ABOUT SOVEREIGN
With a network of 23 offices spanning Europe, Asia, Africa and the Middle East, Sovereign’s global
headcount is now approaching 550. We currently manage over 20,000 structures for a wide variety of
clients – companies, entrepreneurs, private investors or ultra to high-net-worth individuals and their
families – and have assets under administration in excess of £20 billion.
We pride ourselves on the exceptional breadth and depth of our technical knowledge; our culture is
entrepreneurial, but we are fully committed to maintaining compliance and promoting ethical conduct.
JOB PURPOSE
To provide an efficient and responsive administrative and after sales service to new and existing clients under the Sovereign Nominee portfolio. This position will be of key importance within the organisation and the successful candidate must have previous administrative experience within a fast-paced customer facing environment. You will be able to demonstrate the ability to effectively plan and
organise your and PRO’s workload and the initiative to resolve issues as well as respond to the client’s
enquiry quickly in an appropriate manner.
MAIN DUTIES
Main responsibility will be organising all aspects of client’s company and visa administration
To deal with all clients effectively, and courteously, in line with our policies and procedures
To respond to routine correspondence and enquiries from clients related to the companies under our Sovereign Portfolio.
To provide a professional administrative support to clients and to ensure the smooth running of CRM software, managing and maintaining all database in CRM inclusive of inputting the data, to produce correspondence and documents and maintain presentations, records, spread sheets and databases etc.
Coordinate with the administration department and insure that all documents for the client’s company and their employees visas are duly filed.
To arrange visas for existing and new clients with LMRA.
To collect all required documentations form clients for company’s formation and visas.
To manage sending clients invoices and to follow-up with the collections.
To follow change of labour and immigration and inform clients promptly
Send clients a notification on documentation required based on the service we are providing to them.
To ensure all visas and CRs are up to date and timely renewed
Assist with all GOSI, LMRA, Visas
To provide admin support with legal documents for the WLL department
To organise and maintain documents of clients – company and employee documents and save them into dedicated filing cabinets as well as OneDrive on a regularly basis
Arranging renewal and updating of clients trade license when required (prior the expiry date) with your line manager.
Send out notifications on documentation required to renew trade licenses, required by the government bodies at the time of license renewals
Arranging all receipts with departments PRO for payment to third parties and insuring that the finance department has all accounts up to date
Arranging the cash collection for visa applications with the PRO and finance department
PRO DUTIES
To handle the company incorporation process for our clients.
To handle the companies’ amendments process
Keep our clients’ companies in a good standing. (Green Pack)
Apply for all type of visas in Bahrain.
Expert with removing all type of commercial violations in Bahrain.
Expert in using Sijilat, Tamkeen and LMRA portals.
Arrange processing of attestation of clients as required.
Accurate preparation of documents according to the requirement of the legal authorities.
Always maintain confidentiality and security of company and client’s documents.
Develop new business.
Handle administration tasks
Draft needful documents & Letters / Memorandum & Amendments of Association / Board Resolutions etc.
Handle the communication between our clients and third parties if needed.
Opening Bank accounts
Visit ministries and authorities if needed.
ADDITIONAL DUTIES
You may be required to assist the sales team with few administration task, such as makeover forms,
filing, submission of documents to administration and compliance department. You may be required to
perform other ad-hoc tasks within the company that may be deemed necessary.
PERSON SPECIFICATION
Have excellent written and verbal English language capabilities
Previous experience in a government liaison role/PRO in the Bahrain
Have an eye for detail
Be a fast learner
Be driven; be able to use their initiative.
Hardworking, honest and open
Administration experience within the Financial Services Industry
A good deal of common sense, etiquette and an ability to think on one’s feet
Ideally educated to degree level (A’ level education considered)
Good computer literacy (MS Office, Excel)
Excellent organisational skills
Professional telephone manner
Proven ability to work under pressure and to tight deadlines
Bright, confident personality
Well presented
Highly personable Flexible and mature approach with ability to work unsupervised
حول السيادة
مع شبكة مكونة من 23 مكتبًا تمتد في أوروبا وآسيا وأفريقيا والشرق الأوسط، فإن Sovereign's Global
يقترب عدد الموظفين الآن من 550 موظفًا. وندير حاليًا أكثر من 20000 مبنى لمجموعة واسعة من المجالات
العملاء - الشركات ورجال الأعمال والمستثمرين من القطاع الخاص أو الأفراد ذوي الثروات العالية وعائلاتهم
العائلات - ولديها أصول تحت الإدارة تزيد عن 20 مليار جنيه إسترليني.
نحن نفخر بالاتساع والعمق الاستثنائيين لمعرفتنا التقنية؛ ثقافتنا هي
ريادة الأعمال، ولكننا ملتزمون تمامًا بالحفاظ على الامتثال وتعزيز السلوك الأخلاقي.
الغرض من الوظيفة
لتوفير خدمة إدارية وخدمة ما بعد البيع تتسم بالكفاءة والاستجابة للعملاء الجدد والحاليين ضمن محفظة المرشح السيادي. سيكون لهذا المنصب أهمية رئيسية داخل المنظمة ويجب أن يتمتع المرشح الناجح بخبرة إدارية سابقة ضمن بيئة سريعة الخطى تواجه العملاء. ستكون قادرًا على إثبات القدرة على التخطيط والتخطيط بشكل فعال
تنظيم عبء العمل الخاص بك وPRO والمبادرة لحل المشكلات بالإضافة إلى الاستجابة لمشاكل العميل
التحقيق بسرعة بالطريقة المناسبة.
