Pan Arab Company is a business entity that operates across various industries in the Middle East and North Africa (MENA) region. While there are several companies with the name "Pan Arab" in different sectors

↚

Executive Secretary

Job Title: Executive Assistant

Location: Bahrain – Locally Available Candidates Only

Experience Required: Minimum 7 Years as Executive Secretary

Job Overview:

We are looking for a proactive and organized Executive Assistant to support senior management at our IT company and help keep operations running smoothly. If you're great at multitasking, staying ahead of schedules, and ensuring everything stays on track, we'd love to hear from you!

Key Responsibilities:

• Handle administrative tasks to ensure efficient operations.
• Manage calendars, schedule meetings, and send timely reminders.
• Take meeting notes and maintain organized records.
• Greet visitors and ensure a professional and welcoming environment.
• Answer calls and direct them appropriately.
• Coordinate travel, including flight bookings and arranging transportation.
• Handle sensitive information with discretion and confidentiality.
• Prioritize tasks and ensure that important deadlines are met on time.

Qualifications:

• Minimum 7 years of experience as an Executive Secretary.
• Strong multitasking and organizational skills.
• Excellent communication skills.
• Proactive and able to anticipate needs.
• Experience in managing schedules and coordinating travel.
• Ability to handle confidential information responsibly.

المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي

الموقع: البحرين – للمرشحين المتاحين محليًا فقط

الخبرة المطلوبة: 7 سنوات على الأقل كمساعد تنفيذي

نظرة عامة عن الوظيفة:

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي نشط ومنظم لدعم الإدارة العليا في شركتنا التقنية ومساعدتهم في الحفاظ على سير العمل بشكل سلس. إذا كنت ممتازًا في تعدد المهام، ومواكبة الجداول الزمنية، والحفاظ على سير العمل بشكل منظم، فنحن نتطلع لسماع منك!

المسؤوليات الرئيسية:

• التعامل مع المهام الإدارية لضمان سير العمل بكفاءة.
• إدارة الجداول الزمنية، تنظيم الاجتماعات، وإرسال التذكيرات.
• تدوين ملاحظات الاجتماعات والحفاظ على السجلات منظمة.
• استقبال الزوار وضمان بيئة احترافية ومرحبة.
• الرد على المكالمات وتوجيهها بشكل مناسب.
• تنسيق السفر، بما في ذلك حجز الرحلات وتنظيم وسائل النقل.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية.
• متابعة الأولويات وضمان إنجاز المهام المهمة في الوقت المحدد.

المؤهلات:

• خبرة لا تقل عن 7 سنوات كمساعد تنفيذي.
• مهارات قوية في تعدد المهام والتنظيم.
• مهارات تواصل ممتازة.
• شخصية نشطة وقادرة على التنبؤ بالاحتياجات.
• خبرة في إدارة الجداول الزمنية وتنسيق السفر.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بمسؤولية.

↚

Interior Designer / Draughtsman

Essential Duties and Responsibilities

• Assist in Design Presentations: Help in creating design presentations and ensure that the format aligns with office and client standards/requirements.

• Develop FF&E Direction: Aid in the development and execution of the Furniture, Fixtures, and Equipment (FF&E) direction for the overall project and communicate it to the project team.

• Regular Communication with Senior Designer: Keep the senior FF&E designer updated on project status regularly and establish and maintain communication with all project team members, including the operations director.

• Attend Site Meetings: Participate in site meetings and assist in reviewing the project process.

• Design and Source FF&E: From concept to final details, design and source FF&E.

• Coordinate with Contractors and Suppliers: Ensure that FF&E is delivered on time and within budget by liaising with contractors and suppliers.

• Ensure Client Expectations: Work with design and purchasing teams to ensure FF&E aligns with client expectations and stays within budget.

• Supplier Relationships and CPD Days: Build relationships with suppliers and organize CPD (Continuing Professional Development) days.

• Oversee FF&E Installation: Work on project fit-outs and supervise the installation of FF&E alongside contractors, which may require staying away from home.

• Establish and Maintain FF&E Standards: Contribute to establishing and maintaining FF&E design standards for the company.

• Stay Updated on Design Trends: Keep up with new trends that might influence FF&E design schemes.

• Other Responsibilities: Carry out any other tasks and responsibilities assigned.

• Assist in Social Media and Marketing Tasks: Support the team with relevant social media and marketing tasks.

الواجبات والمسؤوليات الأساسية

• المساعدة في العروض التقديمية للتصميم: المساعدة في إعداد العروض التقديمية للتصميم وضمان توافق التنسيق مع معايير/متطلبات المكتب والعميل.

• تطوير اتجاه FF&E: المساهمة في تطوير وتنفيذ اتجاه الأثاث والتجهيزات والمعدات (FF&E) للمشروع العام وتوصيله إلى فريق المشروع.

• التواصل المنتظم مع المصمم الأول: تحديث المصمم الأول لـ FF&E عن حالة المشروع بانتظام وبناء وصيانة التواصل مع جميع أعضاء فريق المشروع، بما في ذلك مدير العمليات.

• حضور الاجتماعات الميدانية: المشاركة في الاجتماعات الميدانية والمساعدة في مراجعة سير المشروع.

• تصميم ومصادر FF&E: تصميم ومصادر FF&E من الفكرة إلى التفاصيل النهائية.

• التنسيق مع المقاولين والموردين: ضمان تسليم FF&E في الوقت المحدد وضمن الميزانية من خلال التنسيق مع المقاولين والموردين.

• ضمان توقعات العميل: التعاون مع فرق التصميم والمشتريات لضمان توافق FF&E مع توقعات العميل والميزانية.

• بناء علاقات مع الموردين وتنظيم أيام CPD: بناء علاقات مع الموردين وتنظيم أيام التطوير المهني المستمر (CPD).

• الإشراف على تركيب FF&E: العمل على تجهيزات المشروع والإشراف على تركيب FF&E بالتعاون مع المقاولين، وهو ما قد يتطلب التواجد بعيدًا عن المنزل.

• تأسيس وصيانة معايير FF&E: المساهمة في تأسيس وصيانة معايير التصميم الخاصة بـ FF&E في الشركة.

• مواكبة أحدث الاتجاهات في التصميم: متابعة الاتجاهات الجديدة التي قد تؤثر على مخططات FF&E التصميمية.

• مهام أخرى: تنفيذ أي مهام ومسؤوليات أخرى يتم تعيينها.

• المساعدة في مهام وسائل التواصل الاجتماعي والتسويق: دعم الفريق في مهام وسائل التواصل الاجتماعي والتسويق ذات الصلة.

للتقديم ومعرفة المزيد قم بزيارة الرابط التاليTo apply and learn more, visit the following link

Pan Arab Company hiring now the following positions Bahrain.شركة بان عرب تعلن عن وظائف شاغرة في البحرين.

تعديل المقال