Ebrahim Khalil Kanoo B.S.C (c) hiring now the 4 following positions in Bahrainشركة إبراهيم خليل كانو ش.م.ب (م) توظف الآن الوظائف الأربعة التالية في البحرين

 Urgently Required: MALE EXECUTIVE SECRETARY

↔️

We are a reputed organization looking for an experienced and professional Male Executive Secretary to assist our executive office directly. The ideal candidate will play a crucial role in supporting day-to-day activities, ensuring seamless coordination, efficient time management, and professional communication. If you have the experience and skills needed, apply now!

Key Responsibilities:

1. Executive Support:

   • Act as the primary point of contact between the executive and internal/external stakeholders.
   • Manage the calendar, schedule appointments, and coordinate meetings.
   • Prepare and review documents, reports, and presentations.
   • Draft correspondence, emails, and memos on behalf of the organization professionally and timely.

2. Meeting & Event Management:

   • Plan and coordinate high-level meetings, ensuring agendas, materials, and participants are prepared.
   • Record and distribute minutes of meetings, highlighting action points and deadlines.
   • Organize events, conferences, and travel arrangements, including visas, flights, and accommodations.

3. Communication & Liaison:

   • Handle all incoming and outgoing communications, ensuring accuracy and professionalism.
   • Build and maintain strong relationships with clients, partners, and stakeholders.

4. Administrative & Organizational Support:

   • Maintain and organize confidential files, records, and correspondence.
   • Monitor and prioritize tasks, ensuring deadlines and objectives are met.
   • Track projects and initiatives, providing status updates regularly.
   • Handle sensitive information with discretion and professionalism.
   • Maintain and update office records, files, and databases.

5. Office Coordination:

   • Manage office supplies and ensure the office runs smoothly.
   • Work closely with other departments to ensure seamless coordination.
   • Ensure compliance with company policies and standards.
   • Support office events, meetings, and workshops organization.

6. Clerical Duties:

   • Handle mail distribution and manage courier services.
   • Operate office equipment such as printers, copiers, and scanners.

Requirements:

• Education: Bachelor's degree in Business Administration, Office Management, or a related field preferred.
• Experience: Minimum 5 years of experience as an Executive Secretary or in a similar senior administrative role.
• Languages: Good command of the English language (written and spoken) is mandatory.
• Technical Skills: Proficiency in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Strong typing skills.
• Soft Skills: Exceptional organizational, time-management, and interpersonal skills. Ability to work under pressure and meet deadlines. Must be flexible with work hours, including evenings and weekends.
• Other: Non-smoker and proactive attitude.

How to Apply:
If you meet the requirements and are ready for this exciting opportunity, send your CV to: +97333385918 اتصل بنا (WhatsApp ONLY).

Join us and become part of a professional and friendly work environment!

مطلوب سكرتير تنفيذي (ذكر) على وجه السرعة

نحن منظمة مرموقة نبحث عن سكرتير تنفيذي (ذكر) ذو خبرة لمساعدة المكتب التنفيذي بشكل مباشر. يجب أن يكون المرشح المثالي قادراً على دعم الأنشطة اليومية وضمان التنسيق السلس، إدارة الوقت بكفاءة، والتواصل الاحترافي. إذا كانت لديك الخبرة والمهارات المطلوبة، نقدم لك فرصة مثيرة!

المسؤوليات الرئيسية:

1. الدعم التنفيذي:

   • أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين التنفيذيين والمساهمين الداخليين والخارجيين.
   • إدارة التقويم، جدولة المواعيد، وتنسيق الاجتماعات.
   • تحضير ومراجعة الوثائق، التقارير، والعروض التقديمية.
   • كتابة المراسلات، رسائل البريد الإلكتروني، والمذكرات نيابة عن المنظمة بطريقة احترافية وفي الوقت المحدد.

2. إدارة الاجتماعات والفعاليات:

   • تخطيط وتنسيق الاجتماعات رفيعة المستوى، وضمان تحضير الأجندات والمواد والمشاركين مسبقًا.
   • تدوين وتوزيع محاضر الاجتماعات مع تسليط الضوء على النقاط والإجراءات المستقبلية.
   • تنظيم الفعاليات، المؤتمرات، وترتيبات السفر بما في ذلك التأشيرات، الرحلات، والإقامة.

3. التواصل والربط:

   • التعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة بدقة واحترافية.
   • بناء علاقات قوية مع العملاء والشركاء وأصحاب المصلحة.

4. الدعم الإداري والتنظيمي:

   • الحفاظ على وتنظيم الملفات السرية، السجلات، والمراسلات.
   • مراقبة أولويات المهام لضمان تلبية المواعيد النهائية وتحقيق الأهداف.
   • تتبع المشاريع والمبادرات، مع تقديم تحديثات منتظمة.
   • التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة.
   • تحديث السجلات والملفات وقواعد البيانات المكتبية.

5. تنسيق المكتب:

   • إدارة إمدادات المكتب وضمان سير العمل بشكل سلس.
   • التعاون مع الأقسام الأخرى لضمان التنسيق السلس بين الأنشطة.
   • ضمان الامتثال لسياسات الشركة ومعاييرها.
   • دعم تنظيم الفعاليات، الاجتماعات، وورش العمل.

6. المهام الكتابية:

   • التعامل مع توزيع البريد وإدارة خدمات البريد.
   • تشغيل المعدات المكتبية مثل الطابعات والناسخات والماسحات الضوئية.

المتطلبات:

• التعليم: درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة مفضل.
• الخبرة: خبرة لا تقل عن 5 سنوات كـ سكرتير تنفيذي أو في دور إداري مشابه.
• اللغات: إجادة اللغة الإنجليزية (كتابة وتحدثًا) أمر ضروري.
• المهارات التقنية: إجادة استخدام مجموعة MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook). مهارات كتابة قوية.
• المهارات الشخصية: مهارات تنظيم وإدارة وقت استثنائية. القدرة على العمل تحت الضغط ووفق مواعيد نهائية. يجب أن تكون مستعدًا للعمل في ساعات مرنة بما في ذلك الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع.
• المتطلبات الأخرى: يجب أن يكون المتقدم غير مدخن ومبادر.

طريقة التقديم:
إذا كنت تستوفي المتطلبات ومستعدًا لهذه الفرصة المثيرة، يرجى إرسال سيرتك الذاتية إلى: +97333385918 اتصل بنا (واتساب فقط).

انضم إلينا وكن جزءًا من بيئة عمل احترافية وودية!

تعديل المقال