.png)
Secretary - Full Time Position in IT Software Services
↔
Looking for a dynamic and organized individual to join our Sales Department as a Secretary! This is an exciting opportunity to manage travel arrangements, shipment logistics, and administrative support for our team. If you are detail-oriented, proactive, and possess excellent communication skills, we would love to hear from you!
Job Description
As a Secretary, you will be responsible for handling a variety of administrative tasks, including booking travel, managing shipments, processing travel claims, and preparing expense summaries. You will ensure smooth daily operations for the Sales Department, keeping everything organized and on track.
Roles & Responsibilities
- Travel Arrangements: Book travel tickets (flights, trains, etc.) and hotel accommodations for Sales Department staff. Coordinate annual leave travel tickets and apply for travel visas online.
- Shipment Management: Handle shipment requests, coordinate logistics, and ensure timely delivery of goods, samples, and materials needed for business operations.
- Business Travel Claims: Process and manage business travel claims, ensuring proper documentation and compliance with company policies. Maintain organized records for future reference.
- Expense Summaries and Payment Tracking: Prepare monthly/quarterly summaries of travel expenses, hotel bookings, and other departmental costs. Coordinate with finance for timely payments.
- General Administrative Support: Handle correspondence, schedule meetings, and manage department records. Assist with reports, presentations, and general administrative duties for the Sales team.
- Other Duties: Provide ad-hoc support to the Sales Department and maintain confidentiality when handling sensitive information.
Desired Candidate Profile
- Proven experience as a secretary, administrative assistant, or in a similar role.
- Strong organizational skills and the ability to multitask and prioritize.
- Excellent verbal and written communication skills.
- Proficiency in MS Office, particularly Excel for managing expenses.
- Experience in booking travel and processing business travel claims.
- Familiarity with shipment coordination and logistics management.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Ability to work independently and collaboratively in a team.
- Proactive approach to problem-solving and process improvement.
Employment Type
Full-time
Company Industry
IT - Software Services
إعلان توظيف: سكرتير/ة - وظيفة بدوام كامل في خدمات البرمجيات وتقنية المعلومات
وصف الوظيفة
بصفتك سكرتير/ة، ستكون مسؤولاً عن مجموعة من المهام الإدارية، بما في ذلك حجز تذاكر السفر، إدارة الشحنات، معالجة مطالبات السفر، وإعداد ملخصات النفقات. ستضمن سير العمليات اليومية بسلاسة في قسم المبيعات، مع الحفاظ على التنظيم والترتيب.
الأدوار والمسؤوليات
- ترتيبات السفر: حجز تذاكر السفر (الطائرات، القطارات، إلخ) والإقامة الفندقية لموظفي قسم المبيعات. تنسيق تذاكر السفر للإجازات السنوية والتقدم للحصول على تأشيرات السفر عبر الإنترنت.
- إدارة الشحنات: التعامل مع طلبات الشحن، تنسيق اللوجستيات، وضمان تسليم البضائع، العينات، والمواد المطلوبة لعمليات الأعمال في الوقت المحدد.
- مطالبات السفر التجارية: معالجة وإدارة مطالبات السفر التجارية، وضمان توثيق النفقات بما يتماشى مع سياسات الشركة. الحفاظ على سجلات منظمة للرجوع إليها مستقبلاً.
- ملخصات النفقات وتتبع المدفوعات: إعداد ملخصات شهرية أو ربع سنوية للنفقات المتعلقة بحجوزات السفر، الإقامة الفندقية، وفواتير الهاتف، وأي نفقات أخرى تتعلق بالقسم. التنسيق مع قسم المالية لضمان معالجة المدفوعات في الوقت المحدد.
- الدعم الإداري العام: التعامل مع المراسلات، جدولة الاجتماعات، وتنظيم سجلات القسم. المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والوثائق الأخرى لفريق المبيعات.
- مهام أخرى: تقديم الدعم حسب الحاجة لقسم المبيعات والحفاظ على السرية عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
الملف الشخصي المطلوب
- خبرة مثبتة كسكرتير/ة، مساعد إداري، أو في دور مشابه.
- مهارات تنظيم قوية والقدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بفعالية.
- مهارات تواصل شفوية وكتابية ممتازة.
- إتقان استخدام برامج MS Office، وخاصة Excel لإدارة النفقات.
- خبرة في حجز ترتيبات السفر ومعالجة مطالبات السفر التجارية.
- دراية بتنسيق الشحنات وإدارة اللوجستيات.
- انتباه دقيق للتفاصيل ودقة في العمل.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق.
- نهج استباقي في حل المشكلات وتحسين العمليات.
نوع العمل
دوام كامل
صناعة الشركة
خدمات البرمجيات وتقنية المعلومات
.png)
