The Administrative Assistant supports the Vice President of Institutional Effectiveness and
Accreditation and coordinates the Office’s internal correspondences and assessment activities across all
areas of the University as shown in the Office’s annual plan. The Administrative Assistant is expected
to manage the university’s correspondences with the Higher Education Council (HEC) and Education & Training Quality Authority (BQA).
Duties and Responsibilities include:
Provide administrative support to the Vice President of Institutional Effectiveness and Accreditation.
Schedule, plan, and coordinate work actions of the VP of Institutional Effectiveness & Accreditation.
Coordinate with the Academic Administrative Assistant of the Colleges to ensure that the internal
moderations are conducted, and course files are completed in a timely manner.
Manage and direct, where needed, the Institutional Research (IR) Office’s email box.
Manage the in and out communications with the Higher Education Council (HEC), follow up with actions and ensure that the required information is communicated to the HEC at a high quality and timely manner.
Manage the in and out communications with the Education & Training Quality Authority (BQA),
follow up with actions and ensure that the required information is communicated to the HEC at a high quality and timely manner.
Mange the IR Office page on the SharePoint and ensure that the posted information is up to date.
Follow up with collecting data, information, and documents requested from different parts of the
university and ensure that these are complete and are submitted in the agreed-on format.
Support the work of the different units reporting to the VP of Institutional Effectiveness and
Accreditation as needed.
Provides administrative support by scheduling appointments, coordinating meetings and conferences,
and maintaining and ordering office supplies.
Other duties as assigned by the VP of Institutional Effectiveness & Accreditation.
Requirements
Qualifications and Experience required:
BSc in Management Information System or BBA in Management.
No minimum professional work experience is required.
Skills and Competencies required:
Professional in using the standard MS Office tools, including Excel.
Good oral and written communication skills, both Arabic and English.
Good time management
https://aubh.edu.bh/
المساعد الإداري يدعم نائب الرئيس للفعالية المؤسسية و
الاعتماد وتنسيق المراسلات الداخلية للمكتب وأنشطة التقييم في جميع أنحاء
مجالات الجامعة كما هو موضح في الخطة السنوية للمكتب. من المتوقع أن يكون المساعد الإداري
إدارة مراسلات الجامعة مع مجلس التعليم العالي وهيئة جودة التعليم والتدريب.
تشمل الواجبات والمسؤوليات ما يلي:
تقديم الدعم الإداري لنائب الرئيس للفعالية المؤسسية والاعتماد.
جدولة وتخطيط وتنسيق إجراءات العمل لنائب الرئيس للفعالية المؤسسية والاعتماد.
التنسيق مع المساعد الأكاديمي الإداري للكليات للتأكد من سير الأمور الداخلية
يتم إجراء عمليات الإشراف، ويتم استكمال ملفات الدورة التدريبية في الوقت المناسب.
إدارة وتوجيه صندوق البريد الإلكتروني الخاص بمكتب البحوث المؤسسية (IR)، عند الحاجة.
إدارة الاتصالات الداخلية والخارجية مع مجلس التعليم العالي (HEC)، ومتابعة الإجراءات والتأكد من توصيل المعلومات المطلوبة إلى مجلس التعليم العالي بجودة عالية وفي الوقت المناسب.
إدارة الاتصالات الداخلية والخارجية مع هيئة جودة التعليم والتدريب (BQA)،
متابعة الإجراءات والتأكد من إرسال المعلومات المطلوبة إلى اللجنة العليا للانتخابات بجودة عالية وفي الوقت المناسب.
إدارة صفحة IR Office على SharePoint والتأكد من تحديث المعلومات المنشورة.
متابعة جمع البيانات والمعلومات والمستندات المطلوبة من مختلف الجهات
الجامعة والتأكد من اكتمالها وتقديمها بالشكل المتفق عليه.
دعم عمل الوحدات المختلفة التي تقدم تقاريرها إلى نائب الرئيس للفعالية المؤسسية و
الاعتماد حسب الحاجة.
يوفر الدعم الإداري من خلال جدولة المواعيد وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات،
وصيانة وطلب اللوازم المكتبية.
واجبات أخرى يكلفها بها نائب الرئيس للفعالية المؤسسية والاعتماد.
متطلبات
المؤهلات والخبرة المطلوبة:
بكالوريوس في نظام المعلومات الإدارية أو بكالوريوس في الإدارة.
لا يشترط الحد الأدنى من الخبرة المهنية في العمل.
المهارات والكفاءات المطلوبة:
محترف في استخدام أدوات MS Office القياسية، بما في ذلك Excel.
مهارات تواصل شفهية وكتابية جيدة، باللغتين العربية والإنجليزية.
ادارة وقت جيدة
.png)
