شركة رائدة في مجال تطوير العقارات وإدارة الممتلكات في البحرين تبحث عن إداري لقسم الصيانة للانضمام إلى فريقها. سيساهم المرشح المثالي في التنسيق اليومي لطلبات المستأجرين وإدارة خدمات الصيانة.
↔️
المسؤوليات:
- مساعدة إدارة الممتلكات في العمليات اليومية وعلاقات المستأجرين من خلال تنسيق طلبات المستأجرين وإدارة خدمات الصيانة.
- الرد على المكالمات الهاتفية من المستأجرين والموردين وتحويلها إلى الشخص المناسب داخل إدارة الممتلكات أو إرسال موظفين حسب الحاجة.
- توفير الدعم للمستأجرين والموردين في جميع جوانب جدولة الصيانة، وشرح إجراءات المبنى، وتقديم المعلومات العامة.
- تقديم خدمة عملاء عالية الجودة، تحديث وصيانة قوائم الاتصال اليومية والطوارئ للمستأجرين ودلائل المعلومات.
- إعداد جداول الصيانة الشهرية، بطاقة العمل، العروض والفواتير.
- دعم مدير الصيانة من خلال إنتاج أو تعديل وتوزيع النماذج، جداول البيانات، الأدلة، حزم المعلومات وغيرها من المعلومات الكتابية.
- معالجة المراسلات للمستأجرين، المقاولين والأطراف الأخرى.
- الحفاظ على وتحديث ملفات شهادات التأمين لجميع المقاولين الذين يقومون بالعمل في الممتلكات.
- المساعدة في جدولة أعمال المقاولين والتنسيق مع المستأجرين.
- تقديم الدعم العام في احتياجات العمليات المكتبية بما في ذلك تغطية الهاتف وطلب الإمدادات.
- الحفاظ على تحديث معلومات الاتصال الخاصة بالمستأجرين، وإجراءات الوصول بعد ساعات العمل.
- التعامل مع السياسات المتعلقة بإدارة المخاطر وتقارير الحوادث بشكل فوري وكذلك معلومات الاتصال بالطوارئ.
- تنفيذ أي مهام أخرى حسب توجيهات الإدارة.
- الحفاظ على نظام أرشيف منظم للغاية للعقود، المستأجرين، شهادات التأمين، الموردين، المباني، الرسومات، العقود وطلبات الشراء.
المتطلبات:
- شخصية قوية مع معرفة بإجراءات المكتب والمحاسبة.
- مهارات استثنائية في استخدام الكمبيوتر والبرمجيات – MS Office Suite.
- خبرة إدارية من 5-6 سنوات في بيئة الأبراج السكنية والتجارية.
- دراية بتشغيل المرافق.
- خدمة عملاء ممتازة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وحل المشكلات.
- معرفة جيدة بإجراءات الهاتف والبريد الإلكتروني وآداب العمل.
- القدرة على تحديد الأولويات والالتزام بالمواعيد النهائية.
كيفية التقديم:
يمكن للمرشحين المهتمين التقديم لهذه الوظيفة عبر البريد الإلكتروني:
excelrecruitsbh@gmail.com
Job Description:
A leading Real Estate Developer & Property Management Company in Bahrain is seeking an Admin for the Maintenance Division. The ideal candidate will assist with day-to-day operations and tenant relations by coordinating tenant requests and administering maintenance services.
Responsibilities:
- Assist Property Management with daily operations and tenant relations through coordination of tenant requests and administration of maintenance services.
- Answer and route phone calls from tenants and vendors to the appropriate contact within Property Management or dispatch personnel based on immediate needs.
- Provide tenants and vendors with assistance in all aspects of scheduling building maintenance, communicating building procedures, and supplying general building information.
- Provide high-quality customer service, update and maintain current daily and emergency tenant contact lists and tenant information manuals.
- Prepare monthly maintenance schedules, job cards, quotations, and invoices.
- Support the Maintenance Manager by producing, modifying, and/or distributing various forms, spreadsheets, manuals, information packages, and miscellaneous typewritten information.
- Process correspondence for tenants, contractors, and other third parties for Property Management staff.
- Maintain and update insurance certificate files for all contractors performing work at the properties.
- Assist with scheduling contractor work and coordinate with tenants.
- Contribute toward overall office operational needs by helping to provide phone coverage and ordering supplies.
- Maintain and update tenant contact information and after-hours access.
- Maintain reported Risk Management Policies and Incidents immediately upon occurrence, emergency contact information, and a master tenant contact email address listing.
- Handle other assignments as requested by management.
- Maintain a highly organized filing system for leases, tenants, insurance certificates, vendors, buildings, drawings, contracts, and POs.
Requirements:
- Strong personality with knowledge of office and accounting procedures.
- Exceptional computer and software usage skills – MS Office Suite.
- 5-6 years of administrative experience in a commercial and residential towers environment.
- Familiarity with facilities operations.
- Excellent customer service.
- Strong ability to work independently and problem solve.
- Demonstrated knowledge of phone and email procedures and etiquette.
- Ability to prioritize and meet deadlines.
How to Apply:
Interested candidates can apply for this position at:
excelrecruitsbh@gmail.com
.png)
