About the job
- We are looking for a highly organized, detail-oriented, and excellent interpersonal and communication skills project coordinator with a pivotal role in assisting and coordinating various projects across the organization, by ensuring successful execution and completion of projects. In addition, organizing project activities, tracking deadlines and deliverables, and facilitating effective communication among team members.
Roles & Responsibilities
- Preparation of costing, budgeting, offers, and handling projects until completion with high values as instructed.
- Review and preparation of tender/bid documents with the help of the Project Manager and submit the client to prequalify for the project.
- Keep a record of all documentation and communications related to the project separately and in a proper manner.
- Prepare, maintain, and communicate project schedules to ensure that delivery timescales will be achieved.
- Monitor project progress and adjust as required.
- Assist Project Managers with the coordination of resources, equipment, meetings, and information, and organize the Projects with the goal of getting them completed on time and within the budget.
- Maintaining and monitoring project plans, project schedules, work hours, budgets, and expenditures.
- Organizing, attending, and participating in stakeholder meetings.
- Documenting and following up on important actions and decisions from meetings.
- Preparing necessary presentation materials for meetings.
- Ensuring projects adhere to frameworks and all documentation is maintained appropriately for each project.
- Assess project risks and issues and provide solutions where applicable.
- Ensure stakeholder views are managed to project the best solution.
- Chair and facilitate meetings where appropriate and distribute minutes to all project team members.
- Create a project management calendar for fulfilling each goal and objective.
- Manage project development from initiation to closure.
- Work with the Department Head and Project Manager to complete the project charter outlining scope, goals, deliverables, required resources, budget, and timing.
- Self-motivated with the ability to work well both individually and in a team-oriented, collaborative environment.
- Ability to listen and respond objectively to new ideas.
- Ensure that all contracted project liabilities, obligations, and rights are understood and controlled.
- Carry out other duties from time to time, as reasonably instructed by the Project Managers or by the Department head.
Qualification and experience:
- Bachelor's degree in a relevant field such as business administration, project management, or a related discipline
- Proven experience (2-3 years) in project coordination or a similar role
- Proficiency in Microsoft Office Suite. Knowledge of Sales Force Software is an advantage.
- Technical background with the ability to understand and articulate complex technical concepts to both technical and non-technical audiences.
- Solid knowledge of relevant technologies, products, and industry trends.
- Specific and Additional Skills:
- Strong organizational and multitasking abilities, with exceptional attention to detail
- Excellent communication skills, both written and verbal, with the ability to effectively collaborate with cross-functional teams.
- Knowledge of project management tools and software
- Ability to prioritize tasks and meet deadlines in a fast-paced environment.
- Strong problem-solving skills and the ability to think critically.
- Knowledge of best practices in project management methodologies
- Ability to adapt to changing priorities and handle multiple projects simultaneously.
- Excellent interpersonal and leadership qualities, with the ability to build and maintain strong working relationships.
click on the link here
عن العمل
- نحن نبحث عن منسق مشروع منظم للغاية ومهتم بالتفاصيل وممتاز في التعامل مع الآخرين ومهارات الاتصال مع دور محوري في مساعدة وتنسيق المشاريع المختلفة عبر المنظمة، من خلال ضمان التنفيذ الناجح وإكمال المشاريع. بالإضافة إلى ذلك، تنظيم أنشطة المشروع، وتتبع المواعيد النهائية والتسليمات، وتسهيل التواصل الفعال بين أعضاء الفريق.
الأدوار والمسؤوليات
- إعداد التكاليف والميزانية والعروض والتعامل مع المشاريع حتى الانتهاء بقيم عالية حسب التعليمات.
- مراجعة وإعداد وثائق المناقصة/العطاء بمساعدة مدير المشروع وتقديم العميل للتأهيل المسبق للمشروع.
- الاحتفاظ بسجل لجميع الوثائق والاتصالات المتعلقة بالمشروع بشكل منفصل وبطريقة سليمة.
- إعداد الجداول الزمنية للمشروع والحفاظ عليها وإبلاغها لضمان تحقيق الجداول الزمنية للتسليم.
- مراقبة تقدم المشروع وتعديله حسب الحاجة.
- مساعدة مديري المشاريع في تنسيق الموارد والمعدات والاجتماعات والمعلومات، وتنظيم المشاريع بهدف إنجازها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
- الحفاظ على ومراقبة خطط المشروع والجداول الزمنية للمشروع وساعات العمل والميزانيات والنفقات.
- تنظيم وحضور والمشاركة في اجتماعات أصحاب المصلحة.
- توثيق ومتابعة الإجراءات والقرارات الهامة الصادرة عن الاجتماعات.
- إعداد مواد العرض اللازمة للاجتماعات.
- التأكد من التزام المشاريع بالأطر والحفاظ على جميع الوثائق بشكل مناسب لكل مشروع.
- تقييم مخاطر المشروع وقضاياه وتقديم الحلول عند الاقتضاء.
- تأكد من إدارة آراء أصحاب المصلحة لتقديم الحل الأفضل.
- رئاسة الاجتماعات وتسهيلها عند الاقتضاء وتوزيع المحاضر على جميع أعضاء فريق المشروع.
- قم بإنشاء تقويم لإدارة المشروع لتحقيق كل هدف وهدف.
- إدارة تطوير المشروع من البداية إلى الإغلاق.
- العمل مع رئيس القسم ومدير المشروع لإكمال ميثاق المشروع الذي يحدد النطاق والأهداف والتسليمات والموارد المطلوبة والميزانية والتوقيت.
- لديهم دوافع ذاتية مع القدرة على العمل بشكل جيد سواء بشكل فردي أو في بيئة تعاونية موجهة نحو الفريق.
- القدرة على الاستماع والاستجابة بموضوعية للأفكار الجديدة.
- التأكد من فهم جميع التزامات المشروع والالتزامات والحقوق المتعاقد عليها والتحكم فيها.
- تنفيذ واجبات أخرى من وقت لآخر، وفقًا لتعليمات مديري المشروع أو رئيس القسم بشكل معقول.
المؤهل والخبرة :
- درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة مثل إدارة الأعمال أو إدارة المشاريع أو تخصص ذي صلة
- خبرة مثبتة (2-3 سنوات) في تنسيق المشروع أو دور مماثل
- الكفاءة في مجموعة مايكروسوفت أوفيس. تعتبر المعرفة ببرامج قوة المبيعات ميزة.
- الخلفية التقنية مع القدرة على فهم وتوضيح المفاهيم التقنية المعقدة لكل من الجماهير التقنية وغير التقنية.
- معرفة قوية بالتقنيات والمنتجات واتجاهات الصناعة ذات الصلة.
- مهارات محددة وإضافية:
- قدرات تنظيمية ومتعددة المهام قوية، مع اهتمام استثنائي بالتفاصيل
- مهارات تواصل ممتازة، كتابية ولفظية، مع القدرة على التعاون بفعالية مع فرق متعددة الوظائف.
- المعرفة بأدوات وبرمجيات إدارة المشاريع
- القدرة على تحديد أولويات المهام والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة الخطى.
- مهارات قوية في حل المشكلات والقدرة على التفكير النقدي.
- معرفة أفضل الممارسات في منهجيات إدارة المشاريع
- القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة والتعامل مع مشاريع متعددة في وقت واحد.
- صفات شخصية وقيادية ممتازة، مع القدرة على بناء علاقات عمل قوية والحفاظ عليها.
.png)
