Duties and Responsibilities:
Maintenance
Maintain the safety and security of all company facilities.
Ensure all policies and procedures of the facility are enforced.
Responsible for creating work schedules of maintenance and security guards to assure the properties are monitored at all times.
Direct all maintenance staff for any concerns and ensure safety and security policies are being followed.
Process the job order request and prepare LPO whenever required.
Attend to building and construction requirement.
Coordinate with concern department on obtaining necessary permit for the building construction.
Plan, develop and implement safety precautions on the coordinated construction plan.
Communicate with external contacts such as engineer, architect and construction personnel.
Ensure that constructions are executed as planned and ensure a safe and secure building facilities.
Review the terms and conditions of lease agreement as deemed necessary and assist in negotiation for acquiring new facility.
Prepare monthly reports, invoices, keep records and evaluate employee performance as assigned.
Monitor maintenance and security employees’ attendance and overtime and prepare timesheet summary on monthly basis.
Ensure proper invoicing based on brands for jobs done where brands share same building, premise, etc
Coordinate with service maintenance suppliers for any service requirement
Keep a list of all spare parts which are imported and used in store.
Respond to facility inquiries, problems and resolve conflicts.
Accommodation
Ensure the cleanliness of the entire accommodation.
Ensure that employees are following the building safety precautions.
Responsible for monitoring staff movements, slot assignment, maintain a record of employees staying in each flat/unit.
Keep a record of incidents occurs in the accommodation.
Report any irregular activities and ensure that accommodation rules and regulations are implemented.
Ensure that all company properties and equipment are utilized by employees in a safe manner at all times.
Keep an inventory record of company properties and equipment such as beds, closets, fridge, gas cylinder etc.
Responsible for the disposal of unused furniture and equipment
Coordinate with department heads for any accommodation concerns.
Conduct weekly inspection of the accommodation.
Notify the staff for any misuse of accommodation or not following the rules.
Transport
Ensure that all vehicles are clean and maintain by the driver as per the assigned schedule.
Ensure that all drivers are wearing the prescribed uniform while on duty.
Ensure that driver’s monitors the bi-weekly service once 5000km is reached.
Prepare drivers route and schedule and ensure that hand over of records such as time/km/checking the condition of vehicle is done before the start of shift.
Ensure that all drivers are following the road rules and regulations.
Orient the drivers on regular basis and resolve any conflicts e.g. staff transport, deliveries etc.
Monitor all drivers’ overtime and ensure that regular schedule is being followed.
Arrange the request for vehicle repair and payment.
Read and interpret maps and driving directions to plan the most efficient routes.
Report any vehicle maintenance problem.
Monitor petrol expenses and kilometer run.
Coordinate with Admin for the renewal of registration and insurance.
Respond and coordinates for any transport request and provide transportation for VIPs.
Ensure the on-time delivery of goods and services with a back-up plan in case of vehicle breakdown or service repair,
Keep a track of all delivery motorcycle (insurance, registration, passing, fine) and timely inform office and restaurant about the same.
Coordinate with operations for catering setup, logistic of food and staff.
Qualifications:
Graduate of any related course
Minimum of five (5) years of experience as Facilities Manager preferably from restaurant industry.
Proficient in MS Office
Excellent coordination skills
Excellent communication skills both oral and written.
Excellent negotiation skills
Ability to handle multiple projects at a time.
Ability to identify problems and resolve in a timely manner.
Job Type: Full-time
الواجبات والمسؤوليات:
صيانة
الحفاظ على سلامة وأمن جميع مرافق الشركة.
- التأكد من تنفيذ جميع سياسات وإجراءات المنشأة.
مسؤول عن إنشاء جداول عمل للصيانة وحراس الأمن لضمان مراقبة الممتلكات في جميع الأوقات.
قم بتوجيه جميع موظفي الصيانة بشأن أي مخاوف وتأكد من اتباع سياسات السلامة والأمن.
معالجة طلب أمر العمل وإعداد أمر الشراء المحلي كلما لزم الأمر.
الاهتمام بمتطلبات البناء والتشييد.
التنسيق مع الإدارة المعنية للحصول على التصريح اللازم لتشييد المبنى.
تخطيط وتطوير وتنفيذ احتياطات السلامة على خطة البناء المنسقة.
التواصل مع جهات الاتصال الخارجية مثل المهندس والمعماري وموظفي البناء.
التأكد من تنفيذ الإنشاءات كما هو مخطط لها والتأكد من سلامة مرافق البناء.
