.png)
Job Advertisement ↔️
Position: Events and Residence Manager
Job Grade: Administrative Officer (AO)
Location: British Embassy, Bahrain
The British Embassy Bahrain has a vacancy for an Events and Residence Manager. The successful candidate will lead the public-facing representational work of the Embassy, coordinating and executing all official events taking place at the Embassy and Ambassador’s Residence.
Duties and Responsibilities
You will deliver first-rate events that reflect well on the Embassy and align with UK Government objectives by:
- Working with the Ambassador and embassy colleagues to plan effective events in a timely manner.
- Managing event budgets to ensure value for money and accurate forecasting and reconciliation against the annual budget.
- Reconciling all purchases promptly with the required supporting documentation.
- Invoicing customers where necessary and ensuring timely payment.
- Maintaining event storage areas, keeping an inventory of all event assets, and ensuring they are well maintained and resupplied.
- Managing supplier, procurement, audit, and other documentation in accordance with Embassy rules.
- Producing and managing guest lists and invitations for each event while developing and maintaining a master contact list.
- Preparing function forms and organizing event briefings at least 24 hours in advance.
- Liaising with embassy and external contracted staff, maintaining good contacts with caterers and service providers, and constantly assessing the market for quality and value for money.
- Attending larger events to ensure smooth execution (time off in lieu can be claimed).
- Managing the overall event schedule to ensure feasibility within available resources.
- Chairing events delivery committees for major events, such as the King’s Birthday Party and annual carols.
In addition, you will help generate income from events for external stakeholders wishing to use Embassy facilities, leading sponsorship generation for events that offer partners a profile opportunity.
You will be expected to ensure a high level of quality in the events delivered while managing risk, finances, staffing, logistics, and showcasing creative flair in event planning and delivery.
You will oversee the Residence, maintaining high hospitality and presentation standards as the Embassy’s foremost venue by:
- Leading a team of three (Chef and household stewards) to manage upkeep and service standards.
- Reporting maintenance issues immediately to the corporate team.
- Maintaining and reporting on the Government Art Collection to London.
- Ensuring cleanliness and sanitation to the highest standard.
- Providing high-quality food from the kitchen for the Ambassador’s table.
- Directing staff in keeping accurate inventories of Residence assets and stocktaking food and beverage supplies.
- Overseeing procurement processes for perishable and non-perishable goods.
- Collaborating with the chef to ensure suppliers provide the best quality and value for money.
- Liaising with the chef on catering requirements, including allergies and dietary restrictions.
- Working with the chef to introduce new dishes and ensuring menus showcase British-style food.
- Keeping a diary of residence activity and briefing staff on required inputs, including menu planning.
- Managing staff utilization, morale, and professional development.
- Monitoring performance to uphold high presentation standards and maintain leave and sickness records.
This role occasionally hosts Royals while also being a family home. You must manage operations that support the Ambassador and family while ensuring high-quality representation for British taxpayers.
Others
- Work on any additional ad-hoc duties as required.
- Cover for the Ambassador and Deputy Ambassador’s PA when they are absent.
Resources Managed
- Residence Team – 3 Staff (1 Chef, 2 Residence Stewards)
This is not an exhaustive list but covers the key responsibilities. The jobholder may be asked to carry out other ad-hoc duties upon discussion with the line manager, and will be expected to perform all tasks within their skill level. The job description may be reviewed to meet changing business needs.
Key Behaviours Required
- Managing a Quality Service: Deliver service objectives with professional excellence, expertise, and efficiency, considering diverse customer needs.
- Working Together: Form effective partnerships and relationships with people both internally and externally, sharing information, resources, and support.
- Delivering at Pace: Take responsibility for delivering timely and quality results with focus and drive.
- Making Effective Decisions: Use evidence and knowledge to support accurate, expert decisions and advice while considering alternative options, implications, and risks.
المسمى الوظيفي: مدير الفعاليات والإقامة
درجة الوظيفة: موظف إداري (AO)
الموقع: السفارة البريطانية، البحرين
تعلن السفارة البريطانية في البحرين عن وجود شاغر لوظيفة مدير الفعاليات والإقامة. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن قيادة الأعمال التمثيلية العامة للسفارة، وتنسيق وتنفيذ جميع الفعاليات الرسمية التي تقام في السفارة ومقر إقامة السفير.
المهام والمسؤوليات
ستقوم بتقديم فعاليات ذات مستوى أول، تعكس صورة إيجابية عن السفارة وتحقق أهداف الحكومة البريطانية من خلال:
- العمل مع السفير وزملاء السفارة لتخطيط فعاليات فعالة في الوقت المناسب.
- إدارة ميزانيات الفعاليات لضمان الحصول على قيمة مقابل المال والمصروفات بدقة.
- تسوية جميع المشتريات في الوقت المناسب مع جميع الوثائق الداعمة المطلوبة.
- إصدار الفواتير للعملاء عند الحاجة وضمان السداد في الوقت المحدد.
- الحفاظ على مناطق تخزين الفعاليات، والحفاظ على جرد جميع الأصول الخاصة بالفعاليات، وضمان صيانتها وتزويدها.
- الحفاظ على وثائق الموردين والمشتريات والتدقيق وغيرها وفقًا لقواعد السفارة.
