About the job
- We are seeking an experienced Executive Assistant to provide high-level administrative support to our CEO. The ideal candidate should have a proven track record of successfully managing complex calendars for executives who travel globally, possess strong organizational and communication skills, and be able to anticipate needs and proactively adapt to changes in a fast-paced environment.
Responsibilities:
- Manage and maintain CEO's calendar, including scheduling and coordinating meetings, conferences, travel, and other appointments
- Prioritize and manage incoming emails, calls, and other correspondence
- Proactively anticipate and prepare for the Executive's needs, including creating and preparing materials for meetings and presentations
- Arrange and coordinate global travel logistics, including flights, accommodations, and ground transportation
- Conduct research and compile reports as needed
- Liaise with senior executives, clients, and external stakeholders on behalf of the Executive
- Coordinate with other members of the executive team and administrative staff to ensure efficient workflow and communication
- Maintain confidentiality of all information and documents
- Perform other duties as assigned
Qualifications:
- 5+ years of experience as an executive assistant to a CEO
- Excellent organizational and time management skills with the ability to multitask and prioritize tasks in a fast-paced environment
- Native level of English language skills essential
- Preference for applicants with native-level skills in either Spanish, French or Portuguese
- Strong communication and interpersonal skills, including the ability to communicate effectively with individuals at all levels of the organization
- High level of discretion and professionalism in handling confidential information
- Proficient in Microsoft Office and other relevant software
- Availability to work flexible hours and travel as needed
عن العمل
- نحن نبحث عن مساعد تنفيذي من ذوي الخبرة لتقديم الدعم الإداري رفيع المستوى لرئيسنا التنفيذي. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بسجل حافل من النجاح في إدارة التقويمات المعقدة للمديرين التنفيذيين الذين يسافرون حول العالم، ويمتلك مهارات تنظيمية واتصالات قوية، ويكون قادرًا على توقع الاحتياجات والتكيف بشكل استباقي مع التغييرات في بيئة سريعة الخطى.
المسؤوليات:
- إدارة وصيانة تقويم الرئيس التنفيذي، بما في ذلك جدولة وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات والسفر والمواعيد الأخرى
- تحديد أولويات وإدارة رسائل البريد الإلكتروني الواردة والمكالمات والمراسلات الأخرى
- التوقع والاستعداد بشكل استباقي لاحتياجات المدير التنفيذي، بما في ذلك إنشاء وإعداد المواد للاجتماعات والعروض التقديمية
- ترتيب وتنسيق لوجستيات السفر العالمية، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل البري
- إجراء البحوث وتجميع التقارير حسب الحاجة
- الاتصال بكبار المديرين التنفيذيين والعملاء وأصحاب المصلحة الخارجيين نيابة عن المدير التنفيذي
- التنسيق مع الأعضاء الآخرين في الفريق التنفيذي والموظفين الإداريين لضمان سير العمل والتواصل الفعال
- الحفاظ على سرية كافة المعلومات والوثائق
- أداء مهام أخرى يكلفه
مؤهلات:
- أكثر من 5 سنوات من الخبرة كمساعد تنفيذي للرئيس التنفيذي
- مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة مع القدرة على القيام بمهام متعددة وتحديد أولويات المهام في بيئة سريعة الخطى
- المستوى الأصلي لمهارات اللغة الإنجليزية ضروري
- الأفضلية للمتقدمين ذوي المهارات على المستوى الأصلي في اللغة الإسبانية أو الفرنسية أو البرتغالية
- مهارات الاتصال والتعامل مع الآخرين قوية، بما في ذلك القدرة على التواصل بشكل فعال مع الأفراد على جميع مستويات المنظمة
- مستوى عالٍ من التقدير والكفاءة المهنية في التعامل مع المعلومات السرية
- يتقن استخدام Microsoft Office والبرامج الأخرى ذات الصلة
- القدرة على العمل لساعات مرنة والسفر حسب الحاجة
.png)
