Havelock One Interiors is a leading interior design and fit-out company based in the UAE, specializing in delivering high-quality, bespoke interior solutions for commercial, residential, and hospitality sectors. With a reputation for excellence, Havelock One has completed a wide array of projects across the Middle East, showcasing its expertise in creating innovative and functional spaces.

Admin Officer

Duties & Responsibilities

• Travel Arrangements:
  Manage all travel arrangements for employees, including flight bookings, hotel reservations, and transportation.

• Record Maintenance:
  Keep updated records of travel bookings, expenses, and vendor invoices for transparency and easy access.

• Liaison with Service Providers:
  Work closely with travel agencies, airlines, embassies, and hotels to secure competitive rates and ensure efficient service delivery.

• Policy Compliance:
  Ensure that all travel arrangements adhere to company travel policies and budget guidelines.

• Emergency Handling:
  Efficiently manage last-minute travel changes, cancellations, and any emergencies that may arise.

• Support for HR & Admin Teams:
  Assist HR and Admin teams in onboarding international hires and managing their relocation logistics.

↚

• Confidentiality:
  Ensure the confidentiality and accuracy of employee travel and personal information.

• Reporting:
  Prepare periodic reports on travel activities, costs, and analysis for management review.

• General Administrative Support:
  Assist with various administrative tasks such as office supplies management, documentation, and office operations support.

• Daily Operations Support:
  Ensure smooth communication and workflow across departments by supporting day-to-day office operations.

Candidate Requirements

• Educational Background:
  A Bachelor’s degree in Business Administration, Tourism, Hospitality Management, HR, or a related field.

• Experience:
  Minimum of 2-4 years of experience in travel desk administration, ideally in a corporate setting.

• Technical Knowledge:
  Strong knowledge of ticketing systems, travel regulations, and experience with travel management systems is a plus.

• Communication Skills:
  Excellent verbal and written communication skills, with the ability to coordinate effectively with multinational teams.

• Software Proficiency:
  Proficiency in MS Office (Excel, Word, Outlook) is essential. Experience with travel management systems is an advantage.

• Organizational Skills:
  Strong organizational skills, with the ability to multitask and manage urgent requests under pressure.

• Attention to Detail:
  A keen eye for detail, problem-solving abilities, and a strong commitment to providing excellent customer service.

↚

Application Information

We are looking forward to receiving your application for the position of Admin Officer in Bahrain if you meet the criteria mentioned above. Shortlisted candidates will be contacted.

المهام والمسؤوليات

• ترتيبات السفر:
  إدارة جميع ترتيبات السفر للموظفين بما في ذلك حجز تذاكر الطيران، حجز الفنادق، ووسائل النقل.

• مواكبة السجلات:
  الحفاظ على سجلات محدثة لحجوزات السفر، والنفقات، وفواتير الموردين لضمان الشفافية والوصول السهل.

• التواصل مع مقدمي الخدمات:
  التنسيق مع وكالات السفر، شركات الطيران، السفارات، والفنادق لتأمين أسعار تنافسية وضمان تقديم خدمة فعالة.

• الامتثال للسياسات:
  ضمان أن جميع ترتيبات السفر تتوافق مع سياسات الشركة لل سفر وتوجيهات الميزانية.

• التعامل مع الطوارئ:
  التعامل مع تغييرات السفر في اللحظات الأخيرة، وإلغاء الحجوزات، أو أي طوارئ قد تحدث بفعالية.

• دعم فرق الموارد البشرية والإدارة:
  دعم فرق الموارد البشرية والإدارة في عملية تعيين الموظفين الدوليين وترتيب لوجستيات انتقالهم.

• السرية:
  ضمان الحفاظ على سرية ودقة معلومات السفر والبيانات الشخصية للموظفين.

↚

• إعداد التقارير:
  إعداد تقارير دورية عن أنشطة السفر وتحليل التكاليف لمراجعة الإدارة.

• الدعم الإداري العام:
  المساعدة في مهام إدارية متنوعة مثل إدارة المستلزمات المكتبية، التوثيق، ودعم العمليات اليومية في المكتب.

• دعم العمليات اليومية:
  ضمان التواصل السلس وتدفق العمل بين الأقسام من خلال دعم العمليات اليومية للمكتب.

متطلبات المرشح

• المؤهل العلمي:
  درجة بكاليريوس في إدارة الأعمال، السياحة، إدارة الضيافة، الموارد البشرية، أو مجال ذي صلة.

• الخبرة:
  خبرة لا تقل عن 2-4 سنوات في إدارة مكتب السفر، ويفضل في بيئة عمل شركات.

• المعرفة الفنية:
  معرفة قوية بأنظمة التذاكر ولوائح السفر، والخبرة في استخدام أنظمة إدارة السفر تعتبر ميزة إضافية.

• مهارات التواصل:
  مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة، مع القدرة على التنسيق بشكل فعال مع الفرق متعددة الجنسيات.

• إجادة استخدام البرمجيات:
  إتقان برامج MS Office (Excel، Word، Outlook) أمر أساسي. كما أن الخبرة في استخدام أنظمة إدارة السفر تعتبر ميزة إضافية.

• المهارات التنظيمية:
  مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تعدد المهام والتعامل مع الطلبات العاجلة تحت الضغط.

• الاهتمام بالتفاصيل:
  قدرة على التركيز على التفاصيل، وحل المشكلات، والالتزام بتقديم خدمة العملاء المتميزة.

معلومات التقديم

نتطلع لاستلام طلبك للوظيفة كـ موظف إداري في البحرين إذا كنت تستوفي المعايير المذكورة أعلاه. سيتم التواصل مع المرشحين المختارين

Setter Out

Duties and Responsibilities

• Project Review & Kick-off:
  Review project details based on the project kick-off received from the setting out manager.

