Join our team at the Gulf Downstream Association (GDA) in Bahrain and get great career benefits
↔️
Technical Affairs Specialist
Job Summary
The Technical Affairs Specialist supports the Technical Manager in overseeing the operations of Technical Committees and Subject Matter Experts (SMEs). This role is responsible for maintaining accurate documentation, coordinating committee activities, facilitating industry engagement, and generating value from the Technical Committees.
Key Responsibilities
- Act as the primary liaison between the Technical Manager and external stakeholders regarding Technical Committee matters.
- Schedule and coordinate meetings, appointments, and travel arrangements for the Technical Manager.
- Assist in preparing and editing correspondence, reports, and presentations.
- Manage email communications, ensuring timely and professional responses.
- Oversee logistics for Technical Committee meetings and maintain an organized meeting calendar.
- Ensure in-person meeting arrangements are made and provide virtual options for remote participants.
- Maintain and organize all Technical Committee-related documents on the shared server for easy access.
- Support committee development and performance improvement in collaboration with the Technical Manager.
- Assist in evaluating the performance of Technical Committees, SMEs, and Single Points of Contact (SPOCs).
- Engage GDA Technical Committees in industry events, supporting representation and value generation.
- Capture and communicate the value generated by Technical Committees to Management, Marketing, and Communications teams.
- Assist in developing criteria for the GDA Excellence Award, ensuring they are achievement-oriented.
- Support the development of a knowledge hub with relevant industry content.
- Track technical challenges encountered by members, document solutions, and ensure proper follow-up.
- Ensure compliance with internal policies, maintain confidentiality, and prepare periodic reports.
Key Competencies & Qualifications
Education:
- Bachelor’s degree in a relevant field.
Experience:
- Minimum 5 years in administrative support, preferably in a technical environment.
Skills:
- Proficiency in Microsoft Office Suite and virtual meeting platforms.
- Experience with document and database management systems.
Key Competencies:
- Strong organizational skills with the ability to manage multiple tasks, prioritize, and meet deadlines.
- Quick learner with adaptability to evolving demands.
- Produces high-quality, error-free work consistently.
- Excellent communication and collaboration skills, with the ability to build strong relationships.
- Maintains performance under pressure, staying calm and focused.
Language Skills:
- Proficiency in English (Arabic is an advantage).
Other Requirements:
- Flexibility to travel as required for meetings and industry events.
انضم الى فريقنا فى الاتحاد الخليجي للتكرير (GDA) فى البحرين واحصل على مزايا وظيفية رائعه
أخصائي الشؤون التقنية
ملخص الوظيفة
يدعم أخصائي الشؤون التقنية مدير الشؤون التقنية في الإشراف على عمليات اللجان الفنية والخبراء المتخصصين (SMEs). يركز هذا الدور على الحفاظ على توثيق دقيق، وتنسيق أنشطة اللجان، وتعزيز التفاعل مع الصناعة، والمساهمة في تحقيق قيمة مضافة من اللجان الفنية.
المسؤوليات الرئيسية
- العمل كنقطة اتصال رئيسية بين مدير الشؤون التقنية وأصحاب المصلحة الخارجيين في جميع المسائل المتعلقة بـ اللجان الفنية.
- جدولة وتنسيق الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر لمدير الشؤون التقنية.
- المساعدة في إعداد وتحرير المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية.
- إدارة الاتصالات عبر البريد الإلكتروني والاستجابة للاستفسارات بشكل احترافي وفي الوقت المناسب.
- تنسيق اللوجستيات لاجتماعات اللجان الفنية وضمان تنظيم جدول الاجتماعات وإبلاغه مسبقًا.
- ضمان توفير ترتيبات الاجتماعات الحضورية، بالإضافة إلى إتاحة خيارات افتراضية للمشاركين عن بُعد.
- إدارة جميع الوثائق المتعلقة باللجان الفنية وتنظيمها على الخادم المشترك لضمان سهولة الوصول إليها.
- التعاون مع مدير الشؤون التقنية لدعم تطوير اللجان وتحسين أدائها.
- المساعدة في تقييم أداء اللجان الفنية والخبراء المتخصصين (SMEs) ونقاط الاتصال الفردية (SPOCs).
- المساهمة في مشاركة اللجان الفنية التابعة لـ GDA في الفعاليات الصناعية لدعم تمثيل GDA وإضافة قيمة إلى القطاع.
- توثيق ونقل القيمة التي تحققها اللجان الفنية إلى الإدارة، والتسويق، وفِرق الاتصالات.
- دعم تطوير معايير جائزة التميز لـ GDA وضمان كونها مبنية على الإنجازات.
- المساعدة في تطوير قاعدة معرفية تحتوي على محتوى صناعي عالي الجودة.
- تتبع التحديات التقنية التي يواجهها الأعضاء، وتوثيق الحلول، وضمان المتابعة لحل المشكلات.
- ضمان الامتثال للسياسات الداخلية، والحفاظ على السرية، وإعداد التقارير الدورية.
الكفاءات الأساسية والمؤهلات
التعليم:
- درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
الخبرة:
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في الدعم الإداري، ويفضل أن تكون في بيئة تقنية.
المهارات:
- إتقان حزمة Microsoft Office والمنصات الخاصة بالاجتماعات الافتراضية.
- خبرة في إدارة الوثائق وقواعد البيانات.
الكفاءات الأساسية:
- مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على إدارة مهام متعددة، وتحديد الأولويات، والالتزام بالمواعيد النهائية.
- سرعة التعلم والقدرة على التكيف مع المتطلبات المتغيرة.
- إنتاج عمل عالي الجودة وخالٍ من الأخطاء بشكل مستمر.
- مهارات اتصال وتعاون ممتازة، مع القدرة على بناء علاقات قوية.
- الحفاظ على الأداء تحت الضغط مع البقاء هادئًا ومركّزًا.
مهارات اللغة:
- إتقان اللغة الإنجليزية (ويُفضل إتقان اللغة العربية).
متطلبات أخرى:
- القدرة على السفر حسب الحاجة لحضور الاجتماعات والفعاليات الصناعية.
.png)
