية وميزانيات للأحداث.

• التنسيق مع الفرق الداخلية والشركاء الخارجيين لضمان تنفيذ جميع مكونات الحدث بدون أخطاء.

إدارة الأطراف المعنية:

• كونك نقطة الاتصال الرئيسية للعملاء، العارضين، الرعاة، والموردين.

• العمل عن كثب مع مديري الحسابات لفهم احتياجات العملاء وضمان تلبية متطلباتهم.

• تعزيز علاقات قوية مع الأطراف الرئيسية لزيادة التعاون ونجاح الحدث.

العمليات اللوجستية:

• الإشراف على جميع جوانب اللوجستيات للفعاليات، بما في ذلك اختيار المكان، والإعداد، والتموين، والنقل، والإقامة.

• إدارة العمليات في الموقع لضمان التنفيذ السلس، بما في ذلك بناء التسجيل، والجداول الزمنية، وحل المشكلات.

• ضمان الامتثال لجميع المتطلبات السلامة والتنظيم.

التسويق والترويج:

• التعاون مع فريق التسويق لتطوير وتنفيذ استراتيجيات تسويق فعّالة للأحداث.

• المساعدة في إنشاء المواد الترويجية والحملات لزيادة الحضور والمشاركة.

• مراقبة وتحليل أداء الحدث لاستخلاص الدروس لفعالية المستقبل.

إدارة مالية:

• إعداد وإدارة ميزانيات الأحداث، وضمان عدم تجاوز النفقات الحدود المحددة.

• التفاوض مع الموردين لتأمين أفضل الشروط.

• تتبع النفقات المالية للأحداث وتقديم تقارير دورية للإدارة العليا.

تحليل ما بعد الحدث:

• إجراء تقييمات لما بعد الحدث لقياس النجاح ومجالات التحسين.

• جمع التعليقات من الحضور والعملاء والأطراف المعنية لتخطيط الأحداث المستقبلية.

• إعداد تقارير شاملة لما بعد الحدث وعروض تقديمية للمراجعة الداخلية والعميل.

المؤهلات:

• الخبرة: خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة الفعاليات، مع التركيز على الفعاليات الدولية واسعة النطاق.

• المهارات: مهارات قوية في إدارة المشاريع، مع القدرة على التعامل مع عدة مهام في نفس الوقت.

• مهارات تواصل متميزة وقدرة على بناء وصيانة العلاقات.

• اهتمام كبير بالتفاصيل وقدرة على حل المشكلات.

• إجادة برامج إدارة الفعاليات.

---

كيفية التقديم:

لتقديم الطلب، يرجى الضغط هنا للاطلاع على الوظائف المتاحة.

تعديل المقال