Unlock Your Future with an Exciting IT Project Coordinator Role
↔
IT Project Coordinator
Job Description
Scope of Project Coordinator:
• Assistance in planning the composition of the project team and preparation of project management documents.
• Identify and review program management approach and obtain leadership buy-in.
• Review a detailed project plan with:
- Specific program phases (review, testing and change request submission)
- Timelines
- Roles & responsibilities
- Dependencies and key risks
• Review key milestones for tracking project success and report to stakeholders on a regular basis.
• Participate in project meetings and facilitate discussion and coordinate with the vendor.
• Project Status Tracker
• Minutes of Meetings
• Timely escalation in case any activity is at critical path.
• Co-ordination with the vendor and Company team for timely completion of the project.
Key Assumption:
• A dedicated PMO would be assigned throughout the project who would co-ordinate for involvement of subject matter specialists or additional support resources through the different phases of the project.
• PMO will work closely with a client assigned project manager to co-ordinate information, communication, and escalation with the senior management.
• A monthly steering committee meeting will be held with appropriate stakeholders and weekly status update reports will be circulated.
• PMO would work both on and off site and time spent is expected to vary over time and during different phases of the project.
Dependencies:
• Activities of the Implementation Project that relate to developments normally carried out by the client’s IT staff, or by local contractors, cannot be estimated until more detailed information is available, and reliable timescales for these areas can only be given by the personnel who will undertake the work.
• For the Project Implementation, the following factors are assumed –
-
Detailed requirements of the client’s processes will be made available.
-
Kiya.ai project team will have full access to necessary hardware and software facilities.
-
Kiya.ai project team will have full access to all Business Experts and senior management (decision makers), as required.
-
All documents / proposals, etc. are signed off without any delays.
-
All queries raised or clarifications requested are responded to immediately.
-
The client’s Project team members are identified and made available, from the start of the project or according to individual schedules.
-
The client’s Project team members will have the appropriate experience and authority to act as representatives for the relevant Business Area, to remove any delays if questions or issues were to be referred to the branches / departments.
Skills:
• A very strong personality with the ability to lead, influence, and manage both internal and external stakeholders effectively.
• Strong communication skills, with the ability to facilitate discussions and manage expectations at all levels of the organization.
• Ability to make quick decisions, manage multiple priorities, and escalate critical issues when needed.
• High resilience under pressure and the ability to maintain focus on key project objectives.
To apply, please click here for available vacancies
اكتشف مستقبلك مع فرصة عمل مثيرة في وظيفة منسق مشاريع تكنولوجيا المعلومات
منسق مشاريع تكنولوجيا المعلومات
وصف الوظيفة
نطاق عمل منسق المشاريع:
• المساعدة في تخطيط تكوين فريق المشروع وإعداد مستندات إدارة المشروع.
• تحديد ومراجعة نهج إدارة البرنامج والحصول على موافقة القيادة.
• مراجعة خطة المشروع التفصيلية مع:
- مراحل البرنامج المحددة (المراجعة، الاختبار وتقديم طلبات التغيير)
- الجداول الزمنية
- الأدوار والمسؤوليات
- الاعتمادات والمخاطر الرئيسية
• مراجعة المعالم الرئيسية لمتابعة نجاح المشروع والإبلاغ عنها إلى الأطراف المعنية بشكل منتظم.
• المشاركة في اجتماعات المشروع وتسهيل المناقشات والتنسيق مع المورد.
• تتبع حالة المشروع
• محاضر الاجتماعات
• التصعيد في الوقت المناسب في حالة وجود أي نشاط في مسار حرج.
• التنسيق مع المورد وفريق الشركة لإكمال المشروع في الوقت المحدد.
الافتراضات الرئيسية:
• سيتم تعيين PMO مخصص طوال المشروع الذي سينسق لمشاركة المتخصصين في الموضوع أو الموارد الداعمة الإضافية عبر المراحل المختلفة للمشروع.
• سيعمل PMO عن كثب مع مدير المشروع المعين من العميل للتنسيق فيما يتعلق بالمعلومات، والتواصل، والتصعيد مع الإدارة العليا.
• سيتم عقد اجتماع لجنة توجيهية شهرية مع الأطراف المعنية وتوزيع تقارير تحديث الحالة الأسبوعية.
• سيعمل PMO في الموقع ومن خارجه، ومن المتوقع أن يختلف الوقت الذي يقضيه مع مرور الوقت وعبر المراحل المختلفة للمشروع.
الاعتمادات:
• الأنشطة المتعلقة بمشروع التنفيذ التي تتم عادة بواسطة موظفي تكنولوجيا المعلومات التابعين للعميل أو من قبل المقاولين المحليين لا يمكن تقديرها حتى تتوفر معلومات أكثر تفصيلاً، ولا يمكن تقديم جداول زمنية موثوقة لهذه المناطق إلا من قبل الأفراد الذين سينفذون العمل.
• لمشروع التنفيذ، يتم افتراض العوامل التالية:
-
سيتم توفير متطلبات تفصيلية لعمليات العميل.
-
سيكون لفريق مشروع Kiya.ai وصول كامل إلى الأجهزة والبرامج اللازمة.
-
سيكون لفريق مشروع Kiya.ai وصول كامل إلى جميع الخبراء في الأعمال والإدارة العليا (صناع القرار) حسب الحاجة.
-
سيتم توقيع جميع المستندات / المقترحات دون تأخير.
-
سيتم الرد على جميع الاستفسارات أو التوضيحات المطلوبة فوراً.
-
سيتم تحديد أعضاء فريق مشروع العميل وتوافرهم من بداية المشروع أو وفقاً للجداول الفردية.
-
سيكون لدى أعضاء فريق مشروع العميل الخبرة والسلطة المناسبة للعمل كممثلين للمنطقة التجارية ذات الصلة، لإزالة أي تأخيرات إذا تم إحالة الأسئلة أو القضايا إلى الفروع / الأقسام.
المهارات:
• شخصية قوية جدًا مع القدرة على القيادة والتأثير وإدارة الأطراف الداخلية والخارجية بفعالية.
• مهارات تواصل قوية، مع القدرة على تسهيل المناقشات وإدارة التوقعات على جميع مستويات المنظمة.
• القدرة على اتخاذ قرارات سريعة، وإدارة الأولويات المتعددة، وتصعيد القضايا الحرجة عند الحاجة.
• القدرة على التحمل تحت الضغط والقدرة على الحفاظ على التركيز على أهداف المشروع الرئيسية.
لتقديم الطلب، يُرجى النقر هنا للاطلاع على الوظائف الشاغرة المتاحة.
.png)
