Job Title: Executive Assistant to CEO (Automobile Industry)
Location: Bahrain
Job Type: Full-time
Position Summary:
The Executive Assistant to the CEO provides strategic administrative support to ensure seamless operations of the executive office. This role requires a proactive individual with excellent organizational skills and an understanding of the automobile industry’s dynamics.
Key Responsibilities:
- Calendar Management:
- Organize and manage the CEO’s daily schedule, appointments, and meetings.
- Coordinate travel itineraries, accommodations, and logistics.
- Communication Coordination:
- Act as a liaison between the CEO and internal/external stakeholders.
- Draft and manage correspondence, presentations, and reports.
- Project Assistance:
- Support the CEO in tracking key projects and deliverables within the automobile sector.
- Conduct industry-related research and provide insights to assist decision-making.
- Meeting Preparation:
- Prepare agendas, minutes, and follow-up actions for executive meetings.
- Ensure materials are ready for client or board presentations.
- Office Management:
- Handle confidential matters with professionalism and discretion.
- Maintain records, files, and databases relevant to the CEO’s role.
- Crisis Management:
- Proactively address challenges, identifying solutions to ensure smooth operations.
Qualifications:
- Bachelor’s degree in Business Administration, Management, or a related field.
- Proven experience as an Executive Assistant, preferably in the automobile or manufacturing industry.
- Excellent organizational and time-management skills.
- Strong written and verbal communication abilities.
- Proficiency in MS Office and familiarity with CRM or ERP systems.
- Ability to handle pressure and multitask effectively.
Preferred Skills:
- Knowledge of automotive trends and industry terminology.
- Multilingual capabilities.
- Familiarity with logistics and supply chain dynamics in the automobile sector.
Reporting To: CEO
Location: Bahrain
المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي للرئيس التنفيذي (صناعة السيارات)
الموقع: البحرين
نوع الوظيفة: دوام كامل
ملخص الوظيفة:
يقدم المساعد التنفيذي للرئيس التنفيذي دعمًا إداريًا استراتيجيًا لضمان سير العمليات بسلاسة في المكتب التنفيذي. يتطلب هذا الدور شخصًا استباقيًا يتمتع بمهارات تنظيمية ممتازة وفهم لديناميكيات صناعة السيارات.
المسؤوليات الرئيسية:
- إدارة الجدول الزمني:
- تنظيم وإدارة جدول الرئيس التنفيذي اليومي، والمواعيد، والاجتماعات.
- تنسيق خطط السفر، والإقامات، واللوجستيات.
- تنسيق الاتصال:
- العمل كحلقة وصل بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- إعداد وإدارة المراسلات، والعروض التقديمية، والتقارير.
- المساعدة في المشاريع:
- دعم الرئيس التنفيذي في تتبع المشاريع الرئيسية والنتائج ضمن قطاع صناعة السيارات.
- إجراء أبحاث تتعلق بالصناعة وتقديم رؤى لدعم اتخاذ القرارات.
- تحضير الاجتماعات:
- إعداد جداول الأعمال، والمحاضر، والإجراءات التي سيتم اتخاذها لاجتماعات التنفيذ.
- التأكد من جاهزية المواد للعروض التقديمية للعملاء أو مجلس الإدارة.
- إدارة المكتب:
- التعامل مع المسائل السرية باحترافية وحذر.
- الحفاظ على السجلات والملفات وقواعد البيانات المتعلقة بدور الرئيس التنفيذي.
- إدارة الأزمات:
- التعامل بشكل استباقي مع التحديات، وتحديد الحلول لضمان سير العمليات بسلاسة.
المؤهلات:
- درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
- خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي، ويفضل في صناعة السيارات أو الصناعة التحويلية.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
- قدرات قوية في التواصل الكتابي والشفهي.
- إجادة استخدام MS Office ومعرفة بأنظمة CRM أو ERP.
- القدرة على التعامل مع الضغط وأداء المهام المتعددة بفعالية.
المهارات المفضلة:
- معرفة باتجاهات صناعة السيارات والمصطلحات الخاصة بها.
- القدرة على التحدث بلغات متعددة.
- الإلمام باللوجستيات وديناميكيات سلسلة التوريد في قطاع صناعة السيارات.
التقارير إلى: الرئيس التنفيذي
الموقع: البحرين
.png)
