About the job
- Trowers & Hamlins is a City-led, international and national law firm with over 160 partners and 950 staff. With offices across the UK, Middle East and Asia, we provide a full-service integrated offering. Our clients operate in diverse industry sectors such as construction, transport and infrastructure, banking and financial services, distribution and logistics, education and health, hotels and leisure, defence, engineering and surveying, charities, retail and energy and natural resources.
- We also act for many high net worth individuals.
- We are different and we believe it is our people that make us unique.
- We expect and respect that you and your talents are too.
- The truth is we don't prescribe who you are or how you ought to be. It's what you can do that interests us most.
- While the work on offer is rewarding and often complex, the qualities we look for are simple. The ability to get on with people from all walks of life, for example.
- To talk and to listen.
- To develop the sorts of relationships that mean you win the friendship and loyalty of clients and colleagues alike. In short, to connect. These are the characteristics our people all have in common. They are vital, as is the drive and imagination to use your unique talents to the full. We will help you in this. In fact, we will support you in every way we can.
The Opportunity
- Working as a PA you will be the glue that holds the team together. You will be liaising with clients and others on behalf of the fee earners and act as the gatekeeper you to your team. You will be responsible for managing diaries, setting up and attending team meetings, arranging travel and co-ordinating complex bills on a monthly basis and chasing up unpaid bills as required.
What you'll be doing
- Administrative
- Manage diaries, keeping them up to date and reminding fee earners of meetings on a daily basis
- Book internal/external meetings
- Travel arrangements
- Arranging photocopying, printing, scanning, sending out letters etc.
- Arranging for files to be opened and closed on the firm's system, supervise general filing requirements and record keeping
- Use effective systems to ensure that both short and long term tasks are completed within required timescales
- Support fee earners in marketing activities including involvement in preparation of pitches and presentations
- Assisting with expense claims
Communication
- Take internal and external telephone queries
- Monitor post/emails and deal with as appropriate
- Ensure all client related correspondence is passed on to an appropriate fee earner if the relevant person is out of the office
- Arrange absence cover where necessary and communicate this to the relevant fee earners
Client relationship management
- Become an active part in the care of clients and be wholly familiar with contacts/clients
- Enter, maintain and update client details and relevant information on the firm's contacts system
- Deal with basic client queries and general administration
- Arrange client meetings
Document production
- Check correspondence, attachments and documents etc. produced by the document production team before they are passed to the relevant fee earner, making amendments when appropriate.
- Type urgent/short/confidential correspondence and emails
- Produce and maintain Excel spreadsheets as required
- Dataroom management. Assist with preparing bundles for arbitrations and court submissions.
Financial
- Assist fee earners in ensuring their time is recorded properly and entered onto the system on a daily basis
- Assist fee earners in the billing and credit control process
- Completing documentation for payment into and out of client account and assisting fee earners to ensure the Solicitors Accounts Rules are being complied with
Other duties
- Assisting other members of the department as necessary, picking up colleagues calls and providing support whenever there is spare capacity
- Ad hoc duties as required
What you will need
- Accurate typing of at least 60 wpm
- Advanced knowledge of Microsoft Word, Excel, PowerPoint
- Excellent telephone manner
- Excellent communication, organisational and team skills
- Excellent attention to detail
- Flexible and dependable, able to take the initiative
- Able to remain calm under pressure and work to tight deadlines
- Conscientious, approachable and enthusiastic
- Able to quickly build confidence, respect and trust with others
- Have a positive approach to daily tasks and have a solution focussed working method
To contact and send your CV, click on the link below
عن العمل
- Trowers & Hamlins هي شركة محاماة دولية ووطنية تقودها المدينة وتضم أكثر من 160 شريكًا و950 موظفًا. ومن خلال مكاتبنا المنتشرة في جميع أنحاء المملكة المتحدة والشرق الأوسط وآسيا، فإننا نقدم عرضًا متكاملاً للخدمات الكاملة. يعمل عملاؤنا في قطاعات صناعية متنوعة مثل البناء والنقل والبنية التحتية والخدمات المصرفية والمالية والتوزيع والخدمات اللوجستية والتعليم والصحة والفنادق والترفيه والدفاع والهندسة والمساحة والجمعيات الخيرية وتجارة التجزئة والطاقة والموارد الطبيعية. نحن نعمل أيضًا لصالح العديد من الأفراد ذوي الثروات العالية.
- نحن مختلفون ونعتقد أن موظفينا هم الذين يجعلوننا فريدين. نحن نتوقع ونحترم أنك ومواهبك كذلك. الحقيقة هي أننا لا نحدد من أنت أو كيف يجب أن تكون. هذا ما يمكنك فعله هو ما يثير اهتمامنا أكثر.
