About the job
About VAP Group :
- We are a global Blockchain, AI and Crypto consulting firm with multiple solutions for our clients including Marketing & PR, Media House, Staffing & Recruitment, Events among others. The Global Blockchain Show is a launch event under the VAP Group umbrella.
- We are seeking an experienced and detail-oriented Event Operations Manager to oversee the planning, coordination, and execution of our events. The successful candidate will be responsible for ensuring seamless event logistics, managing on-site operations, and delivering exceptional event experiences for attendees, sponsors, and partners. The Event Operations Manager will work closely with cross-functional teams to ensure the successful implementation of events from conception to post-event evaluation.
Key Responsibilities:
Event Planning and Logistics:
- Collaborate with the event marketing and production teams to understand event objectives, requirements, and desired outcomes.
- Develop comprehensive event operational plans, including timelines, staffing, vendor coordination, equipment setup, and facility management.
- Source and manage vendors, negotiate contracts, and ensure timely delivery of services and materials.
- Oversee all aspects of event execution on-site, ensuring that event spaces are set up according to plan and that all technical and logistical elements are functioning smoothly.
- Manage event staff and volunteers, providing clear instructions, training, and support throughout the event.
- Address any operational issues or emergencies that may arise during events in a calm and effective manner.
- Serve as the main point of contact for event vendors, partners, and internal teams, fostering strong communication and collaboration.
- Coordinate with marketing and content teams to ensure proper signage, branding, and collateral are in place.
- Develop and manage event budgets, tracking expenses, and ensuring adherence to financial guidelines.
- Provide regular budget updates to leadership and make recommendations for cost optimization.
- Implement quality control measures to ensure all event components meet established standards and deliver a consistent, positive experience.
- Gather feedback from attendees, sponsors, and partners to identify areas for improvement and implement corrective actions.
- Lead post-event debriefs to assess event successes and areas for improvement.
- Analyze event data, attendee feedback, and operational performance metrics to generate comprehensive post-event reports.
Qualifications and Skills:
- Bachelor's degree in Event Management, Hospitality, Business, or a related field. Relevant certifications are a plus.
- Proven experience (5+ years) in event operations, production, or related roles.
- Strong project management skills with a track record of successfully managing complex events.
- Excellent organizational skills and attention to detail.
- Exceptional problem-solving abilities and the capacity to manage unexpected challenges.
- Effective interpersonal and communication skills to collaborate with diverse teams and stakeholders.
- Proficiency in event management software and tools.
- Ability to remain composed under pressure and make quick decisions in fast-paced environments.
- Flexibility to work irregular hours, including weekends and evenings, during event periods.
- Understanding of health and safety regulations and risk management in event planning.
- Leadership qualities and the ability to motivate and lead event teams.
To apply for company jobs, click on the link below
https://www.globalblockchainshow.com/
عن العمل
حول مجموعة VAP:
- نحن شركة استشارية عالمية في مجال Blockchain وAI وCrypto مع حلول متعددة لعملائنا بما في ذلك التسويق والعلاقات العامة وMedia House والتوظيف والتوظيف والفعاليات وغيرها. يعد معرض Blockchain العالمي حدث إطلاق تحت مظلة مجموعة VAP.
- نحن نبحث عن مدير عمليات الأحداث ذو الخبرة والموجه نحو التفاصيل للإشراف على تخطيط وتنسيق وتنفيذ أحداثنا. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن ضمان لوجستيات الأحداث السلسة وإدارة العمليات في الموقع وتقديم تجارب أحداث استثنائية للحاضرين والجهات الراعية والشركاء. سيعمل مدير عمليات الأحداث بشكل وثيق مع فرق متعددة الوظائف لضمان التنفيذ الناجح للأحداث بدءًا من الحمل وحتى تقييم ما بعد الحدث.
المهام الأساسية:
تخطيط الأحداث والخدمات اللوجستية:
- تعاون مع فرق تسويق وإنتاج الأحداث لفهم أهداف الحدث ومتطلباته والنتائج المرجوة.
- - تطوير خطط تشغيلية شاملة للحدث، بما في ذلك الجداول الزمنية، والتوظيف، وتنسيق البائعين، وإعداد المعدات، وإدارة المرافق.
- تحديد الموردين وإدارتهم، والتفاوض على العقود، والتأكد من تسليم الخدمات والمواد في الوقت المناسب.
- الإشراف على جميع جوانب تنفيذ الحدث في الموقع، والتأكد من إعداد مساحات الحدث وفقًا للخطة وأن جميع العناصر الفنية واللوجستية تعمل بسلاسة.
- إدارة موظفي الحدث والمتطوعين، وتوفير تعليمات واضحة والتدريب والدعم طوال الحدث.
- معالجة أي مشكلات تشغيلية أو حالات طوارئ قد تنشأ أثناء الأحداث بطريقة هادئة وفعالة.
- العمل كنقطة اتصال رئيسية لموردي الأحداث والشركاء والفرق الداخلية، مما يعزز التواصل والتعاون القوي.
- التنسيق مع فرق التسويق والمحتوى لضمان وضع اللافتات والعلامات التجارية والضمانات المناسبة.
- تطوير وإدارة ميزانيات الأحداث وتتبع النفقات وضمان الالتزام بالإرشادات المالية.
- توفير تحديثات الميزانية العادية للقيادة وتقديم توصيات لتحسين التكلفة.
- تنفيذ تدابير مراقبة الجودة لضمان تلبية جميع مكونات الحدث للمعايير المحددة وتقديم تجربة متسقة وإيجابية.
- جمع التعليقات من الحضور والجهات الراعية والشركاء لتحديد مجالات التحسين وتنفيذ الإجراءات التصحيحية.
- قيادة استخلاص المعلومات بعد الحدث لتقييم نجاحات الحدث ومجالات التحسين.
- قم بتحليل بيانات الحدث وتعليقات الحضور ومقاييس الأداء التشغيلي لإنشاء تقارير شاملة بعد الحدث.
والمؤهلات والمهارات:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأحداث أو الضيافة أو الأعمال أو مجال ذي صلة. الشهادات ذات الصلة تعتبر ميزة إضافية.
- خبرة مثبتة (أكثر من 5 سنوات) في عمليات الحدث أو الإنتاج أو الأدوار ذات الصلة.
- مهارات قوية في إدارة المشاريع مع سجل حافل من إدارة الأحداث المعقدة بنجاح.
- مهارات تنظيمية ممتازة والاهتمام بالتفاصيل.
- قدرات استثنائية في حل المشكلات والقدرة على إدارة التحديات غير المتوقعة.
- مهارات التعامل مع الآخرين ومهارات الاتصال الفعالة للتعاون مع فرق متنوعة وأصحاب المصلحة.
- - الكفاءة في برامج وأدوات إدارة الأحداث.
- القدرة على البقاء هادئًا تحت الضغط واتخاذ قرارات سريعة في بيئات سريعة الخطى.
- المرونة في العمل لساعات غير منتظمة، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع والأمسيات، خلال فترات الأحداث.
- فهم لوائح الصحة والسلامة وإدارة المخاطر في تخطيط الأحداث.
- الصفات القيادية والقدرة على تحفيز وقيادة فرق الحدث.
.png)
