Responsibilities:
Manage the department's budget that includes tracking expenses, preparing
reports, and making sure that the department stays within its budget
Reviewing and approving all spending requests
Tracking expenses against budget
Preparing monthly and quarterly budget reports
Identifying and resolving budget variances
Making recommendations for budget adjustments
Creating and maintaining a work order system
Scheduling and coordinating maintenance work with vendors
Communicating with building staff about maintenance work
Ensuring that all maintenance work is completed on time and to the required
standards
Creating and maintaining a filing system for all records
Preparing reports on the department's activities
Works closely with other department heads to ensure that the building maintenance department is operating efficiently and effectively.
Providing regular updates on the department's progress, identifying and resolving problems, and making recommendations for improvement
Attending department meetings
Providing input on department policies and procedures
Collaborating with other departments to ensure that maintenance needs are met
Identifying and resolving problems with the department's operations
Making recommendations for improvement to the department's operations
Qualifications:
Bachelor's degree in business administration, accounting, or a related field
5+ years of experience in administrative support
Excellent organizational and time management skills
Strong attention to detail
Ability to work independently and as part of a team
Excellent communication and interpersonal skills
Proficiency in Microsoft Office Suite
Job Type: Full-time
APPLYNOW
المسؤوليات:
إدارة ميزانية القسم التي تتضمن تتبع النفقات والتحضير
التقارير والتأكد من بقاء القسم في حدود ميزانيته
مراجعة واعتماد كافة طلبات الإنفاق
تتبع النفقات مقابل الميزانية
إعداد تقارير الميزانية الشهرية والربع سنوية
تحديد وحل الفروق في الميزانية
تقديم توصيات لتعديلات الميزانية
إنشاء وصيانة نظام أمر العمل
جدولة وتنسيق أعمال الصيانة مع البائعين
التواصل مع موظفي المبنى بشأن أعمال الصيانة
التأكد من إتمام جميع أعمال الصيانة في الوقت المحدد وبالمستوى المطلوب
المعايير
إنشاء وصيانة نظام حفظ الملفات لجميع السجلات
إعداد التقارير عن أنشطة القسم
يعمل بشكل وثيق مع رؤساء الأقسام الآخرين للتأكد من أن قسم صيانة المبنى يعمل بكفاءة وفعالية.
توفير تحديثات منتظمة عن تقدم القسم وتحديد المشكلات وحلها وتقديم توصيات للتحسين
حضور اجتماعات القسم
تقديم مدخلات حول سياسات وإجراءات القسم
التعاون مع الإدارات الأخرى لضمان تلبية احتياجات الصيانة
تحديد وحل المشاكل المتعلقة بعمليات القسم
- تقديم التوصيات لتحسين عمليات القسم
مؤهلات:
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو المحاسبة أو أي مجال ذي صلة
أكثر من 5 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة
اهتمام قوي بالتفاصيل
القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق
اتصالات ممتازة ومهارات التعامل مع الآخرين
الكفاءة في مجموعة مايكروسوفت أوفيس
نوع الوظيفة: دوام كامل
.png)
