Registration and Receptionist Job in Bahrain
Position Overview:↔️
The Registration and Receptionist at the training center is responsible for managing trainee registrations, providing excellent customer service, and ensuring a welcoming reception area. This role involves assisting trainees with the registration process, handling inquiries, and supporting administrative tasks. Additionally, the role may require offering assistance with registrations on platforms such as Tamkeen Portal or the Ministry of Labor (MOL) if needed.
Key Responsibilities:
Trainee Registration:
- Assist trainees with the registration process.
- Ensure accurate and timely entry of registration details into the training center's database.
- Coordinate with trainers and management to align program capacities with registrations.
Reception Duties:
- Greet and assist visitors and trainees in a professional and courteous manner.
- Manage incoming calls, emails, and inquiries, directing them to the appropriate contacts.
- Maintain a neat and organized reception area to create a positive first impression.
Assistance with Online Portals:
- Provide guidance and support to trainees needing assistance with registrations on external platforms like Tamkeen Portal or the Ministry of Labor (MOL).
- Ensure trainees understand the registration requirements and procedures on these platforms.
- Assist with navigating online registration portals and troubleshooting any issues that may arise.
Administrative Support:
- Assist with administrative tasks, such as preparing training materials and scheduling appointments.
- Coordinate logistical arrangements for training sessions, including room bookings and equipment setup.
- Support other administrative functions as necessary to facilitate the smooth operation of the training center.
Customer Service:
- Address trainees' inquiries and concerns promptly and professionally.
- Provide clear and accurate information to trainees regarding programs, schedules, and registration processes.
- Handle challenging situations with empathy and problem-solving skills.
Qualifications and Skills:
- High school diploma or equivalent; additional certification in office administration is a plus.
- Previous experience in customer service or administrative roles.
- Strong communication and interpersonal skills.
- Proficiency in basic computer applications for data entry and office tasks.
- Ability to multitask, prioritize duties, and maintain attention to detail.
- Familiarity with online registration portals like Tamkeen Portal or MOL is advantageous.
Key Performance Indicators (KPIs):
- Registration Efficiency: Percentage of registrations processed accurately and timely.
- Customer Satisfaction: Customer satisfaction ratings from trainee feedback.
- Assistance with Online Portals: Completion rate of trainee registrations on external platforms with assistance.
- Response Time: Average response time to inquiries and requests.
- Administrative Support Effectiveness: Completion rate of administrative tasks.
- Reception Area Maintenance: Reception area cleanliness and organization.
- Training Program Alignment: Percentage of program capacities aligned with registrations.
- Accuracy in Data Entry: Data entry accuracy rate.
How to Apply:
For inquiries, please contact:
Mobile: +973 38380781
وظيفة موظف استقبال وتسجيل في البحرين
وصف الوظيفة:
موظف التسجيل والاستقبال في مركز التدريب مسؤول عن إدارة تسجيل المتدربين، تقديم خدمة عملاء ممتازة، وضمان أن تكون منطقة الاستقبال مرحبة. تتضمن هذه الوظيفة مساعدة المتدربين في عملية التسجيل، التعامل مع الاستفسارات، ودعم المهام الإدارية. بالإضافة إلى ذلك، قد يتطلب الدور تقديم المساعدة في التسجيلات على منصات مثل بوابة تمكين أو وزارة العمل إذا لزم الأمر.
المسؤوليات الرئيسية:
تسجيل المتدربين:
- مساعدة المتدربين في عملية التسجيل.
- ضمان إدخال بيانات التسجيل بشكل دقيق وفي الوقت المحدد في قاعدة بيانات مركز التدريب.
- التنسيق مع المدربين والإدارة لضمان توافق سعة البرامج مع التسجيلات.
مهام الاستقبال:
- الترحيب بالزوار والمتدربين ومساعدتهم بطريقة احترافية ومهذبة.
- إدارة المكالمات الهاتفية الواردة والبريد الإلكتروني والاستفسارات، وتوجيهها إلى الأشخاص المعنيين.
- الحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومنظمة لإحداث انطباع أولي إيجابي.
المساعدة مع المنصات الإلكترونية:
- تقديم الإرشاد والدعم للمتدربين الذين يحتاجون المساعدة في التسجيلات على منصات خارجية مثل بوابة تمكين أو وزارة العمل.
- ضمان أن يفهم المتدربون متطلبات التسجيل وإجراءات هذه المنصات.
- مساعدة المتدربين في التنقل عبر بوابات التسجيل الإلكترونية وحل أي مشاكل قد تحدث.
الدعم الإداري:
- المساعدة في المهام الإدارية مثل إعداد المواد التدريبية وتحديد المواعيد.
- التنسيق للترتيبات اللوجستية للدورات التدريبية، بما في ذلك حجز الغرف وترتيب المعدات.
- دعم المهام الإدارية الأخرى حسب الحاجة لضمان سير العمل في مركز التدريب.
خدمة العملاء:
- معالجة استفسارات واهتمامات المتدربين بشكل سريع واحترافي.
- تقديم معلومات واضحة ودقيقة للمتدربين بشأن البرامج والجداول وعمليات التسجيل.
- التعامل مع المواقف الصعبة بتعاطف ومهارات حل المشكلات.
المؤهلات والمهارات:
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ شهادة إضافية في إدارة المكاتب تعتبر ميزة.
- خبرة سابقة في خدمة العملاء أو الأدوار الإدارية.
- مهارات تواصل وتفاعل بين الأشخاص قوية.
- إتقان التطبيقات الكمبيوتر الأساسية لإدخال البيانات والمهام المكتبية.
- القدرة على تعدد المهام، تحديد الأولويات، والانتباه للتفاصيل.
- المعرفة بمنصات التسجيل الإلكترونية مثل بوابة تمكين أو MOL تعتبر ميزة.
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs):
- كفاءة التسجيل: نسبة التسجيلات التي تم معالجتها بدقة وفي الوقت المحدد.
- رضا العملاء: تصنيفات رضا العملاء بناءً على تعليقات المتدربين.
- المساعدة في المنصات الإلكترونية: نسبة اكتمال التسجيلات للمتدربين على المنصات الخارجية بمساعدة.
- وقت الاستجابة: متوسط وقت الاستجابة للاستفسارات والطلبات.
- فعالية الدعم الإداري: نسبة اكتمال المهام الإدارية.
- صيانة منطقة الاستقبال: نظافة وتنظيم منطقة الاستقبال.
- مواءمة برنامج التدريب: نسبة توافق سعة البرامج مع التسجيلات.
- دقة إدخال البيانات: معدل دقة إدخال البيانات.
طريقة التقديم:
للاستفسار، يرجى الاتصال على:
الموبايل: +973 38380781
.png)
