Responsibilities
Support the Marketing Director in evaluating and establishing the marketing plan and strategy by assembling and analyzing marketing reports/forecasts, planning and organizing promotional presentations, and updating calendars etc. Ensure all outgoing correspondence is distributed to the highest possible standards Handle all incoming and outgoing mail and answer telephone calls and messages on behalf of the department. Ensure all photos / videos are placed in albums and saved in the appropriate shared folder following which the back-up procedure should be initiated without exception for the new assets. Execute departmental admin requirements, including raising payment requests, following up approvals and communications, and recording meeting minutes as required. Maintain databases, prepare monthly reports and attend marketing meetings as required Maintain a directory and inventory of marketing support materials and tools, ensuring all resources are fully functional, current and accurate, and coordinate the creation of new materials as needed. (Regardless of print\digital\local\off-site assets) Assist with developing and managing content and social media marketing programs, including posting & management where required Supports the preparation of marketing reports by collecting, analyzing, and summarizing data. Keeps promotional materials ready by coordinating requirements with graphic designer\artist or 3rd party suppliers, inventorying stock, placing orders, overseeing changes\approval processes and verifying receipt. Researches competitive products by identifying and evaluating product characteristics, market share, pricing, and advertising; maintaining research databases. (within reason, and while not encroaching upon the responsibilities of other departmental resources & responsibilities) Supports intra & inter departmental communications regardless of topic, handles follow-ups & request, ensures smooth flow of communications at all times while also attending to assigned projects from inception through to conclusion & reporting stages. Ensure all in-house marketing screens and IPTV are updated with all new and present promotions Ensures all assigned projects or tasks are recorded in digital or printed format while also supporting as may be required in the management or tracking of intra departmental projects/tasks.
Any additional responsibilities in relation to your scope of work that may be assigned to you by management to support business needs.
Public Relations
Refer requests for information from the media to an appropriate spokesperson or information source. Prepare or edit letters, invitations, monthly and quarterly press reports, and news releases, using word processing, spreadsheet, database, or presentation software. Handle magazine photo shoots on property. Support activities and initiatives to bolster the property's reputation and image in the media and in the community. Make updates to property website by making changes directly to the website or by coordinating with appropriate others in order to make updates. Support media relations outreach efforts, including pitching ideas and events, interview facilitation, and media tours. When public relations director is not available, respond to all daily general media inquiries via email, phone, and/or written correspondence Coordinate on-property visits from media, including reservations, amenities, special requests, and dining. Update digital library and press clippings as needed. Attend daily line-ups promptly. Monitor media coverage and other external factors to identify potential or actual problem areas and opportunities. File information and update press database, including list of all media contacts and media distribution lists (e.g., contact information, magazine circulation and demographics). Assist with on-site media relations for local events, including, but not limited to, grand openings/anniversaries, marketing/promotional events, and other press functions.
Policies and Procedures
Follow company and department policies and procedures. Ensure uniform, nametags, and personal appearance are clean, hygienic, professional and in compliance with company policies and procedures. Protect the privacy and security of guests and coworkers. Maintain confidentiality of proprietary materials and information. Perform other reasonable job duties as requested by Supervisors. Guest Relations Welcome and acknowledge each and every guest with a smile, eye contact, and a friendly verbal greeting, using the guest's name when possible. Engage guests in conversation regarding their stay, property services, and area attractions/offerings. Address guests' service needs in a professional, positive, and timely manner. Thank guests with genuine appreciation and provide a fond farewell. Anticipate guests' service needs, including asking questions of guests to better understand their needs and watching/listening to guest preferences and acting on them whenever possible.
Communication
Prepare and review written documents (e.g., daily logs, business letters, memoranda, reports), including proofreading and editing written information to ensure accuracy and completeness. Exchange information with other employees using electronic devices (e.g., pagers and two-way radios, email). Answer telephones using appropriate etiquette including answering the phone within 3 rings, answering with a smile in one's voice, using the callers' name, transferring calls to appropriate person/department, requesting permission before placing the caller on hold, taking and relaying messages, and allowing the caller to end the call. Speak to guests and co-workers using clear, appropriate and professional language. Talk with and listen to other employees to effectively exchange information. Discuss work topics, activities, or problems with coworkers, supervisors, or managers discreetly and quietly, avoiding public areas of the property.
Working with Others
Develop and maintain positive and productive working relationships with other employees and departments. Support all co-workers and treat them with dignity and respect. Handle sensitive issues with employees and/or guests with tact, respect, diplomacy, and confidentiality. Partner with and assist others to promote an environment of teamwork and achieve common goals.