الواجبات الرئيسية
ستكون المسؤولية الرئيسية هي تنظيم جميع جوانب شركة العميل وإدارة التأشيرات
التعامل مع جميع العملاء بفعالية ولطف، بما يتماشى مع سياساتنا وإجراءاتنا
للرد على المراسلات والاستفسارات الروتينية من العملاء المتعلقة بالشركات الخاضعة لمحفظتنا السيادية.
لتوفير دعم إداري احترافي للعملاء وضمان التشغيل السلس لبرنامج CRM، وإدارة وصيانة جميع قواعد البيانات في CRM بما في ذلك إدخال البيانات، وإنتاج المراسلات والمستندات والحفاظ على العروض التقديمية والسجلات وجداول البيانات وقواعد البيانات وما إلى ذلك.
التنسيق مع القسم الإداري والتأكد من تقديم جميع المستندات الخاصة بشركة العميل وتأشيرات موظفيها حسب الأصول.
ترتيب التأشيرات للعملاء الحاليين والجدد لدى هيئة تنظيم سوق العمل.
لجمع جميع الوثائق المطلوبة من العملاء لتأسيس الشركة والتأشيرات.
لإدارة إرسال فواتير العملاء ومتابعة التحصيلات.
لمتابعة تغيير العمل والهجرة وإبلاغ العملاء على الفور
إرسال إشعار للعملاء بشأن الوثائق المطلوبة بناءً على الخدمة التي نقدمها لهم.
للتأكد من أن جميع التأشيرات والسجلات التجارية محدثة ومتجددة في الوقت المناسب
Assist with all GOSI, LMRA, Visas
لتقديم الدعم الإداري بالوثائق القانونية لقسم WLL
لتنظيم مستندات العملاء والحفاظ عليها - مستندات الشركة والموظفين وحفظها في خزائن الملفات المخصصة وكذلك OneDrive بشكل منتظم
ترتيب تجديد وتحديث الرخصة التجارية للعملاء عند الحاجة (قبل تاريخ انتهاء الصلاحية) مع مديرك المباشر.
إرسال إشعارات بشأن المستندات المطلوبة لتجديد الرخص التجارية التي تطلبها الجهات الحكومية عند تجديد الرخصة
ترتيب جميع الإيصالات مع الإدارات PRO للدفع لأطراف ثالثة والتأكد من أن الإدارة المالية لديها جميع الحسابات محدثة
ترتيب التحصيل النقدي لطلبات التأشيرة مع قسم العلاقات العامة والمالية
الواجبات الاحترافية
للتعامل مع عملية تأسيس الشركة لعملائنا.
للتعامل مع عملية تعديلات الشركات
الحفاظ على شركات عملائنا في وضع جيد. (الحزمة الخضراء)
التقدم بطلب للحصول على جميع أنواع التأشيرات في البحرين.
خبير في إزالة كافة أنواع المخالفات التجارية في البحرين.
خبير في استخدام بوابات سجلات وتمكين وهيئة تنظيم سوق العمل.
ترتيب معالجة شهادات العملاء كما هو مطلوب.
إعداد دقيق للوثائق وفقا لمتطلبات السلطات القانونية.
الحفاظ دائمًا على سرية وأمن مستندات الشركة والعميل.
تطوير أعمال جديدة.
التعامل مع المهام الإدارية
صياغة المستندات والخطابات اللازمة / مذكرة وتعديلات التأسيس / قرارات مجلس الإدارة وما إلى ذلك.
التعامل مع الاتصالات بين عملائنا والأطراف الثالثة إذا لزم الأمر.
فتح الحسابات البنكية
زيارة الوزارات والهيئات إذا لزم الأمر.
واجبات إضافية
قد يُطلب منك مساعدة فريق المبيعات في بعض المهام الإدارية، مثل نماذج التجديد،
حفظ وتقديم المستندات إلى قسم الإدارة والامتثال. قد يطلب منك ذلك
أداء مهام أخرى مخصصة داخل الشركة والتي قد تعتبر ضرورية.
مواصفات الشخص
يتمتع بقدرات ممتازة في اللغة الإنجليزية كتابيًا وشفهيًا
الخبرة السابقة في دور الاتصال الحكومي/PRO في البحرين
راقب التفاصيل
كن سريع التعلم
أن تكون مدفوعة؛ تكون قادرة على استخدام مبادرتهم.
المجتهد وصادقة ومفتوحة
الخبرة الإدارية في صناعة الخدمات المالية
قدر كبير من الفطرة السليمة والآداب والقدرة على التفكير على قدميه
تعليم مثالي إلى مستوى الدرجة العلمية (يعتبر مستوى التعليم A)
معرفة جيدة بالكمبيوتر (MS Office وExcel)
مهارات تنظيمية ممتازة
طريقة هاتفية احترافية
أثبتت القدرة على العمل تحت الضغط والمواعيد النهائية الضيقة
شخصية مشرقة وواثقة
عرض جيد
أسلوب مرن وناضج وشخصي للغاية مع القدرة على العمل دون إشراف
&نبسب;
&نبسب;
.png)
