Overview
Join a dynamic team and become part of the world’s most international company, pioneering cross-border express delivery since 1969. Our company is present in over 220 countries and territories worldwide, connecting people and improving lives. By focusing on service, quality, and sustainability, we harness the power of global trade to make a difference for our customers and team members alike. Be part of a company that values its employees and helps them grow and succeed in a global environment.
↔
AIMS Administrator
Role Purpose:
- Provide admin support and effective coordination in planning of scheduling and activities in line with Company policies and procedures.
Your Tasks:
- Day-to-day admin responsibility of AIMS Management for crew scheduling, crew records & crew route construction enabling the assignment of Flying Spanners on Flights.
- Build the Maintenance roster in AIMS proactively to forecast & project manpower requirements.
- Construct crew routes for pairing, involving the review of each flight on AIMS and assigning a crew position for all “ME” (Maintenance Engineers) (typically 3 days per month).
- Build the flying spanner roster, ensuring resources are in place in compliance with company manning level procedures.
- Liaise with the Production Manager to ensure adequate B1 & B2 coverage for all departures & downtimes.
- Assist Line Managers with coordinating departures and fueling figures when required.
- Optimize manpower to ensure flights are assigned efficiently, minimizing overtime to support routine flights.
- Ensure that maintenance slots have adequate resources to complete work packs in line with requested manpower levels.
- Communicate flight changes, timings, and cancellations to flying spanner engineers via AIMs notifications and personal messaging.
- Manage the AMO vacation roster and leave records, ensuring that approved leaves are updated in AIMS.
- Track OT calls and assignment ensuring distribution of overtime is transparent & fair.
- Communicate monthly flight schedule and daily flight updates to Third Party Maintenance Support at outstations.
- Manage annual leave and roster for all contracted engineers, ensuring optimization of contracted manning levels.
- Assist in organizing luncheons, meetings, and events as required, including staff meetings and other events.
- Arrange/assist with visa applications required for Flying Spanner duties to new jurisdictions.
- Undertake any other duties or projects as assigned by the Administration Support Manager & Production Manager.
- Occasionally assist with vacation cover for other technical department administrators.
Desired Skills and Experience:
Your Profile:
- At least 2 years of relevant work experience.
- Higher Education Degree or equivalent.
- Strong Communication skills, both oral and written English.
- Highly motivated to problem-solving and attentive to details.
- Knowledgeable with Microsoft Office 365, preferably with Excel, Word, PowerPoint, and Outlook.
- Ability to draft & produce simple reports.
- Commitment to delivering high-quality services.
- Proactive, resourceful, and can-do multi-tasker.
- Flexible to working patterns when necessary and able to cope with extremely stressful situations and a busy environment.
- Ability to complete tasks in full with objectives delivered.
- Strong organizational skills with excellent ability to prioritize.
- Able to possess time management skills and meet deadlines.
- Excellent interpersonal skills at all levels.
- Experience working in a medium-size organization with at least 15+ staff is an advantage.
Our Offer:
- Strong career support in an international environment.
- Great culture and colleagues.
- Multifarious benefit program.
To apply, please click here for available vacancies.
نظرة عامة
انضم إلى فريقنا وكن جزءًا من أكثر الشركات الدولية في العالم، الرائدة في توصيل الطرود عبر الحدود منذ عام 1969. نحن حاضرين في أكثر من 220 دولة ومنطقة حول العالم، نربط بين الناس ونحسن حياتهم. من خلال التركيز على الخدمة والجودة والاستدامة، نستفيد من قوة التجارة العالمية لإحداث فرق لعملائنا وفرق العمل لدينا. كن جزءًا من شركة تقدر موظفيها وتساعدهم على النمو والنجاح في بيئة عالمية.
مسؤول AIMS
هدف الوظيفة:
- تقديم الدعم الإداري والتنسيق الفعال في التخطيط للجدولة والأنشطة بما يتماشى مع سياسات وإجراءات الشركة.