Physical Tasks
Enter and locate work-related information using computers and/or point of sale systems. Read and visually verify information in a variety of formats (e.g., small print). Move, lift, carry, push, pull, and place objects weighing less than or equal to 10 pounds without assistance.
apply now
المسؤوليات
دعم مدير التسويق في تقييم ووضع خطة واستراتيجية التسويق من خلال تجميع وتحليل التقارير/التوقعات التسويقية، وتخطيط وتنظيم العروض الترويجية، وتحديث التقويمات وما إلى ذلك. التأكد من توزيع جميع المراسلات الصادرة وفقًا لأعلى المعايير الممكنة التعامل مع جميع الواردات والبريد الصادر والرد على المكالمات الهاتفية والرسائل نيابة عن القسم. تأكد من وضع جميع الصور / مقاطع الفيديو في ألبومات وحفظها في المجلد المشترك المناسب، وبعد ذلك يجب بدء إجراء النسخ الاحتياطي دون استثناء للأصول الجديدة. تنفيذ متطلبات الإدارة الإدارية، بما في ذلك رفع طلبات الدفع، ومتابعة الموافقات والاتصالات، وتسجيل محاضر الاجتماع كما هو مطلوب. الحفاظ على قواعد البيانات، وإعداد التقارير الشهرية وحضور الاجتماعات التسويقية كما هو مطلوب الاحتفاظ بدليل وجرد لمواد وأدوات دعم التسويق، مما يضمن أن جميع الموارد تعمل بكامل طاقتها وحديثة ودقيقة، وتنسيق إنشاء مواد جديدة حسب الحاجة. (بغض النظر عن الأصول المطبوعة\الرقمية\المحلية\خارج الموقع) المساعدة في تطوير وإدارة المحتوى وبرامج التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي، بما في ذلك النشر والإدارة عند الاقتضاء يدعم إعداد تقارير التسويق من خلال جمع البيانات وتحليلها وتلخيصها. يحافظ على المواد الترويجية جاهزة من خلال تنسيق المتطلبات مع مصمم الجرافيك\الفنان أو موردي الطرف الثالث، وجرد المخزون، وتقديم الطلبات، والإشراف على عمليات التغييرات\الموافقة والتحقق من الاستلام. البحث عن المنتجات التنافسية من خلال تحديد وتقييم خصائص المنتج وحصة السوق والتسعير والإعلان. الحفاظ على قواعد البيانات البحثية. (في حدود المعقول، ومع عدم التعدي على مسؤوليات موارد ومسؤوليات الإدارات الأخرى) يدعم الاتصالات داخل الإدارات وفيما بينها بغض النظر عن الموضوع، ويتعامل مع المتابعة والطلب، ويضمن التدفق السلس للاتصالات في جميع الأوقات بينما يحضر أيضًا المشاريع المعينة من البداية وحتى مراحل الاستنتاج وإعداد التقارير. التأكد من تحديث جميع شاشات التسويق الداخلية وتلفزيون IPTV بجميع العروض الترويجية الجديدة والحالية. التأكد من تسجيل جميع المشاريع أو المهام المعينة بتنسيق رقمي أو مطبوع مع دعم ما قد يكون مطلوبًا في إدارة أو تتبع المشاريع / المهام داخل الأقسام .
أي مسؤوليات إضافية فيما يتعلق بنطاق عملك قد يتم تعيينها لك من قبل الإدارة لدعم احتياجات العمل.
العلاقات العامة
قم بإحالة طلبات الحصول على المعلومات من وسائل الإعلام إلى المتحدث الرسمي أو مصدر المعلومات المناسب. إعداد أو تحرير الرسائل والدعوات والتقارير الصحفية الشهرية والفصلية والنشرات الإخبارية، باستخدام برامج معالجة النصوص أو جداول البيانات أو قاعدة البيانات أو العروض التقديمية. التعامل مع براعم الصور في المجلات على الممتلكات. دعم الأنشطة والمبادرات لتعزيز سمعة العقار وصورته في وسائل الإعلام وفي المجتمع. قم بإجراء تحديثات على موقع الويب الخاص بالملكية عن طريق إجراء تغييرات مباشرة على موقع الويب أو عن طريق التنسيق مع الآخرين المناسبين لإجراء التحديثات. دعم جهود التوعية العلاقات الإعلامية، بما في ذلك طرح الأفكار والأحداث، وتيسير المقابلة، والجولات الإعلامية. عندما لا يكون مدير العلاقات العامة متاحًا، قم بالرد على جميع استفسارات وسائل الإعلام العامة اليومية عبر البريد الإلكتروني و/أو الهاتف و/أو المراسلات المكتوبة. قم بتنسيق الزيارات إلى الفندق من وسائل الإعلام، بما في ذلك الحجوزات والمرافق والطلبات الخاصة وتناول الطعام. تحديث المكتبة الرقمية والقصاصات الصحفية حسب الحاجة. حضور الاصطفافات اليومية على الفور. مراقبة التغطية الإعلامية والعوامل الخارجية الأخرى لتحديد مجالات المشاكل المحتملة أو الفعلية والفرص. ملف المعلومات وتحديث قاعدة البيانات الصحفية، بما في ذلك قائمة بجميع جهات الاتصال الإعلامية وقوائم توزيع الوسائط (على سبيل المثال، معلومات الاتصال وتوزيع المجلات والتركيبة السكانية). المساعدة في العلاقات الإعلامية في الموقع للأحداث المحلية، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، الافتتاحات الكبرى/المناسبات السنوية، والأحداث التسويقية/الترويجية، والوظائف الصحفية الأخرى.
