VGA Holdings is a diversified investment and business management company focused on creating sustainable value across multiple sectors. The company specializes in strategic investments, financial advisory, and operational support, helping businesses grow and succeed in competitive markets. Committed to excellence, innovation, and long-term partnerships, VGA Holdings strives to deliver consistent results and exceptional value to its clients and stakeholders.
Overview
The Office Assistant will be the first point of contact for the company, providing exceptional customer service and professional administrative support to ensure efficient office operations. This role is key to maintaining a positive company image and supporting the organization in line with its goals and culture.
Key Responsibilities
Reception and Communication
-
Manage the main reception area, welcoming and directing visitors professionally.
-
Answer, screen, and forward incoming phone calls, taking accurate messages.
-
Handle incoming and outgoing mail, couriers, and deliveries.
-
Maintain common areas (reception, meeting rooms) to be tidy and well-stocked.
-
Respond to general inquiries and provide accurate information.
Administrative Support
-
Provide administrative support to management and/or specific departments.
-
Schedule and coordinate meetings, appointments, and conference calls.
-
Manage and maintain office supplies, placing orders and liaising with vendors.
-
Organize and file documents, ensuring compliance with record-keeping standards.
-
Process and track expense reports, invoices, and basic financial documentation.
Local and Cultural Support (Bahrain-Specific)
-
Assist HR with local employee documentation, coordinating with LMRA procedures.
-
Ensure front-office interactions respect local customs and business etiquette.
-
Facilitate communications in English (essential) and Arabic (preferred).
Qualifications
-
Education: Minimum High School Diploma; Diploma or Bachelor’s in Business Administration, Office Management, or related field preferred.
-
Experience: 1–3 years in a receptionist, administrative assistant, or similar front-office role.
-
Language: Excellent English communication skills; Arabic preferred.
-
Technical Skills: Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
نظرة عامة
يعتبر مساعد المكتب نقطة الاتصال الأولى للشركة، ويقدم خدمة عملاء متميزة ودعم إداري احترافي لضمان سير العمليات المكتبية بكفاءة. هذا الدور مهم للحفاظ على صورة الشركة الإيجابية ودعم المنظمة بما يتماشى مع أهدافها وثقافتها.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
الاستقبال والتواصل
-
إدارة مكتب الاستقبال الرئيسي، والترحيب بالزوار وتوجيههم بشكل مهني.
-
الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفرزها وتحويلها، مع تسجيل الرسائل بدقة.
-
التعامل مع البريد والطرود والتسليمات الصادرة والواردة.
-
الحفاظ على نظافة وترتيب المناطق المشتركة (الاستقبال، غرف الاجتماعات).
-
الرد على الاستفسارات العامة وتقديم المعلومات الدقيقة.
الدعم الإداري
-
تقديم الدعم الإداري لفريق الإدارة أو الأقسام المحددة.
-
جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد والمكالمات الجماعية.
-
إدارة المخزون المكتبي وطلب المستلزمات والتواصل مع الموردين.
-
تنظيم وحفظ الوثائق، مع ضمان الامتثال لمعايير حفظ السجلات.
-
معالجة وتتبع تقارير المصروفات والفواتير والوثائق المالية الأساسية.
الدعم المحلي والثقافي (خاص بالبحرين)
-
مساعدة قسم الموارد البشرية في توثيق موظفي البحرين والتنسيق مع إجراءات LMRA.
-
التأكد من أن التفاعلات المكتبية تراعي العادات والتقاليد المحلية وآداب العمل.
-
تسهيل التواصل بالإنجليزية (أساسي) وبالعربية (يفضل).
المؤهلات المطلوبة
-
التعليم: شهادة الثانوية العامة كحد أدنى؛ ويفضل دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
-
الخبرة: من 1 إلى 3 سنوات كموظف استقبال أو مساعد إداري أو في دور مماثل.
-
اللغة: إجادة اللغة الإنجليزية؛ العربية مفضلة.
-
المهارات التقنية: إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
.png)
