English Version: Office Administrator & Sales Associate
↔️
We are seeking a detail-oriented and proactive Office Administrator & Sales Associate to support our management team in administrative tasks while driving sales efforts. This role combines sales, organization, and clerical duties to ensure smooth daily operations, effective customer engagement, and a strong company presence on social media.
Key Responsibilities
Sales & Client Relations:
- Conduct professional cold calling to identify and engage new business opportunities.
- Record and manage incoming sales inquiries using company software, ensuring client needs are accurately documented.
- Reconnect with previous clients to nurture relationships and drive repeat business.
- Proactively engage with potential clients outside the office, promoting company services and scheduling meetings.
Office Administration & Support:
- Assist the management team with administrative tasks and special projects as assigned.
- Maintain the organization and cleanliness of the director’s office and key office spaces.
- Handle team inquiries, liaise with suppliers for quotations, and track responses efficiently.
- Conduct market research to identify new suppliers and follow up to ensure timely procurement.
- Manage document control, including tracking correspondence, emails, memos, and maintaining both physical and digital filing systems.
- Draft, format, and prepare letters, emails, and other formal correspondence as needed.
Meeting Coordination:
- Schedule and organize meetings, ensuring rooms are prepared and refreshments are available.
- Take and distribute meeting minutes, highlighting key points, decisions, and action items.
Procurement & Vendor Management:
- Process purchase requests, gather supplier quotations, and assist in procurement decisions.
- Communicate with vendors to ensure timely deliveries and resolve any arising issues.
General Office Management:
- Monitor office supplies, manage stock levels, and place orders as needed.
- Support the team with ad-hoc administrative tasks and company projects.
- Arrange courier services and manage deliveries when required.
- Assist in maintaining employee attendance records, schedules, and calendars.
- Record transactions and entries in Odoo ERP and complete online training as needed.
Qualifications & Skills
- Proven experience in administrative, receptionist, or sales roles.
- Strong organizational and time management skills with attention to detail.
- Excellent verbal and written communication skills.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Ability to handle confidential information with discretion and professionalism.
- Strong multitasking and problem-solving abilities in a fast-paced environment.
Job Type: Full-time
Pay: BD200.000 - BD225.000 per month
Language: Arabic (Preferred)
نحن نبحث عن موظف إدارة مكتب ومساعد مبيعات ذو اهتمام بالتفاصيل وفعال لدعم فريق الإدارة في المهام الإدارية ودفع جهود المبيعات. يجمع هذا الدور بين المبيعات والتنظيم والمهام الكتابية لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، وتحقيق تفاعل فعال مع العملاء، وتعزيز حضور الشركة على وسائل التواصل الاجتماعي.
المسؤوليات الرئيسية
المبيعات والعلاقات مع العملاء:
- إجراء مكالمات باردة احترافية لتحديد والاشتراك مع فرص الأعمال الجديدة.
- تسجيل وإدارة استفسارات المبيعات الواردة باستخدام برامج الشركة، لضمان توثيق احتياجات العملاء بدقة.
- إعادة الاتصال مع العملاء السابقين لتعزيز العلاقات ودفع الأعمال المتكررة.
- التفاعل بشكل استباقي مع العملاء المحتملين خارج المكتب، وتعزيز خدمات الشركة وتنظيم الاجتماعات.
إدارة المكتب والدعم:
- مساعدة فريق الإدارة في المهام الإدارية والمشاريع الخاصة عند الحاجة.
- الحفاظ على التنظيم والنظافة في مكتب المدير والمناطق الرئيسية في المكتب.
- التعامل مع استفسارات الفريق، والتواصل مع الموردين للحصول على العروض، وتتبع الردود بفعالية.
- إجراء أبحاث السوق لتحديد الموردين الجدد والمتابعة لضمان التوريد في الوقت المحدد.
- إدارة التحكم في المستندات، بما في ذلك تتبع المراسلات والبريد الإلكتروني والمذكرات، والحفاظ على الأنظمة الرقمية والورقية.
- صياغة وتنسيق وتحضير الرسائل الإلكترونية والمراسلات الرسمية حسب الحاجة.
تنسيق الاجتماعات:
- جدولة وتنظيم الاجتماعات مع التأكد من تجهيز الغرف وتوفير الوجبات الخفيفة.
- أخذ وتوزيع محاضر الاجتماعات مع تسليط الضوء على النقاط الرئيسية والقرارات والأعمال المطلوبة.
إدارة الشراء والموردين:
- معالجة طلبات الشراء، وجمع عروض الأسعار من الموردين، والمساعدة في اتخاذ قرارات الشراء.
- التواصل مع الموردين لضمان التسليم في الوقت المحدد وحل أي مشاكل تطرأ.
إدارة المكتب العامة:
- مراقبة مستلزمات المكتب، إدارة مستويات المخزون، وطلب العناصر حسب الحاجة.
- دعم الفريق في المهام الإدارية الطارئة والمشاريع الخاصة بالشركة.
- ترتيب خدمات البريد وإدارة عمليات التسليم عند الحاجة.
- المساعدة في الحفاظ على سجلات الحضور الخاصة بالموظفين والجداول الزمنية والتقويمات.
- تسجيل المعاملات والمدخلات في نظام Odoo ERP وإتمام الدورات التدريبية عبر الإنترنت عند الحاجة.
المؤهلات والمهارات
- خبرة مثبتة في الوظائف الإدارية أو الاستقبال أو المبيعات.
- مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية مع الاهتمام بالتفاصيل.
- مهارات تواصل شفهي وكتابي ممتازة.
- إتقان مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook، PowerPoint).
- القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر واحترافية.
- مهارات متعددة المهام وحل المشكلات في بيئة سريعة.
.png)
