Join our team at Wilhelmsen Port Services and witness a distinguished career future - Bahrain
↔️
Internship for Ships Agency Administrator Role
About the Job
Join our global team for a career filled with opportunities to solve challenges both small and large, local and global, simple and complex.
Key Tasks Opportunity
Vessel Agency
- To ensure the vessel documents are processed in a timely manner and avoid delays.
- Assist the crewing offices with crew changes, arranging taxis, hotels, and immigration formalities.
- Arranging doctor, dentist, or other crew requirements.
- Ordering of pilots and tugs and keeping the Berthing team and Operations aware of delays or other operational matters.
- Coordination of ships spares arriving or leaving a vessel.
- Liaising with 3rd party agencies where required.
Disbursement Account Processing
- Process and prepare Disbursement accounts from the preliminary stage to the final, carefully checking for accuracy, with reference to Disbursement account checklist.
- Receive, read carefully, and take appropriate actions, when required, with any e-mail, fax, and/or messages related to attendance of vessel that could affect the disbursement accounts.
- Ensure completeness and accuracy of supplier invoices received for job file/voyage and prepare relevant disbursement accounts.
- Check coding on supplier invoices to ensure correct category and enter any corrections in the system if necessary.
- Work closely with agents on any discrepancies and obtaining approvals on DA’s.
- Prepare the final disbursement account (D/A) reflecting the appropriate accounting and financial transactions along with supported invoices in accordance with the statement of fact.
- Respond to any discrepancies and follow up with the principle/s if any enquiry occurs and give a very clear and timely explanation.
- Prepare timely statement of accounts to principles along with final D/A’s and follow up on settlement of balances.
- Maintain proper day-to-day filing of accounting transactions.
Essential Criteria
- Graduate of International Logistics or similar course or field.
- Ability to work on own initiative and build good working relationships.
- Excellent communication, interpersonal, and administrative skills.
- Effective planning and attention to detail is a must for this role.
- Excellent client relationship and customer service.
- IT literate, with experience from working with Excel, Word, Teams, CRM systems, and other system applications and tools.
- Team player.
- Results-oriented.
- Ability to multitask.
- Methodological approach and be able to always demonstrate a professional manner, dealing with Wilhelmsen Port Services staff and vessel Masters/officers/crew.
- Ability to be flexible and meet strict deadlines.
- Must remain focused on prioritization of day-to-day emails and tasks.
- Excellent decision-making skills.
- Effective time management skills.
We Can Offer
- Authentic onboarding experience. Full introduction to work.
- Apply theoretical knowledge in the actual work.
- Expand and improve your skills.
- Develop professional connections.
- Boost your resume/portfolio.
- Trainings that will support your personal and professional development.
- Opportunity to work in an international, diverse, and inclusive environment.
- In-trend office tools.
انضم الى فريقنا فى خدمات ميناء فيلهلمسن واصنع مستقبل مهنى مميز-البحرين
تدريب لوظيفة موظف وكالة السفن
عن الوظيفة
انضم إلى فريقنا العالمي لمسيرة مهنية مليئة بالفرص لحل التحديات الصغيرة والكبيرة، المحلية والعالمية، البسيطة والمعقدة.
المهام الرئيسية المتاحة
وكالة السفن
- لضمان معالجة مستندات السفن في الوقت المناسب وتجنب التأخيرات.
- مساعدة مكاتب الطاقم في تغيير الطاقم، وترتيب سيارات الأجرة، والفنادق، والإجراءات الجمركية.
- ترتيب مواعيد الأطباء، أطباء الأسنان، أو أي متطلبات أخرى للطاقم.
- طلب القاطرات والسحب وإبقاء فريق الرسو والعمليات على علم بالتأخيرات أو الأمور التشغيلية الأخرى.
- تنسيق وصول أو مغادرة قطع غيار السفن.
- التواصل مع الوكالات الخارجية عند الحاجة.
معالجة حسابات المصروفات
- معالجة وإعداد حسابات المصروفات من المرحلة الأولية إلى النهائية، مع التحقق من الدقة، بالرجوع إلى قائمة التحقق الخاصة بحسابات المصروفات.
- استلام وقراءة بعناية واتخاذ الإجراءات المناسبة، عند الحاجة، مع أي بريد إلكتروني أو فاكس أو رسائل تتعلق بحضور السفينة التي قد تؤثر على حسابات المصروفات.
- ضمان اكتمال ودقة فواتير الموردين المستلمة لملف العمل/الرحلة وإعداد حسابات المصروفات ذات الصلة.
- التحقق من الترميز على فواتير الموردين لضمان الفئة الصحيحة وإدخال أي تصحيحات في النظام إذا لزم الأمر.
- العمل عن كثب مع الوكلاء على أي تناقضات والحصول على الموافقات على DA.
- إعداد الحساب النهائي للمصروفات (D/A) الذي يعكس المعاملات المحاسبية والمالية المناسبة مع الفواتير المدعومة وفقًا لبيان الحقائق.
- الرد على أي تناقضات والمتابعة مع المبدأ/المبادئ إذا حدثت أي استفسارات وإعطاء تفسير واضح وفي الوقت المناسب.
- إعداد بيانات حسابات في الوقت المناسب للمبادئ مع D/A النهائية والمتابعة بشأن تسوية الأرصدة.
- الحفاظ على تنظيم يومي جيد لمعاملات المحاسبة.
المعايير الأساسية
- خريج من تخصص اللوجستيات الدولية أو دورة أو مجال مشابه.
- القدرة على العمل بمبادرة فردية وبناء علاقات عمل جيدة.
- مهارات ممتازة في التواصل والعلاقات الشخصية والإدارية.
- التخطيط الفعال والانتباه للتفاصيل أمر ضروري لهذه الوظيفة.
- مهارات ممتازة في العلاقات مع العملاء وخدمة العملاء.
- القدرة على استخدام برامج الكمبيوتر، مع خبرة في العمل مع Excel وWord وTeams ونظام إدارة علاقات العملاء (CRM) وغيرها من التطبيقات والأدوات.
- العمل كفريق.
- التركيز على النتائج.
- القدرة على إدارة مهام متعددة.
- نهج منهجي والقدرة على إظهار سلوك احترافي دائمًا، عند التعامل مع موظفي خدمات الموانئ من ويلهيلمسن وقادة السفن/الضباط/الطاقم.
- القدرة على المرونة والوفاء بالمواعيد النهائية الصارمة.
- يجب أن تظل مركّزًا على أولويات البريد الإلكتروني والمهام اليومية.
- مهارات اتخاذ قرارات ممتازة.
- مهارات فعالة في إدارة الوقت.
ما يمكننا تقديمه
- تجربة توجيه أصلية. تقديم كامل للعمل.
- تطبيق المعرفة النظرية في العمل الفعلي.
- توسيع وتحسين مهاراتك.
- تطوير علاقات مهنية.
- تعزيز سيرتك الذاتية/محفظتك.
- تدريبات تدعم تطويرك الشخصي والمهني.
- فرصة للعمل في بيئة دولية متنوعة وشاملة.
- أدوات مكتبية عصرية.
.png)
