Overview
At our company, we believe in fostering a dynamic and supportive environment where employees are empowered to excel and grow. As a team, we are dedicated to delivering excellence through continuous improvement, open communication, and a focus on both individual and organizational success. Joining us means being part of a forward-thinking company that values your contributions and encourages professional growth. Whether you're an experienced professional or a rising talent, we offer a collaborative space where your skills will thrive.
↔
Admin Assistant / PA Job Details:
- Job Level: Mid-Level Staff
Skills: Business Skills
- General office management skills, including administration and HR.
- Good negotiation skills.
- Moderate knowledge of accounting.
- Knowledgeable in basic local laws (legalities).
Skills: Personal Skills
- Can handle complex situations requiring frequent changes.
- A good team member as well as a good team leader.
- Communication professionally in verbal and written English.
- Commitment to continuous improvement in the business environment.
- Interpersonal: ability to work with people from diverse backgrounds and cultures.
- Think strategically, responsible, and committed.
- Self–motivated to deliver with excellence.
Detailed Job Description
HR Functions (support only to outsourced HR consultant)
- Assists with staff needs and HR-related support.
- Informed of human resources practices and policies.
- Guides staff members with the HR manual and Labor Law rules.
- Assists with employment contracts.
- In charge of company visa/immigration matters.
PA Functions
- Assist the Principal in the overall office administration.
- Schedules and maintains a calendar of appointments, meetings, and travel itineraries.
- Oversees principal personal credit card and bank accounts.
- Screening of Principal’s calls and appointments.
- Booking air travel and hotel accommodation.
- Handles business correspondences as directed by the principal.
- Acts with sound discretion in dispensing the task at hand.
Accounting Functions (Assist outsourced accountant only)
- Assist in-house accountant with all required information.
- Invoice preparation and collection of payments.
- Handles petty cash.
- Preparation of monthly Payroll.
- Makes all Office-related online payments.
Administrative Functions
- Ensures office administration functions run smoothly.
- Prepares and maintains office manuals and procedures.
- File, maintain, and update office documents in a professional filing system.
- Liaise with clients to ensure repeat patronage and provide prompt response calls.
- Composes correspondence for various clients and suppliers.
- Assists technical staff in matters that require administrative action.
- Prepares and maintains departmental information, including timesheets, expense reports, contracts, and invoice payments.
To apply, please click here for available vacancies.
نظرة عامة
في شركتنا، نؤمن بتعزيز بيئة ديناميكية وداعمة حيث يتم تمكين الموظفين من التفوق والنمو. كفريق واحد، نحن ملتزمون بتقديم التميز من خلال التحسين المستمر، والتواصل المفتوح، والتركيز على النجاح الفردي والتنظيمي. الانضمام إلينا يعني أن تكون جزءًا من شركة مبتكرة تقدر مساهماتك وتشجع على النمو المهني. سواء كنت محترفًا ذا خبرة أو موهبة صاعدة، نقدم لك مساحة تعاونية حيث ستزدهر مهاراتك.
تفاصيل وظيفة مساعد إداري / مساعد شخصي:
- المستوى الوظيفي: موظف مستوى متوسط
المهارات: مهارات العمل
- مهارات إدارة المكتب العامة، بما في ذلك الإدارة والموارد البشرية.
- مهارات التفاوض الجيدة.
- معرفة معتدلة بالمحاسبة.
- معرفة بالقوانين المحلية الأساسية (الجوانب القانونية).
المهارات الشخصية
- القدرة على التعامل مع المواقف المعقدة التي تتطلب تغييرات متكررة.
- عضو فريق جيد وكذلك قائد فريق جيد.
- القدرة على التواصل بشكل مهني بالإنجليزية شفويًا وكتابيًا.
- الالتزام بالتحسين المستمر في بيئة العمل.
- القدرة على العمل مع الأشخاص من خلفيات وثقافات متنوعة.
- التفكير الاستراتيجي، المسؤولية، والالتزام.
- التحفيز الذاتي لتقديم عمل متميز.
الوصف التفصيلي للوظيفة
وظائف الموارد البشرية (الدعم فقط للمستشار الخارجي للموارد البشرية)
- المساعدة في تلبية احتياجات الموظفين والدعم المتعلق بالموارد البشرية.
- الاطلاع على ممارسات وسياسات الموارد البشرية.
- إرشاد الموظفين من خلال دليل الموارد البشرية وقوانين العمل.
- المساعدة في إعداد عقود العمل.
- المسؤولية عن مسائل التأشيرات والهجرة الخاصة بالشركة.
وظائف المساعد الشخصي
- مساعدة المسؤول الرئيسي في إدارة المكتب بشكل عام.
- جدولة وصيانة تقويم المواعيد، الاجتماعات، وبرامج السفر.
- الإشراف على الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان الشخصية للمسؤول الرئيسي.
- تصفية مكالمات المسؤول الرئيسي والمواعيد.
- حجز تذاكر الطيران وترتيب الإقامة في الفنادق.
- التعامل مع المراسلات التجارية كما يوجه المسؤول الرئيسي.
- اتخاذ قرارات حكيمة في أداء المهام المكلف بها.
وظائف المحاسبة (الدعم فقط للمحاسب الخارجي)
- مساعدة المحاسب الداخلي في تقديم كافة المعلومات المطلوبة.
- إعداد الفواتير وجمع المدفوعات.
- التعامل مع النقدية الصغيرة.
- إعداد كشوف المرتبات الشهرية.
- إجراء جميع المدفوعات المتعلقة بالمكتب عبر الإنترنت.
الوظائف الإدارية
- ضمان سير أعمال إدارة المكتب بسلاسة.
- إعداد وصيانة الأدلة والإجراءات الخاصة بالمكتب.
- تنظيم وصيانة وتحديث الوثائق المكتبية في نظام أرشيف مهني.
- التنسيق مع العملاء لضمان التعامل المستمر وتقديم استجابة سريعة للمكالمات.
- كتابة المراسلات للعملاء والموردين.
- مساعدة الموظفين الفنيين في الأمور التي تتطلب إجراءات إدارية.
- إعداد وصيانة المعلومات الإدارية، بما في ذلك جداول الوقت، تقارير النفقات، العقود، ومدفوعات الفواتير.
.png)
