Job Description
- The role requires the a highly organized and detail-oriented personnel for our Family Office, who will play a crucial role in supporting the smooth operation of the family office by managing various administrative tasks and coordinating activities related to training and education, meetings and events, and cultural awareness of Bahraini families.
Key Responsibilities:
- Coordinate training and educational opportunities for family members, including workshops, seminars, and courses.
- Liaise with external educational institutions and trainers to develop customized programs.
- Coordinate and assist in the planning and execution of family succession planning initiatives in collaboration with family members, advisors, and legal professionals to ensure smooth transitions and continuity.
- Maintain documentation related to succession planning, such as family agreements, wills, and trusts.
- Coordinate and organize meetings, conferences, and events for family members and related stakeholders.
- Prepare meeting agendas, compile relevant materials, and distribute meeting minutes.
- Arrange travel logistics, book accommodations, and manage event budgets.
- Act as a bridge between external service providers and family members to ensure cultural compatibility.
- Assist with financial administration tasks, such as monitoring and tracking family expenses, invoices, and payments.
- Serve as a point of contact for internal and external stakeholders, responding to inquiries and requests in a timely manner.
- Draft and proofread correspondence, including emails, letters, and reports, on behalf of family members.
- Facilitate effective communication channels among family members and relevant parties.
Requirements
Essential:
- Bachelor's degree in a relevant field (e.g., business administration, hospitality management, or a related discipline).
- Proven experience in office coordination, secretarial, event planning, or related roles.
- Excellent organizational and time management skills with a keen eye for detail.
- Strong interpersonal and communication skills to effectively liaise with family members, external vendors, and professionals.
- Familiarity with Bahraini family cultures, traditions, and social etiquette.
- Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
- Proficiency in MS Office suite (Word, Excel, PowerPoint) and event management software.
- Flexibility to work outside regular business hours, as required.
To contact and send your CV, click on the link below
المسمى الوظيفي
- يتطلب الدور موظفين منظمين للغاية ومهتمين بالتفاصيل لمكتب العائلة لدينا، والذين سيلعبون دورًا حاسمًا في دعم التشغيل السلس لمكتب العائلة من خلال إدارة المهام الإدارية المختلفة وتنسيق الأنشطة المتعلقة بالتدريب والتعليم والاجتماعات والفعاليات، والوعي الثقافي للأسرة البحرينية.
المهام الأساسية:
- تنسيق الفرص التدريبية والتعليمية لأفراد الأسرة، بما في ذلك ورش العمل والندوات والدورات.
- الاتصال بالمؤسسات التعليمية والمدربين الخارجيين لتطوير برامج مخصصة.
- التنسيق والمساعدة في تخطيط وتنفيذ مبادرات تخطيط الخلافة العائلية بالتعاون مع أفراد الأسرة والمستشارين والمهنيين القانونيين لضمان التحولات السلسة والاستمرارية.
- الحفاظ على الوثائق المتعلقة بتخطيط الخلافة، مثل الاتفاقيات العائلية والوصايا والصناديق الاستئمانية.
- تنسيق وتنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات لأفراد الأسرة وأصحاب المصلحة ذوي الصلة.
- إعداد جداول أعمال الاجتماع، وتجميع المواد ذات الصلة، وتوزيع محاضر الاجتماع.
- ترتيب لوجستيات السفر وحجز أماكن الإقامة وإدارة ميزانيات الأحداث.
- العمل كجسر بين مقدمي الخدمات الخارجيين وأفراد الأسرة لضمان التوافق الثقافي.
- المساعدة في مهام الإدارة المالية، مثل مراقبة وتتبع نفقات الأسرة والفواتير والمدفوعات.
- العمل كنقطة اتصال لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، والرد على الاستفسارات والطلبات في الوقت المناسب.
- صياغة وتدقيق المراسلات، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والتقارير، نيابة عن أفراد الأسرة.
- تسهيل قنوات التواصل الفعالة بين أفراد الأسرة والأطراف ذات العلاقة.
متطلبات
ضروري:
- درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة (مثل إدارة الأعمال أو إدارة الضيافة أو تخصص ذي صلة).
- خبرة مثبتة في تنسيق المكاتب، أو السكرتارية، أو تخطيط الأحداث، أو الأدوار ذات الصلة.
- مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة مع الاهتمام الشديد بالتفاصيل.
- مهارات قوية في التعامل مع الآخرين ومهارات الاتصال للتواصل بشكل فعال مع أفراد الأسرة والموردين الخارجيين والمهنيين.
- الإلمام بثقافات الأسرة البحرينية وتقاليدها وآدابها الاجتماعية.
- القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.
- الكفاءة في مجموعة MS Office (Word وExcel وPowerPoint) وبرامج إدارة الأحداث.
- المرونة في العمل خارج ساعات العمل العادية، كما هو مطلوب.
.png)
