Duties and Responsibilities
- Manage space access & booking.
- Drafting and tracking contracts.
- Manage contract terminations.
- Manage contract renewals.
- Liaise with MOIC regarding the incubator.
- Onboarding and offboarding Coworkers (Space rules, platforms, coworking area).
- Managing the capacity of the space.
- Ensuring incubators’ compliance.
- General space management.
- Space maintenance.
- Procurement of office supplies & groceries.
- Supervise cleaning schedules.
- Managing supplies and vendors.
- Sending quotations.
- Providing after-service care and support.
- Following up with clients on payments.
- Sending SOAs to clients.
- Attending ecosystem events to promote coworking services.
- Give space tours to clients.
- Developing marketing content around existing coworking services.
- Working with the Marketing Specialist to visualize the content.
- Running marketing campaigns and advertisements with the help of Marketing Specialist.
- Provide logistics support to paid hosted events.
Requirements
- An Associate or Bachelor’s Degree in Business Administration, or similar.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Preferably can speak and write both in Arabic and English
- Advanced ability to plan, schedule, and execute office-related events.
- Experience or have a background in managing office operations.
- Innovative, creative, dynamic and enjoy fun interactions.
apply now
الواجبات والمسؤوليات
- إدارة الوصول إلى الفضاء والحجز.
- صياغة ومتابعة العقود.
- إدارة إنهاء العقود.
- إدارة تجديد العقود.
- التنسيق مع وزارة الصناعة والتجارة فيما يتعلق بالحاضنة.
- تأهيل زملاء العمل وإبعادهم (قواعد المساحة، والمنصات، ومنطقة العمل المشترك).
- إدارة قدرة الفضاء.
- التأكد من امتثال الحاضنات.
- الإدارة العامة للمساحة.
- صيانة الفضاء.
- شراء اللوازم المكتبية والبقالة.
- الإشراف على جداول التنظيف.
- إدارة الإمدادات والبائعين.
- إرسال الاقتباسات.
- توفير الرعاية والدعم بعد انتهاء الخدمة.
- المتابعة مع العملاء بشأن المدفوعات.
- إرسال SOAs للعملاء.
- حضور أحداث النظام البيئي لتعزيز خدمات العمل المشترك.
- إعطاء جولات فضائية للعملاء.
- تطوير المحتوى التسويقي حول خدمات العمل المشترك الحالية.
- العمل مع أخصائي التسويق لتصور المحتوى.
- تشغيل الحملات التسويقية والإعلانات بمساعدة أخصائي التسويق.
- تقديم الدعم اللوجستي للأحداث المستضافة المدفوعة.
متطلبات
- شهادة جامعية أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما شابه ذلك.
- مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية.
- يفضل أن يكون قادراً على التحدث والكتابة باللغتين العربية والإنجليزية
- القدرة المتقدمة على تخطيط وجدولة وتنفيذ الأحداث المتعلقة بالمكتب.
- خبرة أو خلفية في إدارة العمليات المكتبية.
- مبتكرة وخلاقة وديناميكية وتتمتع بالتفاعلات الممتعة.
.png)