• Project Drawings Schedule:
  Prepare the project drawings schedule to ensure timely delivery of required documents.

• Shop Drawings Preparation & Submittals:
  Manage the preparation and submittal process of shop drawings, ensuring they meet project requirements.

• Materials & Details Integration:
  Check the materials, details, and specifications, incorporating all necessary information into detailed shop drawings. Clarify any discrepancies with the line manager.

• Specification Review & Clearance:
  Review project specifications and address any discrepancies between the specifications and estimated details, obtaining necessary clearances.

• Material & Sample Identification:
  Identify the project’s material requirements and samples needed, ensuring timely communication of these needs.

• RFIs (Request for Information):
  Raise RFIs to the line manager for communication with the project manager, ensuring timely clarification of any issues.

↚

• High-Level Detailing:
  Prepare high-quality shop drawings with detailed consideration of acceptable joinery practices and techniques, factoring in potential wastage and efficient detailing, coordinating with the factory where necessary.

• Site-Related Considerations:
  Factor in site-related parameters such as access, assembly, and other conditions when preparing shop drawings.

• Material Knowledge:
  Possess a strong understanding of materials, including technical properties, mechanical properties, homogeneity, available sizes, thicknesses, and seasonal lead times.

• Hardware Sourcing & Optimization:
  Source hardware accessories, optimizing where possible, and raise material requisitions to procurement in a timely manner.

• Drawings Approval Process:
  Ensure the timely approval of project drawings, keeping the process on track.

• Cutting Lists & Communication:
  Issue cutting lists and loading lines to the factory, ensuring effective communication with site installation teams where applicable.

• Site Surveys Coordination:
  Coordinate and carry out site surveys or agree on alternative options for issuing jobs with the line manager, especially in cases of fast-track projects where site surveys may not be possible.

• Material Requisitions:
  Raise job-related material requisitions and ensure timely delivery by following up effectively with the procurement department.

• Scheduling & Forecasting:
  Plan forward schedules and forecast the issuance of cutting lists to manufacturing in advance.

المهام والمسؤوليات

• مراجعة تفاصيل المشروع:
  مراجعة تفاصيل المشروع وفقًا للبداية المستلمة من مدير الإعداد.

• إعداد جدول رسومات المشروع:
  إعداد جدول رسومات المشروع لضمان تسليم الوثائق المطلوبة في الوقت المحدد.

• إعداد رسومات الورشة والتقديمات:
  إدارة عملية إعداد رسومات الورشة وتقديمها لضمان تلبية متطلبات المشروع.

• مراجعة المواد والتفاصيل:
  التحقق من المواد، التفاصيل، ودمج جميع المعلومات في رسومات الورشة التفصيلية. توضيح أي تناقضات مع المدير المباشر.

• مراجعة المواصفات والحصول على الموافقة:
  مراجعة مواصفات المشروع ومعالجة أي تناقضات بين المواصفات والتفاصيل المقدرة، والحصول على الموافقات اللازمة.

• تحديد احتياجات المواد والعينات:
  تحديد احتياجات المواد والعينات للمشروع وضمان التواصل الفعال لهذه المتطلبات.

• رفع طلبات المعلومات (RFIs):
  رفع طلبات المعلومات إلى المدير المباشر للتواصل مع مدير المشروع لضمان التوضيح في الوقت المناسب.

↚

• التفاصيل عالية المستوى:
  إعداد رسومات ورشة عالية الجودة مع أخذ تفاصيل دقيقة في الاعتبار فيما يخص تقنيات النجارة المقبولة والنظر في الفاقد المحتمل وتنسيق التفاصيل مع المصنع عند الحاجة.

• العوامل المتعلقة بالموقع:
  مراعاة العوامل المتعلقة بالموقع مثل الوصول، التجميع، وغيرها من الظروف عند إعداد رسومات الورشة.

• معرفة المواد:
  امتلاك معرفة قوية بالمواد، بما في ذلك الخصائص التقنية، الخصائص الميكانيكية، التجانس، الأحجام المتاحة، السماكات، وأوقات القيادة الموسمية.

• توريد الأجهزة والملحقات:
  توفير الأجهزة والملحقات، وتحقيق أقصى استفادة منها حيثما أمكن، ورفع طلبات المواد إلى قسم المشتريات في الوقت المناسب.

• عملية الموافقة على الرسومات:
  ضمان تسريع عملية الموافقة على رسومات المشروع والحفاظ على سير العمل في الوقت المحدد.

• قوائم القطع والتواصل:
  إصدار قوائم القطع وخطوط التحميل للمصنع، وضمان التواصل الفعّال مع فرق التركيب في الموقع عند الضرورة.

• تنسيق المسح الميداني:
  تنسيق وإجراء المسح الميداني أو الاتفاق على خيارات بديلة لإصدار العمل مع المدير المباشر، خاصة في حالة المشاريع ذات الجدول الزمني السريع التي قد لا تكون فيها المسوحات الميدانية ممكنة.

• طلب المواد:
  رفع طلبات المواد المتعلقة بالعمل وضمان التسليم في الوقت المحدد من خلال المتابعة الفعّالة مع قسم المشتريات.

• التخطيط والتنبؤ:
  التخطيط للجداول الزمنية القادمة والتنبؤ بإصدار قوائم القطع للتصنيع مسبقًا.

للتقديم ومعرفة المزيد قم بزيارة الرابط التاليTo apply and learn more, visit the following link

Havelock One Interiors hiring now the following positions Bahrain شركة Havelock One Interiors توظف الآن الوظائف التالية في البحرين

تعديل المقال