Responsibilities:
- Manage the department's budget that includes tracking expenses, preparing
- reports, and making sure that the department stays within its budget
- Reviewing and approving all spending requests
- Tracking expenses against budget
- Preparing monthly and quarterly budget reports
- Identifying and resolving budget variances
- Making recommendations for budget adjustments
- Creating and maintaining a work order system
- Scheduling and coordinating maintenance work with vendors
- Communicating with building staff about maintenance work
- Ensuring that all maintenance work is completed on time and to the required
- standards
- Creating and maintaining a filing system for all records
- Preparing reports on the department's activities
- Works closely with other department heads to ensure that the building maintenance department is operating efficiently and effectively.
- Providing regular updates on the department's progress, identifying and resolving problems, and making recommendations for improvement
- Attending department meetings
- Providing input on department policies and procedures
- Collaborating with other departments to ensure that maintenance needs are met
- Identifying and resolving problems with the department's operations
- Making recommendations for improvement to the department's operations
Qualifications:
- Bachelor's degree in business administration, accounting, or a related field
- 5+ years of experience in administrative support
- Excellent organizational and time management skills
- Strong attention to detail
- Ability to work independently and as part of a team
- Excellent communication and interpersonal skills
- Proficiency in Microsoft Office Suite
apply now
المسؤوليات:
- إدارة ميزانية القسم التي تشمل تتبع النفقات والتحضير
- التقارير والتأكد من بقاء القسم في حدود ميزانيته
- مراجعة واعتماد كافة طلبات الإنفاق
- تتبع النفقات مقابل الميزانية
- إعداد تقارير الميزانية الشهرية والربع سنوية
- تحديد وحل الفروق في الميزانية
- تقديم توصيات لتعديلات الميزانية
- إنشاء وصيانة نظام أمر العمل
- جدولة وتنسيق أعمال الصيانة مع البائعين
- التواصل مع موظفي المبنى بشأن أعمال الصيانة
- التأكد من إتمام جميع أعمال الصيانة في الوقت المحدد وبالمستوى المطلوب
- المعايير
- إنشاء وصيانة نظام حفظ الملفات لجميع السجلات
- إعداد التقارير عن أنشطة القسم
- يعمل بشكل وثيق مع رؤساء الأقسام الآخرين للتأكد من أن قسم صيانة المبنى يعمل بكفاءة وفعالية.
- توفير تحديثات منتظمة عن التقدم المحرز في القسم، وتحديد المشاكل وحلها، وتقديم توصيات للتحسين
- حضور اجتماعات القسم
- تقديم مدخلات حول سياسات وإجراءات القسم
- التعاون مع الإدارات الأخرى لضمان تلبية احتياجات الصيانة
- تحديد وحل المشاكل المتعلقة بعمليات القسم
- - تقديم التوصيات لتحسين عمليات القسم
مؤهلات:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو المحاسبة، أو مجال ذي صلة
- أكثر من 5 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري
- مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة
- اهتمام قوي بالتفاصيل
- القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق
- اتصالات ممتازة ومهارات التعامل مع الآخرين
- الكفاءة في مجموعة مايكروسوفت أوفيس
.png)