قم بمراجعة شروط وأحكام اتفاقية الإيجار حسب الضرورة والمساعدة في التفاوض للحصول على منشأة جديدة.
قم بإعداد التقارير الشهرية والفواتير والاحتفاظ بالسجلات وتقييم أداء الموظف كما تم تعيينه.
مراقبة حضور موظفي الصيانة والأمن والعمل الإضافي وإعداد ملخص الجدول الزمني على أساس شهري.
تأكد من إعداد الفواتير المناسبة بناءً على العلامات التجارية للوظائف المنجزة حيث تشترك العلامات التجارية في نفس المبنى والمبنى وما إلى ذلك
التنسيق مع موردي صيانة الخدمة لأي متطلبات خدمة
احتفظ بقائمة بجميع قطع الغيار التي يتم استيرادها واستخدامها في المتجر.
الرد على استفسارات المنشأة والمشاكل وحل النزاعات.
إقامة
التأكد من نظافة مكان الإقامة بالكامل.
التأكد من أن الموظفين يتبعون احتياطات السلامة في المبنى.
مسؤول عن مراقبة تحركات الموظفين وتعيين الفتحات والاحتفاظ بسجل للموظفين المقيمين في كل شقة / وحدة.
الاحتفاظ بسجل للحوادث التي تحدث في مكان الإقامة.
الإبلاغ عن أي أنشطة غير منتظمة والتأكد من تنفيذ قواعد وأنظمة الإقامة.
التأكد من أن جميع ممتلكات الشركة ومعداتها يتم استخدامها من قبل الموظفين بطريقة آمنة في جميع الأوقات.
الاحتفاظ بسجل جرد لممتلكات الشركة ومعداتها مثل الأسرة والخزائن والثلاجات وأسطوانات الغاز وما إلى ذلك.
-مسؤول عن التخلص من الأثاث والمعدات غير المستخدمة
التنسيق مع رؤساء الأقسام لأية مخاوف تتعلق بالسكن.
إجراء فحص أسبوعي لمكان الإقامة.
قم بإخطار الموظفين بأي سوء استخدام للسكن أو عدم اتباع القواعد.
ينقل
التأكد من نظافة جميع المركبات وصيانتها من قبل السائق وفقًا للجدول الزمني المحدد.
التأكد من أن جميع السائقين يرتدون الزي الرسمي المحدد أثناء الخدمة.
تأكد من قيام السائق بمراقبة الخدمة نصف الأسبوعية بمجرد الوصول إلى 5000 كيلومتر.
قم بإعداد مسار السائقين والجدول الزمني والتأكد من تسليم السجلات مثل الوقت / الكيلومتر / التحقق من حالة السيارة قبل بدء التحول.
التأكد من أن جميع السائقين يتبعون قواعد وأنظمة الطريق.
قم بتوجيه السائقين بشكل منتظم وحل أي تعارضات، مثل نقل الموظفين والتوصيل وما إلى ذلك.
مراقبة العمل الإضافي لجميع السائقين والتأكد من اتباع الجدول الزمني المنتظم.
ترتيب طلب إصلاح السيارة والدفع.
قراءة وتفسير الخرائط واتجاهات القيادة لتخطيط الطرق الأكثر كفاءة.
الإبلاغ عن أي مشكلة في صيانة السيارة.
مراقبة نفقات البنزين وعدد الكيلومترات.
التنسيق مع المشرف لتجديد التسجيل والتأمين.
الاستجابة والتنسيق لأي طلب نقل وتوفير وسائل النقل لكبار الشخصيات.
ضمان تسليم البضائع والخدمات في الوقت المحدد مع خطة احتياطية في حالة تعطل السيارة أو إصلاح الخدمة،
تتبع جميع الدراجات النارية الخاصة بالتوصيل (التأمين، التسجيل، المرور، الغرامة) وأبلغ المكتب والمطعم في الوقت المناسب بذلك.
التنسيق مع عمليات إعداد الطعام واللوجستيات الخاصة بالطعام والموظفين.
مؤهلات:
خريج أي دورة ذات صلة
- خبرة لا تقل عن خمس (5) سنوات كمدير مرافق ويفضل أن يكون ذلك من صناعة المطاعم.
يتقن مايكروسوفت أوفيس
مهارات التنسيق ممتازة
مهارات تواصل عالية: مكتوبة كانت او منطوقة.
مهارات تفاوض ممتازة
القدرة على التعامل مع مشاريع متعددة في وقت واحد.
القدرة على تحديد المشاكل وحلها في الوقت المناسب.
نوع الوظيفة: دوام كامل
.png)