- إنتاج وإدارة قوائم الضيوف والدعوات لكل حدث، وتطوير والحفاظ على قائمة جهات الاتصال الرئيسية.
- إعداد نماذج الوظائف وتنظيم إحاطات الفعالية قبل كل حدث (بحد أدنى 24 ساعة).
- التواصل مع موظفي السفارة والموردين الخارجيين، والحفاظ على اتصالات جيدة مع مقدمي خدمات التموين، وتقييم السوق بشكل مستمر لعرض الجودة وقيمة المال.
- حضور أي فعاليات كبيرة لضمان سير الفعالية بسلاسة (يمكن المطالبة بوقت بديل).
- إدارة الجدول الزمني العام للفعاليات لضمان التوافق والجدوى لكل فعالية ضمن الموارد المتاحة.
- ترأس لجان تنفيذ الفعاليات في السفارة، مثل حفلة عيد ميلاد الملك واحتفالات الكريسماس السنوية.
بالإضافة إلى ذلك، ستساعد في توليد الدخل من الفعاليات التي يقدمها أصحاب المصلحة الخارجيون الراغبون في استخدام مرافق السفارة، وقيادة توليد الرعاية للفعاليات التي تقدم فرصًا للتعريف بشركائنا.
من المتوقع أن تضمن مستوى عالي من الجودة في الفعاليات المقدمة، بالإضافة إلى إدارة المخاطر والمالية والموارد البشرية واللوجستيات، وأيضًا إظهار الإبداع في تخطيط وتنفيذ الفعاليات.
ستقوم بالإشراف على الإقامة، التي تعمل بمستوى عالي من الضيافة والتقديم باعتبارها المكان الرئيسي للسفارة للتأثير والتنفيذ، من خلال:
- قيادة فريق من ثلاثة (طاهٍ وموظفي إقامة) لإدارة جميع المعايير الخاصة بالصيانة والخدمات.
- الإبلاغ فورًا عن أي مشاكل صيانة لفريق الشركة.
- الحفاظ على والإبلاغ إلى لندن بشأن مجموعة الفن الحكومية.
- الإشراف على نظافة وصحة المكان بأعلى معايير.
- ضمان تقديم طعام عالي الجودة على مائدة السفير في البحرين.
- توجيه الموظفين للحفاظ على جرد دقيق لجميع أصول الإقامة وجرد دقيق للمواد الغذائية والمشروبات في جميع الأوقات.
- الإشراف على جميع عمليات الشراء والمشتريات للسلع القابلة للتلف وغير القابلة للتلف.
- العمل مع الطاهي لضمان تقديم الموردين لأفضل جودة وقيمة مقابل المال.
- التواصل مع الطاهي بخصوص متطلبات التموين، بما في ذلك الحساسية والقيود الغذائية المحلية.
- العمل مع الطاهي على تقديم أطباق جديدة (مع جلسات تذوق) مع التأكد من أن القوائم تعرض المأكولات البريطانية قدر الإمكان.
- الاحتفاظ بمفكرة لنشاط الإقامة وإحاطة الموظفين مسبقًا بشأن المدخلات المطلوبة، بما في ذلك تخطيط القوائم وإنتاج بطاقات القوائم للعشاء والفعاليات.
- إدارة الموظفين للحفاظ على استخدامهم بشكل كامل، وزيادة الروح المعنوية، ودعم تطورهم.
- إدارة الأداء لضمان التزام موظفي الإقامة بأعلى معايير التقديم والأداء، وكذلك الحفاظ على سجلات إجازاتهم وغياباتهم.
تعتبر هذه المساحة مكانًا لاستضافة الشخصيات الملكية ولكنها أيضًا منزل عائلي. لذا، يجب عليك إدارة عملية تدعم السفير وعائلته بينما تقدم أيضًا أعلى جودة من التمثيل البريطاني بما يتناسب مع الموارد المتاحة.
أخرى
- العمل على أي واجبات إضافية حسب الحاجة.
- تغطية وظيفة مساعد السفير ونائبه عند غيابهما.
الموارد المدارة
- فريق الإقامة – 3 موظفين (طاهٍ، 2 خدم للإقامة)
هذه ليست قائمة شاملة ولكن تغطي مجموعة المهام والمسؤوليات الرئيسية. يمكن طلب من صاحب العمل القيام بواجبات إضافية عند مناقشتها مع المدير المباشر، ومن المتوقع أن يقوم بتأدية جميع المهام ضمن مستوى مهاراته. قد تتم مراجعة الوصف الوظيفي لتلبية التغييرات في احتياجات العمل.
السلوكيات الرئيسية المطلوبة
- إدارة خدمة ذات جودة: تقديم أهداف الخدمة بكفاءة واحترافية، مع مراعاة احتياجات العملاء المتنوعة.
- العمل معًا: تشكيل شراكات وعلاقات فعالة مع الأشخاص داخليًا وخارجيًا، ومشاركة المعلومات والموارد والدعم.
- التسليم بسرعة: تحمل المسؤولية عن تقديم نتائج في الوقت المناسب وبجودة مع التركيز والدفع.
- اتخاذ قرارات فعالة: استخدام الأدلة والمعرفة لدعم القرارات والنصائح الدقيقة والخبيرة
.png)
