About the job
We are?
- A leading specialist engineering services company delivering integrated solutions for complex energy and infrastructure projects and operating assets. Our business is built on the belief that our people are what make EnerMech excellent. When we are thriving globally it’s not just about investing in our infrastructure, service offering and technology, but by also investing in our people.
The role?
- This role is to provide administrative support to personnel logistics operations, Finance, and Service/Business Lines and be responsible for managing administrative tasks, facilitating smooth communication within the organization, and ensuring that office operations run seamlessly and create a positive first impression for visitors and callers.
Main Responsibilities & Key Result Areas
- Oversee and coordinate daily administrative functions, ensuring operational efficiency.
- Support the Personnel Logistics Coordinator with personnel logistic arrangements including flights, visas, accommodations, and transportation.
- Manage office supplies, equipment, and maintenance needs.
- Streamline and implement efficient office procedures and systems.
- Serve as the primary point of contact for internal and external communication.
- Draft and proofread emails, memos, and other business correspondences.
- Coordinate and schedule meetings, appointments, and conference calls.
- Maintain accurate and up-to-date records, both physical and digital.
- Manage filing systems and databases, ensuring easy retrieval of information.
- Assist in the preparation and organization of reports, presentations, and documents.
- Process invoices, and expense reports, and manage petty cash.
- Collaborate with the finance department for budget tracking and financial reporting.
- Administer employee onboarding and offboarding processes.
- Manage employee records and assist in HR-related activities.
- Assist in the planning and execution of company events, meetings, and conferences.
- Coordinate logistics, catering, and other event-related activities.
- Greet and welcome visitors in a professional and friendly manner.
- Answer and direct incoming calls, take messages, and manage voicemail.
- Maintain a clean and organized reception area.
- Greet and welcome visitors in a professional and friendly manner.
- Answer and direct incoming calls, take messages, and manage voicemail.
Recognized Qualifications and Experience
Degree qualified
- Administration skills, typing skills, and Word/Excel/PowerPoint experience.
- Have excellent interpersonal and communication skills, be self-motivated flexible, and have a professional manner.
- Preferred
- Proven work experience of an administrative position or personnel logistics with similar responsibilities.
- Behaviors And Personal Qualities
- Highly motivated in a pleasant manner.
- Work under own initiative and with confidentiality.
- Be able to prioritize tasks to ensure delivery.
apply now
عن العمل
نحن؟
- شركة رائدة في مجال الخدمات الهندسية المتخصصة تقدم حلولاً متكاملة لمشاريع الطاقة والبنية التحتية المعقدة وأصول التشغيل. يعتمد عملنا على الاعتقاد بأن موظفينا هم الذين يجعلون EnerMech ممتازين. عندما نزدهر عالميًا، لا يتعلق الأمر فقط بالاستثمار في بنيتنا التحتية وعروض الخدمات والتكنولوجيا، ولكن أيضًا من خلال الاستثمار في موظفينا.
دور؟
- يتمثل هذا الدور في توفير الدعم الإداري للعمليات اللوجستية للموظفين، والشؤون المالية، وخطوط الخدمة/الأعمال ويكون مسؤولاً عن إدارة المهام الإدارية، وتسهيل التواصل السلس داخل المنظمة، والتأكد من سير العمليات المكتبية بسلاسة وإنشاء انطباع أول إيجابي للزوار و المتصلين.
المسؤوليات الرئيسية ومجالات النتائج الرئيسية
- الإشراف على الوظائف الإدارية اليومية وتنسيقها، وضمان الكفاءة التشغيلية.
- دعم منسق لوجستيات الموظفين بالترتيبات اللوجستية للموظفين بما في ذلك الرحلات الجوية والتأشيرات والإقامة والنقل.
- إدارة اللوازم المكتبية والمعدات واحتياجات الصيانة.
- تبسيط وتنفيذ إجراءات وأنظمة مكتبية فعالة.
- العمل كنقطة اتصال أساسية للاتصالات الداخلية والخارجية.
- صياغة ومراجعة رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والمراسلات التجارية الأخرى.
- تنسيق وجدولة الاجتماعات والمواعيد والمكالمات الجماعية.
- الاحتفاظ بسجلات دقيقة وحديثة، مادية ورقمية.
- إدارة أنظمة حفظ الملفات وقواعد البيانات، مما يضمن سهولة استرجاع المعلومات.
- المساعدة في إعداد وتنظيم التقارير والعروض التقديمية والوثائق.
- معالجة الفواتير وتقارير النفقات وإدارة المصروفات النثرية.
- التعاون مع الإدارة المالية لتتبع الميزانية وإعداد التقارير المالية.
- إدارة عمليات تأهيل الموظفين وإخراجهم من الخدمة.
- إدارة سجلات الموظفين والمساعدة في الأنشطة المتعلقة بالموارد البشرية.
- المساعدة في تخطيط وتنفيذ أحداث الشركة والاجتماعات والمؤتمرات.
- تنسيق الخدمات اللوجستية وتقديم الطعام والأنشطة الأخرى ذات الصلة بالحدث.
- الترحيب بالزائرين والترحيب بهم بطريقة احترافية وودودة.
- الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها وتلقي الرسائل وإدارة البريد الصوتي.
- الحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومنظمة.
- الترحيب بالزائرين والترحيب بهم بطريقة احترافية وودودة.
- الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها وتلقي الرسائل وإدارة البريد الصوتي.
المؤهلات والخبرة المعترف بها
درجة مؤهلة
- المهارات الإدارية ومهارات الكتابة وخبرة Word/Excel/PowerPoint.
- تمتع بمهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين ومهارات التواصل، وكن مرنًا بدوافع ذاتية، وتمتع بطريقة احترافية.
- يفضل
- خبرة عملية مثبتة في منصب إداري أو لوجستيات الموظفين مع مسؤوليات مماثلة.
- السلوكيات والصفات الشخصية
- دوافع عالية بطريقة ممتعة.
- العمل بمبادرة شخصية وبسرية.
- تكون قادرة على تحديد أولويات المهام لضمان التسليم.
.png)