المهام الخاصة بك:
- المسؤولية الإدارية اليومية لإدارة AIMS من حيث جدولة الطاقم، سجلات الطاقم، وبناء مسارات الطاقم لتخصيص مهام "Flying Spanners" للرحلات.
- بناء جدول الصيانة في AIMS بشكل استباقي لتوقع احتياجات القوى العاملة.
- بناء مسارات الطاقم للترتيب، مما يتطلب مراجعة كل رحلة على AIMS وتخصيص موقع طاقم لكل "ME" (مهندسي الصيانة) (عادة 3 أيام في الشهر).
- بناء جدول "Flying Spanner"، مع ضمان توفر الموارد وفقًا لإجراءات مستوى العمالة في الشركة.
- التنسيق مع مدير الإنتاج لضمان تغطية كافية من B1 وB2 لجميع الرحلات وأوقات التوقف.
- مساعدة مديري الأقسام في تنسيق مغادرات الرحلات وأرقام التزود بالوقود عند الحاجة.
- تحسين القوى العاملة لضمان تخصيص الرحلات بشكل فعال وتقليل العمل الإضافي لدعم الرحلات الروتينية.
- ضمان توفر الموارد الكافية في الفترات المخصصة للصيانة لضمان إتمام حزم العمل وفقًا لمستويات القوى العاملة المطلوبة.
- التواصل بشأن تغييرات مواعيد الرحلات والإلغاءات لمهندسي الطيران عبر إشعارات AIMS والرسائل الشخصية.
- إدارة جدول إجازات AMO وسجلات الإجازات، مع تحديث الإجازات المعتمدة في AIMS.
- تتبع مكالمات وأوامر العمل الإضافي وضمان توزيع العمل الإضافي بشكل شفاف وعادل.
- التواصل بشأن الجدول الشهري للرحلات والتحديثات اليومية للرحلات إلى دعم الصيانة الخارجية في محطات الخدمة.
- إدارة الإجازات السنوية والجدول الزمني لجميع المهندسين المتعاقدين، مع ضمان تحسين مستويات العمالة المتعاقدة.
- المساعدة في تنظيم الوجبات والاجتماعات والفعاليات عند الحاجة، بما في ذلك الاجتماعات وحفلات الموظفين.
- ترتيب/مساعدة في تقديم طلبات تأشيرات السفر لمهام "Flying Spanner" إلى سلطات قضائية جديدة.
- أداء أي مهام أو مشاريع أخرى يتم تكليفها من قبل مدير الدعم الإداري ومدير الإنتاج.
- من حين لآخر، المساعدة في تغطية الإجازات للموظفين الآخرين في الأقسام الفنية.
المهارات والخبرة المطلوبة:
ملفك الشخصي:
- خبرة لا تقل عن سنتين في العمل ذي الصلة.
- درجة التعليم العالي أو ما يعادلها.
- مهارات تواصل قوية، شفويًا وكتابيًا باللغة الإنجليزية.
- تحفيز عالٍ لحل المشكلات والانتباه للتفاصيل.
- معرفة بـ Microsoft Office 365، ويفضل Excel وWord وPowerPoint وOutlook.
- القدرة على كتابة وإنتاج تقارير بسيطة.
- التزام بتقديم خدمات عالية الجودة.
- قدرة على التكيف والقيام بمهام متعددة.
- مرونة في نمط العمل عند الضرورة والقدرة على التعامل مع المواقف المجهدة والبيئة المزدحمة.
- القدرة على إتمام المهام بشكل كامل وتحقيق الأهداف.
- مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تحديد الأولويات.
- قدرة على إدارة الوقت والوفاء بالمواعيد النهائية.
- مهارات تواصل بين الأشخاص على جميع المستويات.
- يفضل وجود خبرة في العمل في منظمة متوسطة الحجم مع أكثر من 15 موظفًا.
عرضنا:
- دعم مهني قوي في بيئة دولية.
- ثقافة رائعة وزملاء عمل مميزين.
- برنامج مزايا متعدد.
.png)
