Executive Secretary Job in Bahrain
↔️
Description
Urgently Required: Executive Secretary
Important Notice: Only applicants who have experience and are currently residing in Bahrain will be considered. Please read carefully and, if you feel that you are a suitable candidate, send your CV to 33385918 (WhatsApp ONLY).
We are a reputed organization looking for an experienced and professional Executive Secretary to directly assist our executive office. The ideal candidate will play a crucial role in supporting the day-to-day activities, ensuring seamless coordination, efficient time management, and professional communication.
Key Responsibilities
1. Executive Support
- Act as the primary point of contact between the executive and internal/external stakeholders.
- Manage the calendar, schedule appointments, and coordinate meetings.
- Prepare and review documents, reports, and presentations.
- Draft correspondence, emails, and memos on behalf of the organization in a professional and timely manner.
2. Meeting & Event Management
- Plan and coordinate high-level meetings, ensuring agendas, materials, and participants are prepared in advance.
- Record and distribute minutes of meetings, highlighting action points and deadlines.
- Organize events, conferences, and travel arrangements, including visas, flights, and accommodations.
3. Communication & Liaison
- Handle all incoming and outgoing communications, ensuring accuracy and professionalism.
- Build and maintain strong relationships with clients, partners, and stakeholders.
4. Administrative & Organizational Support
- Maintain and organize confidential files, records, and correspondence.
- Monitor and prioritize tasks, ensuring the executive office meets deadlines and objectives.
- Track projects and initiatives assigned, providing status updates regularly.
- Handle sensitive and confidential information with the utmost discretion.
- Maintain and update office records, files, and databases.
5. Office Coordination
- Assist with managing office supplies and ensuring the office runs smoothly.
- Work closely with other departments to ensure seamless coordination of activities.
- Ensure compliance with company policies, standards, and protocols.
- Support the organization of office events, meetings, and workshops.
6. Clerical Duties
- Handle mail distribution and manage incoming/outgoing courier services.
- Operate office equipment such as printers, copiers, and scanners.
Requirements
Education
- Bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, or a related field is preferred.
Experience
- Minimum of 5 years of experience as an Executive Secretary or in a similar senior administrative role.
Languages
- Good command of English, both written and spoken, is mandatory.
- Proficiency in professional communication and drafting in English.
Technical Skills
- Must be computer literate with advanced proficiency in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Strong typing skills.
Soft Skills
- Exceptional organizational and time-management skills.
- High level of professionalism and confidentiality.
- Strong interpersonal and problem-solving abilities.
- Ability to handle pressure and work in a fast-paced environment.
- Must be prepared to work flexible hours, including evenings and weekends.
- Capacity to work under pressure.
- Proactive and resourceful attitude with attention to detail.
- Non-smoker.
Join Us
Become a part of a professional and friendly work environment!
If you meet the requirements and are ready to take on this exciting opportunity, please send your CV to 33385918 (WhatsApp ONLY).
وظيفة سكرتير تنفيذي في البحرين
الوصف
مطلوب بشكل عاجل: سكرتير تنفيذي
ملاحظة مهمة: سيتم النظر فقط في الطلبات من المتقدمين الذين لديهم خبرة ويقيمون حالياً في البحرين. يرجى قراءة التفاصيل بعناية، وإذا كنت تشعر أنك مناسب لهذه الوظيفة، يرجى إرسال سيرتك الذاتية إلى 33385918 (واتساب فقط).
نحن منظمة ذات سمعة طيبة تبحث عن سكرتير تنفيذي محترف وذو خبرة للمساعدة المباشرة في المكتب التنفيذي. سيلعب المرشح المثالي دورًا مهمًا في دعم الأنشطة اليومية، وضمان التنسيق السلس، وإدارة الوقت بكفاءة، والتواصل المهني.
المسؤوليات الرئيسية
1. الدعم التنفيذي
- العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين التنفيذيين والمعنيين الداخليين والخارجيين.
- إدارة الجدول الزمني، وتحديد المواعيد، وتنظيم الاجتماعات.
- إعداد ومراجعة الوثائق والتقارير والعروض التقديمية.
- كتابة المراسلات، والبريد الإلكتروني، والمذكرات نيابة عن المنظمة بطريقة مهنية وفي الوقت المناسب.
2. إدارة الاجتماعات والفعاليات
- تخطيط وتنظيم الاجتماعات رفيعة المستوى، وضمان تجهيز الأجندات والمواد والمشاركين مسبقًا.
- تدوين وتوزيع محاضر الاجتماعات، مع تسليط الضوء على النقاط والإجراءات المطلوبة والمواعيد النهائية.
- تنظيم الفعاليات والمؤتمرات وترتيب السفر بما في ذلك التأشيرات، والرحلات، والإقامة.
3. الاتصال والعلاقات
- التعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة، وضمان الدقة والمهنية.
- بناء والحفاظ على علاقات قوية مع العملاء والشركاء وأصحاب المصلحة.
4. الدعم الإداري والتنظيمي
- الحفاظ على وتنظيم الملفات السرية والسجلات والمراسلات.
- مراقبة وتحديد أولويات المهام لضمان أن المكتب التنفيذي يلتزم بالمواعيد النهائية والأهداف.
- متابعة المشاريع والمبادرات الموكلة، وتقديم تحديثات دورية عن حالة المشاريع.
- التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بسرية تامة.
- الحفاظ على تحديث السجلات، والملفات، وقواعد البيانات المكتبية.
5. تنسيق المكتب
- المساعدة في إدارة الإمدادات المكتبية وضمان سير العمل بسلاسة.
- العمل عن كثب مع الأقسام الأخرى لضمان التنسيق السلس للأنشطة.
- ضمان الامتثال لسياسات الشركة والمعايير والبروتوكولات.
- دعم تنظيم الفعاليات، الاجتماعات، وورش العمل داخل المكتب.
6. المهام الإدارية
- التعامل مع توزيع البريد وإدارة خدمات البريد الوارد والصادر.
- تشغيل معدات المكتب مثل الطابعات، والناسخات، والماسحات الضوئية.
المتطلبات
التعليم
- درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
الخبرة
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في العمل كسكرتير تنفيذي أو في دور إداري مماثل.
اللغات
- إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا، ويعد إتقان التواصل المهني وكتابة المراسلات باللغة الإنجليزية أمرًا ضروريًا.
المهارات التقنية
- يجب أن تكون على دراية تامة باستخدام برامج MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
- مهارات قوية في الطباعة.
المهارات الشخصية
- مهارات تنظيم وإدارة وقت استثنائية.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية.
- مهارات قوية في التعامل مع الآخرين وحل المشكلات.
- القدرة على العمل تحت الضغط في بيئة سريعة.
- يجب أن تكون مستعدًا للعمل في ساعات مرنة بما في ذلك الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع.
- القدرة على العمل تحت الضغط.
- توجه استباقي ومهارات ممتازة في التفاصيل.
- غير مدخن.
انضم إلينا
كن جزءًا من بيئة عمل احترافية وودودة!
إذا كنت تستوفي المتطلبات ومستعدًا لهذه الفرصة المثيرة، يرجى إرسال سيرتك الذاتية إلى 33385918 (واتساب فقط).
.png)