- في حين أن العمل المعروض مجزٍ ومعقد في كثير من الأحيان، إلا أن الصفات التي نبحث عنها بسيطة. القدرة على التواصل مع الناس من جميع مناحي الحياة، على سبيل المثال. للتحدث والاستماع. لتطوير أنواع العلاقات التي تعني كسب صداقة وولاء العملاء والزملاء على حد سواء. باختصار، للتواصل. هذه هي الخصائص المشتركة بين شعبنا جميعا. إنها حيوية، وكذلك الدافع والخيال لاستخدام مواهبك الفريدة إلى أقصى حد. سوف نساعدك في هذا. في الواقع، سوف ندعمك بكل الطرق الممكنة.
الفرصه
- من خلال العمل كمساعد شخصي، ستكون بمثابة الغراء الذي يجمع الفريق معًا. ستتواصل مع العملاء والآخرين نيابة عن أصحاب الرسوم وستكون بمثابة حارس البوابة لفريقك. ستكون مسؤولاً عن إدارة اليوميات وإعداد اجتماعات الفريق وحضورها وترتيب السفر وتنسيق الفواتير المعقدة على أساس شهري ومتابعة الفواتير غير المدفوعة كما هو مطلوب.
ماذا ستفعل
- إداري
- إدارة اليوميات وإبقائها محدثة وتذكير أصحاب الرسوم بالاجتماعات على أساس يومي
- حجز الاجتماعات الداخلية والخارجية
- ترتيبات السفر
- ترتيب التصوير والطباعة والمسح الضوئي وإرسال الرسائل وما إلى ذلك.
- الترتيب لفتح الملفات وإغلاقها على نظام الشركة، والإشراف على متطلبات الإيداع العامة وحفظ السجلات
- استخدم أنظمة فعالة لضمان إكمال المهام القصيرة والطويلة الأجل ضمن الجداول الزمنية المطلوبة
- دعم أصحاب الرسوم في الأنشطة التسويقية بما في ذلك المشاركة في إعداد العروض التقديمية والعروض التقديمية
- المساعدة في مطالبات النفقات
تواصل
- تلقي الاستفسارات الهاتفية الداخلية والخارجية
- مراقبة المنشورات/رسائل البريد الإلكتروني والتعامل معها بالشكل المناسب
- تأكد من تمرير جميع المراسلات المتعلقة بالعميل إلى جهة تحصيل الرسوم المناسبة إذا كان الشخص المعني خارج المكتب
- قم بترتيب تغطية الغياب عند الضرورة وإبلاغ أصحاب الرسوم المعنيين بذلك
إدارة علاقات العملاء
- كن جزءًا نشطًا في رعاية العملاء وكن على دراية كاملة بجهات الاتصال / العملاء
- إدخال وصيانة وتحديث تفاصيل العميل والمعلومات ذات الصلة على نظام اتصالات الشركة
- التعامل مع استفسارات العملاء الأساسية والإدارة العامة
- ترتيب اجتماعات العملاء
إنتاج الوثائق
- التحقق من المراسلات والمرفقات والمستندات وما إلى ذلك التي ينتجها فريق إنتاج المستندات قبل تمريرها إلى جهة تحصيل الرسوم ذات الصلة، وإجراء التعديلات عند الاقتضاء.
- اكتب المراسلات ورسائل البريد الإلكتروني العاجلة/القصيرة/السرية
- إنتاج وصيانة جداول بيانات Excel كما هو مطلوب
- إدارة غرف البيانات. المساعدة في إعداد حزم للتحكيم وتقديمات المحكمة.
مالي
- مساعدة أصحاب الرسوم في ضمان تسجيل وقتهم بشكل صحيح وإدخاله في النظام على أساس يومي
- مساعدة أصحاب الرسوم في عملية إعداد الفواتير ومراقبة الائتمان
- إكمال وثائق الدفع داخل وخارج حساب العميل ومساعدة أصحاب الرسوم لضمان الالتزام بقواعد حسابات المحامين
واجبات أخرى
- مساعدة أعضاء القسم الآخرين حسب الضرورة، والرد على مكالمات الزملاء وتقديم الدعم عندما تكون هناك طاقة احتياطية
- واجبات مخصصة كما هو مطلوب
ما سوف تحتاجه
- كتابة دقيقة لا تقل عن 60 wpm
- معرفة متقدمة ببرامج Microsoft Word وExcel وPowerPoint
- طريقة هاتفية ممتازة
- مهارات تواصل وتنظيمية وفريقية ممتازة
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل
- مرنة ويمكن الاعتماد عليها، وقادرة على أخذ زمام المبادرة
- القدرة على البقاء هادئًا تحت الضغط والعمل في مواعيد نهائية ضيقة
- ضميري وودود ومتحمس
- القدرة على بناء الثقة والاحترام والثقة مع الآخرين بسرعة
- اتبع نهجًا إيجابيًا في المهام اليومية ولديك أسلوب عمل يركز على الحلول
.png)
