The American University of Bahrain (AUBH) invites applications for a full-time position as Academic
Administrative Assistant. An Academic Administrative Assistant supports the Deans of the Colleges at
AUBH. Their main duty is to provide academic assistance with respect to the line of work of the Dean.
Duties and Responsibilities include:
Provides administrative support to the Assistant Manager of Academic Affairs and Dean.
Schedules, plans, and coordinates work actions of the Dean.
Receive and respond to enquiries concerning program matters from faculty, students, external organizations, and members of the public.
Collects, organizes, and analyzes data for specialized reports, as requested.
Coordinates the collection and preparation of operating reports in addition to coordinating the archived documents/SharePoint.
Assists Deans in the development of the university’s policies and procedures documents, where relevant.
Provides administrative support by scheduling appointments, coordinating meetings and conferences, and maintaining and ordering office supplies.
Supports the Deans with onboarding of new faculty in the college (i.e., contact HR, IT and Librarian to help in settling a new faculty).
Liaise with Program Coordinators and faculty in coordinating the applications for internships- in coordination with AUBH career center- and capstones.
Liaise with faculty and Deans in coordinating for field trips and invitations of guest speakers.
Other duties as assigned by the Dean and the Assistant Manager of Academic Affairs..
Requirements
Qualifications and Experience required:
Associate degree in business/engineering or equivalency.
No minimum professional work experience is required.
Demonstrated human relations and effective written and verbal communication skills are required.
Knowledge of basic bookkeeping practices and direct supervisory experience are preferred.
تدعو الجامعة الأمريكية في البحرين (AUBH) لتقديم الطلبات لوظيفة أكاديمية بدوام كامل
مساعد اداري. مساعد إداري أكاديمي يدعم عمداء الكليات في
أبو ظبي. واجبهم الرئيسي هو تقديم المساعدة الأكاديمية فيما يتعلق بمجال عمل العميد.
تشمل الواجبات والمسؤوليات ما يلي:
يقدم الدعم الإداري لمساعد مدير الشؤون الأكاديمية والعميد.
جداول وخطط وتنسيق إجراءات عمل العميد.
تلقي والرد على الاستفسارات المتعلقة بمسائل البرنامج من أعضاء هيئة التدريس والطلاب والمنظمات الخارجية وأفراد الجمهور.
يجمع وينظم ويحلل البيانات للتقارير المتخصصة حسب الطلب.
ينسق جمع وإعداد تقارير التشغيل بالإضافة إلى تنسيق المستندات المؤرشفة/SharePoint.
يساعد العمداء في تطوير وثائق سياسات وإجراءات الجامعة، حيثما كان ذلك مناسبا.
يوفر الدعم الإداري عن طريق جدولة المواعيد وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات وصيانة وطلب اللوازم المكتبية.
يدعم العمداء من خلال تأهيل أعضاء هيئة التدريس الجدد في الكلية (على سبيل المثال، الاتصال بالموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات وأمين المكتبة للمساعدة في تسوية هيئة التدريس الجديدة).
التنسيق مع منسقي البرامج وأعضاء هيئة التدريس لتنسيق طلبات التدريب الداخلي - بالتنسيق مع مركز التوظيف في الجامعة الأمريكية بالبحرين - ومشاريع التخرج.
الاتصال بأعضاء هيئة التدريس والعمداء في التنسيق للرحلات الميدانية ودعوات المتحدثين الضيوف.
واجبات أخرى يكلف بها من قبل العميد ومساعد مدير الشؤون الأكاديمية.
متطلبات
المؤهلات والخبرة المطلوبة:
شهادة جامعية في الأعمال/الهندسة أو ما يعادلها.
لا يشترط الحد الأدنى من الخبرة المهنية في العمل.
مطلوب العلاقات الإنسانية الواضحة ومهارات الاتصال الكتابية والشفوية الفعالة.
يفضل المعرفة بممارسات مسك الدفاتر الأساسية والخبرة الإشرافية المباشرة.
.png)