السياسات والإجراءات
اتبع سياسات وإجراءات الشركة والقسم. التأكد من أن الزي الرسمي وعلامات الأسماء والمظهر الشخصي نظيف وصحي ومهني ومتوافق مع سياسات الشركة وإجراءاتها. حماية خصوصية وأمن الضيوف وزملاء العمل. الحفاظ على سرية المواد والمعلومات الخاصة. أداء واجبات وظيفية معقولة أخرى حسب طلب المشرفين. علاقات الضيوف الترحيب بكل ضيف والاعتراف به بابتسامة، والتواصل البصري، والتحية اللفظية الودية، باستخدام اسم الضيف عندما يكون ذلك ممكنًا. إشراك الضيوف في المحادثة المتعلقة بإقامتهم، وخدمات الملكية، ومناطق الجذب السياحي/العروض. معالجة احتياجات خدمة الضيوف بطريقة مهنية وإيجابية وفي الوقت المناسب. أشكر الضيوف بتقدير حقيقي وودعهم بحرارة. توقع احتياجات خدمة الضيوف، بما في ذلك طرح أسئلة الضيوف لفهم احتياجاتهم بشكل أفضل ومشاهدة/الاستماع إلى تفضيلات الضيوف والعمل بناءً عليها كلما أمكن ذلك.
التواصل
قم بإعداد ومراجعة المستندات المكتوبة (مثل السجلات اليومية ورسائل العمل والمذكرات والتقارير)، بما في ذلك التدقيق اللغوي وتحرير المعلومات المكتوبة لضمان الدقة والاكتمال. تبادل المعلومات مع الموظفين الآخرين باستخدام الأجهزة الإلكترونية (على سبيل المثال، أجهزة الاستدعاء وأجهزة الراديو ثنائية الاتجاه، والبريد الإلكتروني). الرد على الهواتف باستخدام الآداب المناسبة بما في ذلك الرد على الهاتف خلال 3 رنات، والرد بابتسامة بصوت واحد، واستخدام اسم المتصل، وتحويل المكالمات إلى الشخص/القسم المناسب، وطلب الإذن قبل وضع المتصل في الانتظار، وأخذ الرسائل ونقلها، والسماح للمتصل بإنهاء المكالمة. التحدث إلى الضيوف وزملاء العمل باستخدام لغة واضحة ومناسبة والمهنية. التحدث مع الموظفين الآخرين والاستماع إليهم لتبادل المعلومات بشكل فعال. مناقشة موضوعات العمل أو الأنشطة أو المشكلات مع زملاء العمل أو المشرفين أو المديرين بتكتم وهدوء، مع تجنب المناطق العامة بالممتلكات.
العمل مع الآخرين
تطوير والحفاظ على علاقات عمل إيجابية ومثمرة مع الموظفين والإدارات الأخرى. دعم جميع زملاء العمل ومعاملتهم بكرامة واحترام. التعامل مع القضايا الحساسة مع الموظفين و/أو الضيوف باللباقة والاحترام والدبلوماسية والسرية. الشراكة مع الآخرين ومساعدتهم على تعزيز بيئة العمل الجماعي وتحقيق الأهداف المشتركة.
المهام البدنية
أدخل المعلومات المتعلقة بالعمل وحدد موقعها باستخدام أجهزة الكمبيوتر و/أو أنظمة نقاط البيع. قراءة المعلومات والتحقق منها بصريًا بتنسيقات متنوعة (على سبيل المثال، طباعة صغيرة). تحريك ورفع وحمل ودفع وسحب ووضع الأشياء التي يقل وزنها عن أو يساوي 10 أرطال دون مساعدة.
.png)
